Организации и индивидуальные предприниматели, применяющие ККТ, обязаны выдавать покупателям при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт в момент оплаты, отпечатанные ККТ кассовые чеки.
Кассовый чек является юридическим документом и первичным учетным документом, который подтверждает куплю-продажу товара и прием наличных денег организацией или ИП, после погашения чека отпускается товар покупателю на сумму указанную в чеке. При приобретении товаров может выдаваться также товарный чек.
На выдаваемом покупателю кассовом чеке должны быть следующие реквизиты:
- наименование организации (ОПФ и название);
- ИНН налогоплательщика;
- заводской номер кассового аппарата;
- порядковый номер чека;
- дата и время покупки
- стоимость покупки;
- признак фискального режима;
Нередко на чеке можно увидеть другие реквизиты:
- сумму денег, принятую от покупателя;
- сумму сдачи;
- № отдела;
- наименование товара;
- ФИО кассира.
Эти данные не обязательны, но свидетельствую о сервисе аптеки, на кассовом чеке может быть и дополнительная информация – «Спасибо за покупку».
Кассовый чек должен подтверждать куплю-продажу товара и возврат товара осуществляется только при наличии кассового чека, в котором указан порядковый номер чека, дата покупки, сумма покупки и наименование товара.
Кассовый чек является первичным учетным документом, который подтверждает куплю-продажу товара. Это означает, что израсходованная сумма может быть включена в состав расходов организации-покупателя на основании чека как первичного документа. На практике, если кассовый чек не содержит подробной расшифровки наименования и количества приобретенных товаров, к нему должна прилагаться товарная накладная либо товарный чек. Эти документы, во-первых, подтверждают приобретение товара для производственных целей, во-вторых, позволяют оприходовать покупку в бухгалтерском учете организации-покупателя.
Основные режимы работы ККТ
Основные режимы работы КТТ:
- касса;
- снятие Х - отчета;
- снятие Z - отчета.
В режиме «Касса» кассир пробивает сумму денег и печатает чеки, которые он обязан выдавать покупателю. Одновременно с печатью чека происходит печать контрольной ленты. ККТ складывает все пробитые суммы.
Х - отчет - дневной отчет без обнуления информации в оперативной памяти. Представляет собой часть чековой ленты, на которой ККТ печатает содержание своих счетчиков. Снимаются для контроля поступления выручки в течение смены и для периодической сдачи наличной выручки старшему кассиру. Снимается на начало рабочего дня и прикрепляется к кассовому отчету. Этот отчет снимается в течение смены сколько угодно раз, это не влияет на накопление сумм в ККТ. Х - отчет используют для определения недостачи или излишек в кассе. В случае использования контрольных лент, если нет электронной памяти, то контрольные ленты хранятся в течение 5 лет.
Z - отчет – это дневной отчет с обнулением информации в оперативной памяти и занесением данной информации в фискальную память. Z отчет снимается только 1 раз в конце рабочей смены в присутствии главного или старшего бухгалтера. Z отчет в аптеках снимается кассиром единолично. В Z - отчете пробивается дата и время окончания работы, выручка за рабочую смену, кол-во чеков общее и общая сумма возвращенных чеков покупателями, а также сумма скидок.
Сумма выручки на чеке должна совпадать с суммой денег в кассе. Z - отчет прикрепляется к кассовому отчету, а также к кассовому отчету прикрепляется Х - отчет на начало рабочего дня.
В Х и Z отчете проставляется время начала работы и время окончания работы, которое отслеживается администрации аптеки.
Контрольные ленты меняются при окончании ленты, они подклеиваются, указываются дата и время и подпись кассира, на ленту надевается резинка, хранятся контрольные ленты 5 лет. Контрольная лента необходима для выявления недостач при проведении ревизии. Ответственность за обеспечение хранения контрольной ленты и журнала кассира-операциониста несет руководитель организации.
ТЕМА 3. ПОРЯДОК ВЕДЕНИЯ КАССОВЫХ ОПЕРАЦИЙ
Лекция №1. Обязанности кассира. Признаки неисправности ККТ. Документация по учету денежных средств. Правила хранения денег в кассе. Лимит. Порядок оформления, хранения, уничтожения контрольной кассовой ленты.
Обязанности кассира
На должность кассира назначаются лица старше 18 лет. К работе на ККМ допускаются кассиры, освоившие правила эксплуатации ККМ в объеме технического минимума и изучившие типовые правила эксплуатации ККТ. Кассир знакомится с порядком ведения кассовых операций в РФ.
После издания приказа о назначении кассира на работу, руководитель организации обязан под расписку ознакомить его с порядком ведения кассовых операций. Расписка может быть написана в самом договоре, а может быть отдельным документом. С этой минуты сотрудник имеет право расписываться на документах в качестве кассира.
С кассиром заключается договор о полной индивидуальной материальной ответственности в 2-х экземплярах: 1 - остается в организации, 2 - возвращается кассиру. Кассиру запрещено передавать выполнение своих обязанностей другому лицу (в течение смены). Во время отпуска или болезни кассира его обязанности возлагаются на другое лицо.
В организации может быть несколько кассиров, тогда назначается главный (старший кассир), который отвечает за работу подчиненных ему кассиров. Договоры о материальной ответственности заключаются со всеми кассирами.
