Тема 2. Основные свойства, функции и признаки документа

Информация – (от лат. Information – разъяснение, изложение)

– сведения, передаваемые людьми, устным, письменным или др. способом.

– обмен сведениями между людьми, человеком и автоматом, обмен сигналами в животном и растительном мире; передача признаков от клетки к клетке; от организма к организму; одно из основных понятий кибернетики (наука об управлении, связи и переработке информации) (общенаучное понятие)

– сведения об окружающем мире и протекающих в нем процессах, воспринимаемые человеком или специальными устройствами.

Требования, предъявляемые к управленческой информации

· Полнота

· Оперативность

· Достоверность

· Адресность

· Доступность для восприятия.

Документ – это зафиксированная на материальном носителе информация.

Официальный документ (имеющий право на использование в организации, учреждении, предприятии) – документ, созданный юридическим лицом или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке.

Функции документа

· Информационная (в документе фиксируются факты, события, явления практической и мыслительной деятельности человека).

· Организационная (с помощью документа обеспечивается воздействие на коллективы людей для организации и координации их деятельности).

· Внешние связи предприятия обеспечивает коммуникативная функция документов.

· Юридическая (содержание документа используется в качестве доказательства при рассмотрении спорных вопросов).

· Воспитательная (документ дисциплинирует исполнителя, требует повышенного уровня образовательной подготовки, а хорошо оформленный документ воспитывает эстетический вкус).