Копийность документа

Несколькими видами представле­ны копии документов.

Копия – это повторное воспроиз­ведение подлинников.

Само понятие “копия” (лат. сорia – множество) связано с размножением документов, повторением оригинала любого вида. В стандарте на термины и определения копия документа ус­тановлена как: “Документ, полностью воспроизводящий информацию под­линного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы”.

Копии документов первоначаль­но списывались и так и назывались – список. Например, список “Слова о полку Игореве” или список какой-либо летописи.

Развитие процесса документиро­вания и техники привело к широкой дифференциации понятия “копия”.

Прежде всего, разделим их на ко­пии, возникающие одновременно с оригиналом и копии позднейшие.

Печатая на машинке, получали сра­зу и оригинал, и копию. В советский период в литературе по делопроизвод­ству применялся термин “отпуст”. Он означал копию документа, остающую­ся в организации при отправке ориги­нала. Обычно этот вид копии получал­ся автоматически при печатании с черновика на машинке, то есть это был вто­рой, третий и т.д. машинописный эк­земпляры. Первый экземпляр печата­ли, как правило, на бланке, его подпи­сывали, регистрировали, при необхо­димости ставили печать, и он становил­ся подлинником. А остальные экземп­ляры, полученные под копирку, были копиями. Их и называли термином “от­пуст”. Сегодня этот термин употребля­ется крайне редко.

При составлении документа на компьютере и выводе его на бумаж­ный носитель все экземпляры документа будут иметь одинаковый вид, если бланк организации введен в па­мять ЭВМ. В этом случае подлинник документа можно отделить от копии только подписанием, регистрацией и проставлением печати.

Если в организации применяются бланки, выполненные типографским способом, то первый экземпляр выво­дится на бланке и подписывается, а ос­тальные экземпляры выводятся на чис­тые листы бумаги и являются копиями.

Копия может быть сделана с час­ти документа в виде выписки. Чаще всего выписки делают из сложных документов (решений и протоколов заседаний коллегиальных органов, приказов). В виде выписки выдается только та часть документа, которая имеет отношение к запросившему ее лицу или организации.

Выписка из документа заверяется подписью должностного лица (началь­ника канцелярии, секретаря и т.д.), а в необходимых случаях и печатью.

По способу получения копии де­лятся на ручные и автоматические, то есть факсимильные.

Ручные копии получаются путем переписывания оригинала от руки или на пишущей машинке.

Факсимильные копии (от слова факсимиле – точное воспроизведение каким-либо способом рукописи, до­кумента, чьей либо подписи) получа­ются средствами фотографии или копировально-множительной техники. Факсимиле – это кли­ше, печатка, воспроизводящая соб­ственноручную подпись, то есть это фактически копия одного реквизита – подписи, обычно руководителя.

	Название учреждения Выписка из протокола 05.04.2004 № 3 г. Белгород Совещания преподавателей иностранных языков СЛУШАЛИ: Иванову М.И. – о внедрении новой методики преподавания иностранных языков в школе ПОСТАНОВИЛИ: Одобрить предложенную методику преподавания иностранных языков. Председатель: С.С. Сидоров Секретарь: Б.Б. Борисов Верно: Зав. канцелярией личная подпись Л.В. Иванова

К средствам копирования докумен­тации относятся все технические средства, которые позволяют получить ко­пии, идентичные оригиналу (факси­мильные копии): фотокопии, светоко­пии, репродукции документов.

К средствам размножения доку­ментов относятся те технические средства, с помощью которых полу­чают оттиски, воспроизводящие со­держание документа.

В некоторых случаях при размно­жении документов мы получаем так­же точную копию, но это не обяза­тельный факт. А при копировании идентичность копии и оригинала обя­зательны. В ручных копиях их иден­тичность оригиналу гарантируется в меньшей мере, чем в автоматических.

