Тема занятия: Организация работы с документами. Подготовка к архивному хранению
Цель занятия: Способствовать формированию и развитию самостоятельности при оформлении управленческой документации. Научить безошибочно производить регистрацию документов, составлять номенклатуру дел. Помочь студентам осознать необходимость правильного оформления реквизитов в документах.
Ход работы:
1. Прочитать задание и изучить методические указания и бланки представленных документов.
2. Выполнить задания 1, 2.
Задание 1.
Используя данные таблицы 1, составьте номенклатуру дел. Наименование организации, фамилии укажите самостоятельно.
Таблица 1 – Исходные данные для выполнения задания 1
Индекс дела | Заголовок дела | Кол-во дел (томов, частей) | Сроки хранения дела (тома, части) и номер статьи по перечню | Примечания |
1-1 1-2 1-3 1-4 2-1 2-2 3-1 | Устав предприятия Переписка с вышестоящими организациями Приказы по основным вопросам Картотека регистрации исходящих документов Штатное расписание Годовой бухгалтерский Отчёт Личные дела сотрудников | 1; 2 части 12 томов 4 тома | Пост 5 л. Пост 3 г. Пост Пост 75 л. |
Задание 2.
Зарегистрируйте входящую корреспонденцию:
· письмо ОАО РИФЫ от 12.10.2015. «Об изменении условий работ на складах», адресованное начальнику участка Колову В.Б.
· договор оферты ООО «Нива» от 21.10.2015. на поставку семян льна, адресованное директору Сидорову Н.Д.
Зарегистрируйте исходящую корреспонденцию:
· акт сверки взаиморасчетов главному бухгалтеру ОАО РИФЫ от 20.10.2015. в двух экземплярах по 2 листа каждый, исполнитель – бухгалтер Викторова А.Б.
· справка о доходах главного инженера Пирова П.О. в консульство Польши в г. Краснодар в одном экземпляре, исполнитель – гл. бухгалтер Ронова А.Н.
Форма журнала регистрации входящей корреспонденции
Дата поступления | Регистрационный номер документа | Заголовок (краткое содержание) | Корреспондент | Кому направлении документ, резолюция | Расписка в получении | Примечание |
Форма журнала регистрации исходящей (отправляемой) корреспонденции
Дата документа | Регистрационный номер документа | Вид документа | Адресат | Заголовок (краткое содержание документа) | Количество листов | Количество экз. | Исполнитель (ФИО, структурное подразделе ние) | Примечание |
Форма номенклатуры дел
Наименование организации | УТВЕРЖДАЮ __________________________________ (наименование должности руководителя) __________________________________ (подпись, расшифровка подписи и дата) |
________________________________
(наименование подразделения)
Индекс ______________
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ №__
на _________ год
Индекс дела | Заголовок дела | Кол-во дел (томов, частей) | Сроки хранения дела (тома, части) и номер статьи по перечню | Примечания |
__________________________________________ _____________________________
(подпись и должность составившего номенклатуру) (расшифровка подписи)
__.__._____
СОГЛАСОВАНО
_____________________________________ ___________________________
(подпись и должность сотрудника архива) (расшифровка подписи)
Форма итоговой записи о категориях и количестве дел
Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в _______ году в ________________________________________________
(наименование структурного подразделения)
По срокам хранения | Всего | В том числе: | |
переходящих | с отметкой "ЭПК" | ||
Постоянного | |||
Временного (свыше 10 лет) | |||
Временного (до 10 лет включительно) | |||
Итого: |
__________________________ подпись ______________________
(должность руководителя (расшифровка подписи)
структурного подразделения)
Итоговые сведения переданы в архив
__________________________ подпись ______________________
(должность ответственного (расшифровка подписи)
за делопроизводство)
Дата