Характеристики групп

Характеристики	Группы по совершенствова-нию деятельности подразделений	Кружки качества	Группы по совершенство-ванию процессов	Целевые группы
Членство	Работники подразделения	Работники подразде­ления	Отобранные работники смежных подразде­лений	Работники, отобранные на основе опыта работы
Участие	Обязательное	Добро­вольное	Обязатель­ное	Обязатель­ное
Влияние руководства	Среднее	Минималь­ное	Среднее	Сильное;
Выбор проблем	Групповой	Групповой	Групповой	Осуще­ствляется руководст­вом
Срочность решения проблем	Средняя	Малая	Средняя	Большая
Сфера деятельности	В рамках подразделения	В рамках подразде­ления	Между подразде­лениями	Между подразде­лениями
Нахождение решения	Членами группы	Членами группы	Членами группы	Членами группы
Давление сроков	Среднее	Минималь­ное	Среднее	Высокое
Порядок работы, сроки	Короткие заседания, большие сроки	Короткие заседания, большие сроки	Короткие заседания, большие сроки	Продолжи­тельные сроки, отсутствие других задач
Содействие в работе со стороны организатора	Возможный вариант	Весьма желательно	Никакого	Никакого
Внедрение результатов	Членами группы	Членами группы	Членами группы	Другими лицами

5. Руководитель должен избегать голосования по тому или иному вопросу, при выработке решений о направлениях действий необходимо стремиться к соглашению. Важно, чтобы вся группа поддерживала принимаемые решения и все имели равные возможности влиять на окончательное решение. Рассмотрение проблем, по которым нет единодушия, надо поручить отдельным подгруппам, которые рекомендации на общем собрании.

6. Обсуждаемые вопросы и решаемые проблемы должны быть в рамках компетенции данного подразделениям относиться к разряду оказывающих влияние на конечный результат его работы. Если же проблемы, возникающие в работе подразделения, обусловлены деятель­ностью других подразделений, руководитель должен без промедле­ния сообщить им об этом.

7. На собрании надо выявить, от чего и от кого зависит деятельность подразделения, в чем смысл его работы и кто является «потребителем» результатов его деятельности, а также как можно измерить и оценить их качество.

8. Руководитель должен дать ясно понять, что участие всех сотрудников в заседании является обязательным и что причины отсут­ствия должны обсуждаться заранее.

Организация работы групп. Необходимо подготовить начальный этап деятельности группы. Все работники должны иметь соответствующую подготовку, обеспечивающую принятие ими повышенной ответственности. Обычно группа по совершенствованию деятельно­сти подразделения проходит в своем развитии три стадии: 1) осоз­нание и обучение; 2) понимание; 3) решение проблем и принятие решений.

Стадия осознания и обучения охватывает следующие аспекты:

1. Понимание целей организации.

2. Понимание процесса улучшения деятельности.

3. Обоснование стандарта «безошибочная работа» как нормы деятельности.

4. Методы сбора и классификации данных.

5. Методы выявления проблем (метод «мозгового штурма» и другие).

6. Методы анализа проблем (причинно-следственные диаграммы и диаграммы Парето, экспертный групповой анализ реальной ситуации, гистограммы).

7. Документальное представление результатов (графики, таблицы, доклады руководству).

8. Результаты оценки.

9. Контрольные цифры и выборочный контроль.

Стадия понимания. Анализ деятельности подразделения (АДП) — 1 основное средство, которое помогает работникам подразделения понять свою причастность к процессу улучшения его деятельности. Анализ помогает оценить всю деятельность подразделения, опреде­лить основные виды работ, а затем подробно рассмотреть каждый из них. При этом Главное внимание уделяется отношениям между поставщиком и потребителем и работам, осуществляемым в рамках самого подразделения.

В результате проведения АДП группой по совершенствованию деятельности подразделения разрабатывается соответствующий до­кумент. АДП опирается на предпосылку, что все подразделения и исполнители получают исходные материалы для своей работы из других источников (поставщиков), обрабатывают их, тем самым, уве­личивая их ценность, и передают результаты проделанной работы своим потребителям. Такая концепция предполагает, что каждый работник является потребителем результатов труда другого работ­ника и в свою очередь имеет потребителя, которому передает ре­зультаты своего труда. При этом каждый несет ответственность за качество своего труда.

Перед анализом анализа, заполняется специальная форма, в ко­торой указывается назначение деятельности данного подразделения и перечисляются виды выполняемых в нем работ. Руководитель со­общает своим подчиненным о назначении подразделения так, как это понимается вышестоящим руководством, и организует дискус­сию по этому вопросу. Часто она заканчивается выдвижением пред­ложений о новых задачах подразделения, которые передаются на рассмотрение вышестоящему руководству. Затем составляется пере­чень основных работ, выполняемых в подразделении. Он может, например, включать следующие работы:

1. Проведение обследований рынков.

2. Расчет себестоимости издержек производства.

3. Интервью потенциальных работников.

4. Разработка прогнозных оценок.

5. Составление руководства по подготовке продукции к эксплуа­тации.

6. Разбор рекламаций потребителей.

7. Проектирование испытательного оборудования.

8. Ведение секретной документации.

Основных видов работ должно быть не более десяти. Содержание каждого вида работ рассматривается затем подробно.