Необходимо также выделить микро­фотокопии – копии документов в умень­шенном виде. Микрофотокопирование применяется обычно в тех случаях, ког­да надо скопировать большие объемы документов. Чаще всего микрофотокопии делаются на специальной микрофотопленке или микрофишах и приме­няются в больших архивах.

Кроме копий, снятых непосред­ственно с оригинала, могут быть крат­ные копии, то есть копии с копии.

Отдельно рассмотрим подлин­ники электронных докумен­тов. Однако пока само понятие “элек­тронный документ” не однозначно. В ГОСТ Р 51141-98 “Делопроизводство и архивное дело. Термины и опреде­ления” есть лишь понятие “документ на машинном носителе” – “Документ, созданный с использованием носи­телей и способов записи, обеспечи­вающих обработку его информации электронно-вычислительной маши­ной”. Более развернутое понятие до­кумента на машинном носителе дано в Методических указаниях по внедре­нию и применению ГОСТ 6. 0.4-84 “УСД – Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым сред­ствами вычислительной техники. Ос­новные положения” РД 50-613-86. Здесь указано, что “к документам на машинном носителе относятся доку­менты на магнитных носителях (маг­нитные ленты и диски, гибкие магнит­ные диски и документы на бумажных машинных носителях (перфоленты, перфокарты)”.

Федеральный закон от 10 января 2002 года № 1 – ФЗ “Об электронной цифровой подписи” дает уже определение элек­тронного документа – как документа, в котором информация представле­на в электронно-цифровой форме.

В настоящее время бесспорность документа оп­ределяется понятием “юридическая сила документа”.

Для управленческой деятельности юридическая сила документов чрезвычайно важна, так как означает, что документы могу служить подлинным доказательством заключенной в них инфор­мации. Юридическая сила официального документа предполагает его обязательность для тех, кому он адресован, или для круга участников управленческих действий (органов управления, их структурных подразделений, общественных организаций, должностных лиц и граждан), которые руководствуются документом и основывают на нем свою деятельность или воздерживаются от нее.

Юридическая сила документа – это свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления. Из этого определения следует, что орган управления или должностные лица, выпускающие документ, обязаны:

– соблюдать при его подготовке действующие нормы законодательства;

– издавать документы только в пределах своей компетенции;

– соблюдать действующие в определенное время общегосударственные правила составления и оформления документов.

Все виды копий не имеют юридической силы, если они не получили специального удостоверения. Копии различаются также в зави­симости от того, каким образом они удостоверены; авторизированные, заверенные, нотариальные, незаве­ренные.

Авторизированной называется копия, удостоверенная автором.

Заверенная копия – копия доку­мента, на которой в соответствии с установленным порядком проставля­ют необходимые реквизиты, придаю­щие ей юридическую силу,

Впервые детально порядок выда­чи копий организациями был уста­новлен Постановлением ЦИК и СНК СССР от 3 июня 1937 года “Об упорядо­чении засвидетельствования копий с документов, касающихся личных прав и интересов граждан”. В нем уч­реждениям, предприятиям, обще­ственным организациям разрешалось выдавать по просьбе заинтересован­ных лиц засвидетельствованные ко­пии только с документов, которые исходили от данного учреждения, предприятия или организации. Они должны были выдаваться на бланках данной организации с приложением печати. Засвидетельствование копии с документа, касающегося личных прав и интересов граждан в соответ­ствии с этим постановлением произ­водилось только государственной нотариальной конторой или нотари­альным столом.

Дополнения в этот порядок выда­чи копий внесены указом Президиу­ма Верховного Совета СССР от 4 ав­густа 1983 года. Указ подтвердил прави­ла выдачи копий документов, создан­ных в организациях, учреждениях, предприятиях, но дополнил их важ­ным моментом: “предприятия, учреж­дения и организации могут выдавать копии имевшихся у них документов, исходящих от других предприятий, учреждений и организаций, от кото­рых получить непосредственно ко­пии этих документов затруднительно или невозможно. В случаях, когда до­кументы были исполнены на бланках, при изготовлении копии воспроизво­дятся реквизиты бланков”.

