Для визначення потрібної кількості облікового, контрольного і аналітичного персоналу застосовують норми, розроблені як в централізованому порядку, так на самих підприємствах, або норми-аналоги.
Чисельність працівників для виконання облікових, контрольних та аналітичних робіт визначають здебільшого методом прямого розрахунку на підставі обсягу робіт і норм.
Проте багато облікових, контрольних і аналітичних робіт (особливо логічні роботи або інструктаж) важко підлягають нормуванню. Слід також враховувати, що робота бухгалтерського апарату є нерівномірною. Тому необхідну кількість працівників у бухгалтерії визначають непрямими методами.
Для встановлення чисельності у кожному топологічному підрозділі визначають насамперед середньомісячну кількість документів. Найбільш придатними для цього є місяці квітень — травень або вересень — жовтень.
У кожному топологічному підрозділі документи групують щодо норм та кількісно-якісних характеристик: рядків, колонок, процента робіт, що передають на машинну обробку. Далі визначають загальну кількість працівників, необхідну для виконання обсягу робіт.
Для розрахунків обсягу облікових робіт використовують такі одиниці вимірювання:
- один первинний прибутково-видатковий документ;
- кількість рядків та колонок в одному документі;
- кількість записів у облікові реєстри;
- чисельність працюючих, охоплених табельним обліком;
- чисельність працівників, яких обслуговує один бухгалтер;
- ступінь автоматизації (механізації), %.
На підставі даних про обсяги робіт у нормах часу на один документ визначаючу загальну кількість облікових працівників у кожному топологічному підрозділі за формулою:
Чоп= сНч / 9360,
де х — середньомісячна кількість первинних документів; Нч — норма часу на один первинний документ; 9360 — місячний фонд робочого часу одного бухгалтера, хв.
Загальну чисельність працівників облікової служби по господарству визначають підсумовуванням розрахункової чисельності працюючих, яку було визначено з окремих топологічних замкнених дільниць — обліку основних засобів, обліку матеріалів, а також пра- цінників, зайнятих обслуговуванням дільниць з оплати праці та табельного обліку.
Крім того, необхідно визначити чисельність працюючих у бухгалтерії, роботу яких не нормують: заступників головного бухгалтера, касирів, ревізорів.
Іноді у складі управління можуть бути окремі підрозділи: група аналізу господарської діяльності, група контролю та ін.
Для кожного господарства загальну чисельність працівників обліку визначають у двох показниках: явочна й облікова. Явочна чисельність - це кількість працівників обліку, контролю і аналізу, яку було визначено прямим розрахунком - без урахування неробочих днів, чергових відпусток, хвороби та ін. Облікова чисельність - це кількість працівників облікової, контрольної й аналітичної служб, які потрібні для виконання усього комплексу робіт.
Під час прямого розрахунку дістають чисельність без урахування неробочих днів, чергових відпусток, хвороби тощо. Тому для того щоб дістати облікову (явочну) чисельність, її слід помножити на коефіцієнт облікового складу за формулою:
Чо = Чя х Ко.ч.
.де Чя — явочна чисельність облікових працівників; Ко.ч. - коефіцієнт облікової чисельності.
В свою чергу, коефіцієнт облікового складу визначають за формулою:
Ко.ч. = Фн.: (Фн – Ан.д.)
де Фн — номінальний річний фонд робочого часу;
Ан.д. — кількість неробочих днів одного працюючого за рік:
Ан.д. = В+Х+Р-Д+М,
де В — кількість днів відпустки; X — кількість днів хвороби (за звітними даними за минулий рік); Р — кількість днів відпустки у зв'язку з пологами та вагітністю (за даними минулого року); Д — кількість днів, витрачених на виконання державних доручень за законом; М - — кількість днів, які в минулому році були надані матерям для годування немовлят (за звітними даними у минулому році).