Памятка по организации мероприятия

С чего начинается проведение любого мероприятия?

Во-первых, необходимо написать положение, где прописывается конкретно, когда, где и кем проводится мероприятие, сколько человек примет в нём участие и так далее. Кроме того, можно прописать порядок или ход проведения мероприятия, а также критерии оценок участия.

Второй этап подготовки представляет собой планирование. Составляется план подготовки, где по пунктам указываются этапы подготовки и проведения мероприятия. За каждый пункт необходимо назначить ответственного, т.е. конкретного человека, с которого можно потом спросить результат. В плане необходимо предусмотреть всё вплоть, что называется, «до гвоздя». Иногда бывает так, что именно «гвоздь» может свести на нет весь процесс подготовки.

Третий этап непосредственно проведение самого мероприятия. Когда мероприятие тщательно спланировано, проблем при его проведении обычно не бывает. Общее руководство за проведение мероприятия поручается одному человеку, у которого будет сосредоточена вся информация и которому будут подчинены все остальные ответственные по каждому пункту плана. Главное – это исключить суету, чётко выполнять намеченный план. Необходимо, чтобы каждый участник точно знал, где и что делать, и в какой момент времени. Помните, чёткая координация действий – залог успеха мероприятия.

Четвёртый этап. Пожалуй, самое основное – проанализировать уже прошедшее мероприятие. Необходимо подвести итоги – что получилось, а над чем нужно ещё работать. Кто отличился, а кто остался не на высоте? Это те вопросы, на которые необходимо ответить организаторам, чтобы избежать ошибок в будущем.

Для организации и проведения мероприятия необходимо привлекать людей заинтересованных, ответственных, болеющих за порученное дело. Случайных, безразличных, безиницыативных людей в данном случае быть не должно. Для того чтобы мероприятие состоялось, необходимо привлечь все имеющиеся ресурсы: материальные, финансовые, административные, человеческие организационные и др.

ПРИЛОЖЕНИЕ 8

Структурная карта