Прежде всего, составляется список всех исходных материалов. Разумеется, под материалами следует понимать и собственно материа­лы, и различного вида информацию, и энергоресурсы. Каждый ма­териал исследуется с точки зрения того, насколько точно установ­лены требования к нему, как осуществляется обратная связь с «по­ставщиком». Если нет обратной связи с «поставщиком» или системы установления требований к результатам его работы, то подобные системы должны быть установлены. Подразделение ответственно за понимание «поставщиком» требований к нему. Он должен знать как используются результаты его работы.

Затем подразделение должно четко определить содержание своей деятельности с точки зрения увеличения ценности исходного материала. После этого определяется конечный результат конкретной работы, в какой форме он выражается и кто его «потребитель».

Следующим этапом является установление требований к результатам по каждому виду работ с точки зрения их «потребителя». Это достигается на совместном заседании группы по усовершенствованию деятельности с «потребителями». Именно «потребитель» устанавливает, чего же он ждет от подразделения. Между «потребителями» и «поставщиками» в рамках организации должны существовать тесные рабочие контакты.

Когда требования к результатам работы, а также критерии их оценки установлены, составляется документ, который подписывают и «поставщик» и «потребитель», удостоверяя тем самым, что это совместный документ и что обе стороны согласны с его содержанием. В конце анализа деятельности необходимо ответить на следующие вопросы:

1. Поддается ли данная деятельность оценке? Если да, каковы критерии оценки? Если нет, каковы причины?

2. Существует ли потребность в совершенствовании деятельности? Если да, каковы сроки составления плана мероприятии по совершенствованию?

3. Сколько часов в неделю занимает выполнение данного вида работы в подразделении, в том числе: а) Сколько всего часов тратится на данную работу? б) Какую часть общего времени занимают превентивные мероприятия? в) Какую часть общего времени занимает оценка результатов работы? г) Какая часть общего времени теряется впустую из-за ошибок?

Результаты анализа должны проверяться каждые полгода и по крайней мере раз в два года следует проводить повторный анализ.

Показатели совершенствования деятельности подразделения. В результате проведения АДП готовится перечень показателей, характеризующих качество работы подразделения. Группа должна отобрать от трех до пяти основных показателей, которые называются «пока­зателями совершенствования». По ним строят графики, которые вы­вешиваются в каждом подразделении. На каждом графике должны быть показаны данные, полученные, по крайней мере, за шесть меся­цев, и заданный уровень качества работы. При достижении конт­рольных цифр по какому-либо показателю в течение трех месяцев подряд должны быть установлены новые контрольные цифры.

Могут устанавливаться два вида нормативов — уровень качества работ, соответствующий ожиданиям потребителей, и более жест­кие контрольные развитию нормативы, именуемые перспективны­ми целями. Такая схема препятствует тенденции к прекращению де­ятельности по усовершенствованию, как только промежуточная цель достигнута. Показатели должны обновляться и пересматриваться на заседаниях группы.

Стадия решения проблем и принятия решений. Теперь работники организации готовы к наиболее продуктивной стадии работы групп по совершенствованию деятельности подразделений. Группа отби­рает перспективные цели как совокупность показателей качества работы подразделения. Затем с помощью методов решения проблем группа разрабатывает план, позволяющий подразделению достичь или даже превзойти эти цели; намечает новые цели совершенство­вания, и после этого весь цикл начинается с начала.

Каждый раз при решении проблемы группа должна провести оценку повышения качества или снижения издержек. Эта оценка в виде отчета представляется в руководящий совет по улучшению де­ятельности.

Роль групп по совершенствованию деятельности подразделений. Группа по совершенствованию деятельности подразделения способ­ствует правильному пониманию работниками подразделения их уча­стия в общем деле и подтверждает реальную заинтересованность руководства в процессе улучшения. Другим, более значимым, фак­тором является воздействие коллектива на результаты деятельности индивидуального исполнителя. Работники подразделения стараются подтянуть тех, кто портит общую картину, повысив тем самым ка­чество и производительность труда. Помимо этого группа по совер­шенствованию деятельности подразделения позволяет неформаль­ным лидерам коллектива влиять на руководство при установлении заданий, производственных норм и при планировании работ. Вовле­кая неформального лидера в процесс улучшения работы, руковод­ство приобретает союзника, который в некоторых случаях может оказывать существенное влияние на работников подразделения.

Выгоды и преимущества: 1) все сотрудники активно участвуют в процессе улучшения работы; 2) работники, определяющие успех процесса, могут поощряться руководством; 3) вырабатываются черты характера, присущие лидеру; 4) разрабатываются методы решения проблем, формируются соответствующие навыки и решаются ре­альные проблемы; 5) руководитель подразделения сохраняет роль лидера подразделения; 6) у работников подразделения повышается чувство собственного достоинства; 7) работники самостоятельно ре­гулируют деятельность подразделения; 8) система деятельности по­зволяет разработать реалистичные требования к результатам труда, согласованные с «потребителями» и «поставщиками» и служащие интересам «потребителей»; 9) создается система критериев для оценки основных видов деятельности в рамках подразделения; 10) работники получают возможность увязывать свои цели с целями и задачами подразделения и организации; 11) создается эффективная система передачи на более высокий уровень информации о тех проблемах, которые не могут быть решены в рамках подразделения; 12) улучшаются взаимоотношения рядовых работников и руководителей.

Недостатки. Главным недостатком групп по совершенствованию деятельности подразделений является то, что проведение заседаний требует приостановки деятельности всего подразделения. Однако, большинство подразделений быстро приспосабливается к данной системе, и уже через два месяца производительность труда начинает превышать прежние уровни.