В коммуникационных процессах постоянно возникают шумы.шум -это то, что деформирует содержание сообщения (отклонения, ошибки и т.д.). Шум (преграды) могут иметь субъективную окраску (невыразительность речи, некачественный перевод, несоответствие интонации, умышленно искажения содержания и т.п.) и объективное (неисправность средств связи, помехи на телефонной линии, громоздкость коммуникационного процесса. Следовательно, необходимо учитывать возможные неточности припередачи информации. Существует много факторов, препятствующих осуществлению эффективной коммуникации, основными из которых являются:
1.Фильтрация. Когда рабочий говорит то, что хочет слышать его руководитель, то есть он фильтрует информацию. Фильтрация является функцией:
а) конфликта между сферами компетенции;
б) конфликта интересов и потребностейотправителя;
в) высоты структуры организации (чем выше уровень управления, тем больше условий для фильтрации);
г) опыт, который сложился при предыдущих негативных коммуникациях.
|
|
2.Выборочное восприятия. Получатель воспринимает только ту информацию, соответствующую его потребностям, мотивации, опыта и другим личным характеристикам. Интерес получателя информации определяется его ожиданиями и определяет качество декодирования информации.
3.Семантические барьеры. Одинаковые слова имеют разное значение для разных людей. Возраст, образование, культурная среда - три наиболее важных переменных, которые влияют на содержание и значение слов, используются.
4.Плохая обратная связь.
5.Культурные различия между отправителем и получателем в процессе обмена информацией (визитки японцев, улыбки американцев).
6.Информационные перегрузки. Они объективным следствием невозможности эффективно реагировать на всю информацию.
Причины неэффективных коммуникаций: недопонимание руководителями важности коммуникаций; неблагоприятный психологический климат в коллективе; личностные характеристики - к мысли окружающих; неполнота информации, воспринимаемой; плохая структура сообщений; отсутствие связи.для повышения эффективности коммуникации менеджер должен решить две проблемы:
он должен усовершенствовать свои сообщения; он должен совершенствовать механизм понимания того, что другие пытаются передать ему в процессе коммуникации.
Действиями, помогают устранить препятствия эффективных коммуникаций, являются:
1 Регулирование информационных потоков.
2 Установка обратной связи на основе: формирование вопросам до слушателя за ходом своего сообщения; повторение всего или части сообщения; представления информации в различных вариантах.
|
|
3 Использование эмпатии - это способность поставить себя на место собеседника, учет его ощущений, особенностей характера и др.
4 Поощрение взаимного доверия.
5 Упрощение языка сообщения.
6 Развитие способностей эффективно слушать.
Эффективная коммуникация в организации способствует:
1 Уменьшению информационных перегрузок (особенно в руководителей высшего звена управления) и на этой основе предотвращает потерю контроля.
2 Совершенствованию организационной структуры и дифференциации уровня принятия управленческих решений на основе анализа потоков формальной и неформальной информации.
3 Контроль за влиянием неформальных сетей распространения целей организации.
4 Усилению мотивации трудовой активности исполнителей.
5 Улучшению социально-психологического климата в рабочих группах, структурных подразделениях, организации в целом.
6 Исчезновению сопротивления организационным изменениям и внедрению новаций.
7 Повышению ответственности относительно влияния деятельности организации на окружающую среду и усилению обратного связи с ним.
Поскольку любая организация является открытой системой, то успешность ее функционирования во внешней среде в значительной степени зависит от умения налаживать контакты с деловыми партнерами, инвесторами, кредиторами, поставщиками, потребителями и т.д.. При этом важную роль играет способность и умение работников организации результативно и информативно насыщенно проводить деловые переговоры с внешними контрагентами.
В практике проведения деловых переговоров рекомендуется прежде выбрать стратегию проведения переговоров как базовую линию их осуществления. Выделяют четыре стратегии деловых переговоров:
1 Жесткие переговоры, при которых каждая из сторон жестко отстаивает свои позиции, не идя ни на какие компромиссные решения.
2 Перспективные переговоры реализуемых в условиях, когда надежд на реализацию собственной позиции нет, но результаты переговоров могут служить базой для развития отношений между партнерами в перспективе.
3 Лояльные переговоры, при которых стороны из подавляющего большинства вопросам идут на уступки, учитывая будущие выгоды от дальнейшей взаимного сотрудничества.
4 Принципиальные переговоры базируются на равноправных партнерских отношениях и предполагают поиск точек соприкосновения интересов, открытость, аргументацию позиций сторон на основе справедливых и объективных норм, для чего к переговорам привлекаются наблюдатели, независимые эксперты и т.д..