Верность копии документов на основании постановлений 1937 и 1983 годов свидетельствуется подписью руководителя или уполномоченного на то должностного лица и печатью. Особо следует подчеркнуть требова­ние указывать на копии не только дату ее выдачи, но и делать отметку о том, что подлинный документ нахо­дится в данном предприятии, учреж­дении, организации.

Не подлежат свидетельствованию копии с документов, имеющих неяс­ный текст, подчистки, приписки и иные неоговоренные исправления.

Удостоверение копии с опреде­ленных видов документов, предъяв­ляемых другим учреждениям и каса­ющихся личных прав и интересов граждан (например: о стаже работы, рождении, браке, связанных с полу­чением наследства и т.п.), производит­ся в нотариате. Нотариат (англ. System of notary public office) – система ор­ганов, на которые возложено совер­шение действий, направленных на юридическое закрепление граждан­ских прав и предупреждение их воз­можного нарушения в дальнейшем.

В соответствии с российским законо­дательством о нотариате нотариаль­ные действия совершает должност­ное лицо – нотариус, на должность которого может быть назначено лишь лицо, имеющее высшее юридическое образование.

Копии, заверенные нотариусом, называются нотариальными, так как их соответствие оригиналу подтвер­ждается официальным должностным лицом – нотариусом.

Копии, заверенные в установлен­ном законом порядке, имеют такую же юридическую силу, как и подлинники.

Незаверенные копии – это копии документов, не имеющих подтверж­дения о своем соответствии ориги­налу.

Особый вид копии представляет дубликат.

В ГОСТ Р 6.30-2003 “Унифициро­ванные системы документации. Уни­фицированная система организаци­онно-распорядительной документа­ции. Требования к оформлению до­кументов” изложены требования к реквизиту – отметка о заверении ко­пии: “При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита “Подпись” проставляют заверительную надпись: Верно; долж­ность лица, заверившего копию; лич­ную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения”.

Допускается копию документа за­верять печатью, определяемой по ус­мотрению организации.

Например:

Верно:
Секретарь:	личная подпись	Л.Р. Попова

Дубликат (от лат. dupliantus – уд­военный) – второй или следующий экземпляр какого-либо документа, имеющего в отличие от другого вида копии одинаковую с подлинником юридическую силу.

В управленческой практике дуб­ликат делается в том случае, когда при совершении сделки подлинный доку­мент может получить только одна из сторон, например, дубликат наклад­ной или грузовой квитанции, серти­фиката. Дубликат получают также при утере подлинного документа (паспорта, диплома, аттестата и т.д.).

Сверху на документе делается надпись “Дубликат”. Обычно дубли­кат выдается тем же учреждением, где был создан подлинник.

Отметим также, что существует понятие “архивная копия”. Ее доста­точно часто приходится получать гражданам в архивах, в том числе ар­хивах организаций, для подтвержде­ния места и стажа работы за прошлые годы. Архивная копия – это офици­альный документ архива, воспроиз­водящий текст или изображение ар­хивного документа, но с указанием его поисковых данных - названия архива, номера фонда, описи, дела, листа. В тех случаях, когда нужен не весь документ, а его часть, выдается архивная выписка – копия части текста архивного документа, оформлен­ная в установленном порядке.

Понятиям “подлинники”, “дубли­каты”, “копии документов на машин­ном носителе” посвящен специаль­ный раздел ГОСТ 6.10.4-84 “УСД. Придание юридической силы доку­ментам на машинном носителе и ма­шинограмме, создаваемым средства­ми вычислительной техники”.

Контрольные вопросы

1. Раскройте содержание понятия “юридическая сила документа”.

2. Назовите реквизиты, придающие документу юридическую силу.

3. Раскройте содержание понятия “подлинник”, “копия”, охарактеризуйте их виды.

4. Приведите примеры фальсификации документов.