7.1. Открыть базу данных, созданную на предшествующих лабораторных работах
7.2. Создать отчет №1 для таблицы Студенты;
– В окне БД перейти на вкладку Отчеты и нажать кнопку Создать;
– В качестве таблицы для создания отчета указать таблицу Студенты;
– Выбрать режим создания- Мастер отчетов;
– На первом шаге Мастера отчетов включить в отчет поля Фамилия Имя Факультет Курс Группа Стипендия;
– На втором шаге задать уровень группировки - по полю Факультет;
– На третьем шаге указать порядок сортировки записей в отчете: в первую очередь по полю Курс, во вторую - по полю Фамилия;
– Нажать кнопку Итоги 1/4 и выбрать в качестве итога сумму по полю Стипендия;
– На четвертом и пятом шагах выбрать стиль оформления отчета;
– На последнем шаге указать имя отчета «Начисление стипендий по факультетам».
7.3 Просмотреть отчет на экране, анализируя его содержимое (группировка записей, вид итогов, элементы страницы отчета и т.д.).
7.4 Перейти в режим Конструктора данного отчета (нажав кнопку Конструктор на панели инструментов) и произвести в отчете следующие изменения:
– Отредактировать подпись в примечании группы Факультет таким образом, чтобы она приняла вид:
Итого стипендий по факультету [Название факультета]
– Удалить название итогового поля Sum;
– Перенести само итоговое поле на уровень его подписи.
7.5 Отредактированный отчет вновь просмотреть на экране и сохранить под именем Начисление стипендий.
7.6 Создать базовый запрос к таблицам Студенты - Экзамены, включив в него поля Номер зачетки Фамилия, Предмет, Оценка. Сохранить запрос под именем Данные для отчета по успеваемости.
7.7 Создать отчет № 2 на основе запроса Данные для отчета по успеваемости:
– В качестве режима создания выбрать Мастер отчетов;
– На первом шаге Мастера выбрать все поля исходного запроса для включения в отчет;
– На втором шаге выбрать тип представления данных - по таблице Студенты;
– На третьем шаге добавить уровень группировки по полю Номер зачетки;
– На четвертом шаге указать сортировку по полю Предмет и Вид итогов - Среднее (Avg) по полю Оценка;
– На последующих шагах Мастера задать стиль оформления отчета и его название Результаты экзаменационной сессии.
7.8 Просмотреть отчет на экране, проанализировать его содержание (группировка, итоговые поля, области отчета).
7.9 Перейти в режим Конструктора для данного отчета и отредактировать его так, чтобы:
– В примечании группы заголовок был таким:
Средний балл за текущую сессию;
– Результат в итоговом поле находился непосредственно рядом с заголовком.
7.10 Добавить новое вычисляемое поле Надбавк а. Для этого
– В области верхнего колонтитула разместите надпись Надбавка;
– В области данных разместите свободное поле и удалите присоединенную надпись для него;
– Вызовите окно свойств и с помощью пунктов Построителя выражений Функции управления в строке Данные введите =IIf([Avg _ Оценка]=5;150;IIf([Avg _ Оценка]>4 Or [Avg _ Оценка]=4;100;50)), т.е. надбавка начисляется в зависимости от результатов сессии.
7.11 Добавьте в базовый запрос Данные для отчета по успеваемости. Поле Стипендия.
7.12 Добавьте новое поле Удержания, учитывая что удерживается 10% от значения Стипендии
7.13 Для значения Свойства Не выводить повторы полей Номер студенческого билета,Фамилия и установите Да.
7.14 В окне сортировки и группировки по полю Оценка задайте группировку по полному значению и Сортировку по убыванию, а для поля Стипендия группировку по интервалу 10 и сортировку по возрастанию.
7.15 Добавить в область заголовка любой графический рисунок, например C:\WINDOWS\WINLOGO.GIF
7.16 Создать ленточный автоотчет по таблице Экзамены и сохранить его с именем Экзамены
7.17 Создать ленточный автотчет по таблице Студенты.
7.18 Отрыть его в режиме Конструктора и отредактировать его следующим образом:
– На панели элементов включить режим мастера и нажать кнопку Подчиненная форма/отчет;
– Укажите указателем мыши место для размещения подчиненного отчета в области данных;
– На первом шаге Мастера создания Подчиненных форм и отчетов для определения нового объекта укажите отчет Экзамены
– На втором шаге самостоятельно укажите поле связи “Номер студенческого билета”
– На 3 шаге сохраните подчиненный отчет с именем Результаты экзаменов
– Отредактируйте полученный отчет таким образом, чтобы все данные о студенте разместились на 1 листе.
7.19 С помощью мастера Диаграмм построить диаграмму Microsoft Graph по таблице Студенты:
– на первом шаге из доступных полей выбираем поля для диаграммы (Фамилия, Стипендия);
– на 2-м шаге выбираем тип диаграммы;
– на 3-м шаге выбираем тип отображения данных на диаграмме: для осей выбираем поле Фамилия, для данных – поле Стипендия (Итоги отсутствуют);
– на 4-м шаге сохраняем диаграмму с именем Стипендия студентов;
– в режиме Конструктора можно редактировать диаграмму двойным щелчком по любой области
Контрольные вопросы
1. Что представляют собой отчеты в Access?
2. В чем их преимущества над другими методами вывода данных?
3. С чего начинается создание отчета?
4. Какие существуют мастера для создания отчета?
5. В чем отличие автоотчетов от других способов создания отчета?
6. Чем характеризуется режим Конструктора?
7. Назовите разделы отчета.
8. Назовите инструменты окна отчета.
9. В каком разделе отчета выводятся итоги по группе?
10. В поле какого типа можно задать группировку по интервалу? По годам?
11. Как добавить вычисляемое поле в область данных?
12. Для чего применяется свойство объекта Не выводить повторы?
13. Наличие каких объектов необходимо для внедрения подчиненного отчета?
14. Какие изменения можно внести в отчет в режиме предварительного просмотра?
Методические указания
К лабораторной работе
“ACCESS 2003”
Часть 8
СОЗДАНИЕ ФОРМ В ACCESS 2003
Цель работы
Изучение приемов создания и редактирования форм и диаграмм в ACCESS 2003.
Задачи работы
Создание форм различных типов и их редактирование с использованием режимов Мастера и Конструктора форм. Создание и редактирование диаграмм в формах.
Содержание работы
3.1 Запустить MS Access и открыть созданную ранее базу данных.
3.2 Создать простую форму с именем Студенты, используя режим Автоформа: в столбец.
3.3 Открыть созданную форму и изменить некоторые данные.
3.4 Создать форму Экзаменационная ведомость, используя режим Мастера форм.
3.5 Отредактировать форму Экзаменационная ведомость в режиме Конструктора.
3.6 Используя Мастер форм, построить иерархическую форму по двум связанным таблицам.
3.7 Создать и отредактировать диаграмму на основе данных итогового запроса.
Требования к отчету
Отчет о проделанной работе должен содержать:
– название работы, ее задачи и описание последовательности выполнения;
– ответы на контрольные вопросы по указанию преподавателя.
К отчету прилагается дискета с выполненным заданием.
Общие положения