Стадия обновления (ведения) учетных массивов

Анализ учетной кадровой информации показывает, что 90-95% персональных сведений о сотрудниках изменяются в процессе их жизни и трудовой деятельности. Меняются: должность, уровень образования, разряд, оклад, сроки отпуска, домашний адрес и т.п. Из учетных показателей стабильны только пол, национальность, место и дата рождения.

Стадия обновления сведений о работниках, предназначенная для поддержания информационных массивов в постоянно достоверном состоянии, осуществляется или регулярно - по мере возникновения конкретных изменений, дополнений, или периодически - по мере нако­пления таких изменений за определенный промежуток времени (месяц, квартал). Текущее накопление изменяющихся сведений находит отражение в специальной учетной форме - ведомости изменений, которая ведется как для традиционной, так и автоматизированной справочно-информационной системы.

Информация о необходимых изменениях и дополнениях в учетных сведениях работников поступает, прежде всего, из договорных, персональных и организационно-распорядительных документов или от самих работников. В кадровых службах сложилась практика уточнения данных рабочих и служащих при ознакомлении их с соответствующими приказами (распоряжениями) по личному составу, с записями в трудовых книжках, при оформлении отпусков, переводов, увольнений. Изменения и дополнения часто вносятся по инициативе самих сотрудников при изменении образовательного или квалификационного уровня, семейного положения, оформлении пенсии и т.п. Все изменения и дополнения, вносимые в учетные формы, должны быть подтверждены соответствующими документами.

Новые записи в учетных документах вписываются в специальные строки (зоны) или над старой записью. Старая запись аккуратно зачеркивается одной чертой. Основание новой записи (вид, дата, серия, номер документа) может указываться на поле учетного документа.

После внесения изменения или дополнения учетный документ возвращается в соответствующую картотеку.

Обязательным условием правильной организации работы по внесению изменений и дополнений в учетные документы является одновременное изменение идентичных показателей сразу во всех видах карточек, журналов и баз данных, в которых эта запись имеется. Осуществление подобных трудоемких технических операций в крупных организациях ручными методами приводит к задержкам в обновлении информационных ресурсов, старению информации и снижению достоверности справочных и отчетных документов. Наиболее рационально первоначально вносить необходимые изменения и дополнения в электронный экземпляр карточки и затем распечатывать на принтере указанные изменения и дополнения в бумажные экземпляры страховых карточек и карточки, не имеющие электронного аналога. Карточка может также перепечатываться заново, а старый экземпляр уничтожается.