Перед началом работы на ККМ кассир обязан:
- проверить исправность ККМ;
- заправить чековую и контрольную ленты;
- установить дататор на текущую дату;
- напечатать 2-3 чека (нулевых) без обозначения суммы с целью проверки четкости печатания реквизитов на чековой и контрольной лентах, нулевой чек приложить к кассовому отчету в конце дня.
Очередность действия кассира при расчетах с покупателем для исключения конфликтных ситуаций:
- определить общую сумму покупки и назвать ее покупателю;
- четко назвать сумму полученных денег и положить их на виду, но так, чтобы покупатель их не взял;
- напечатать чек;
- назвать сумму сдачи, выдать ее покупателю вместе с чеком (бумажные деньги и мелочь одновременно);
- выдать товар.
В соответствии с изменениями в НТД, чек выдается в момент оплаты. Чеки действительны только в день их выдачи покупателю.
Прием наличных денег осуществляется при продаже товаров и выдаче чека.
В соответствии с ФЗ-54 «О применении ККТ» на чеках должна быть информация о фискальной памяти или фискальном режиме. Если на чеке стоит ФП или ФР, то это значит, вся информация с ККТ уходит в налоговую инспекцию.
На каждую ККМ ведется журнал кассира-операциониста, который должен быть прошнурован, пронумерован, скреплен подписями налогового инспектора, руководителя и главного бухгалтера и печатью аптеки.
Все записи производятся в хронологическом порядке без помарок, никаких поправок, подтирок в журнале кассира-операциониста не должно быть.
В графах журнала кассира-операциониста (форма № КМ-4) записывают следующие показатели:
- дата (число, месяц, год);
- номер отдела;
- Ф.И.О. кассира-операциониста;
- порядковый номер контрольного счетчика (отчета фискальной памяти) на конец рабочего дня (смены);
- показания контрольного счетчика, регистрирующего перевод суммирующих денежных счетчиков – показания счетчика в режиме (Z), который увеличивается на единицу при переводе суммирующих денежных счетчиков на нули;
- показания суммирующих денежных счетчиков на начало рабочего дня (смены);
- подписи кассира и администратора, подтверждающие показания денежных счетчиков на начало рабочего дня (смены);
- показания суммирующих денежных счетчиков на конец рабочего дня (смены);
- сумма выручки за день по показаниям суммирующих денежных счетчиков;
- сумма выручки по оплаченным документам (при оплате покупателем товаров расчетными банковскими картами, подарочными картами);
- сумма денежной наличности, сданной в банк;
- сумма возвращенных покупателям (клиентам) денег по неиспользованным чекам в случае возврата товаров или ошибочно пробитого кассиром-операционистом чека. В подтверждение указанного факта к справке-отчету кассира-операциониста (форма № КМ-6) прилагается Акт о возврате денежных сумм покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам, составленный по форме № КМ-3;
- денежный остаток на конец дня в кассе;
- подписи на конец рабочего дня кассира, старшего кассира и представителя администрации.
В данный журнал записываются показания суммирующих денежных и контрольных счетчиков на начало и конец рабочего дня, которые заверяются подписями кассира и администрацией. Разница между показателями счетчиков на начало и конец дня, является дневной выручкой, а приход выручки подтверждается в кассовом отчете.
В конце рабочего дня кассир-операционист сдает старшему кассиру выручку и Справку-отчет кассира-операциониста по форме № КМ-6.
Поступление выручки в кассу организации (индивидуального предпринимателя) оформляется приходным кассовым ордером формы № КО-1.
Справка-отчет (форма № КМ-6) подшивается к приходному кассовому ордеру. Старший кассир выдает кассиру-операционисту квитанцию к приходному кассовому ордеру.
Если организация работает без кассира-операциониста, то есть ККТ установлена на прилавке аптеки (магазина), а выручку от покупателей принимает продавец, то ведется «Журнал регистрации показаний суммирующих денежных и контрольных счетчиков контрольно-кассовых машин, работающих без кассира-операциониста» по форме № КМ-5. Этот журнал также должен быть пронумерован, прошнурован, скреплен печатью организации (индивидуального предпринимателя - при наличии) и подписями руководителя организации (индивидуального предпринимателя), главного бухгалтера организации и налогового инспектора. Записи в журнале ведутся специалистом (кассиром, кассиром-контролером), работающим на ККТ, ежедневно в хронологическом порядке чернилами или шариковой ручкой. Помарки в журнале не допускаются. Все исправления должны быть оговорены и заверены подписями специалиста, руководителя (индивидуального предпринимателя) и главного бухгалтера. Записи в журнале ведутся после окончания рабочего дня (смены) с указанием контрольных и суммирующих денежных счетчиков и выручки. Прием-сдача денег оформляется в журнале совместными подписями представителя администрации организации (индивидуального предпринимателя) и специалиста, работающего на ККТ. При расхождении результатов сумм на контрольной ленте с фактической выручкой выясняются причины расхождения, а выявленные недостачи или излишки заносятся в соответствующие графы журнала.
В конце рабочего дня старший кассир составляет сводный отчет о показаниях счетчиков ККТ и выручке организации за текущий рабочий день. Этот отчет составляется по унифицированной форме № КМ-7 «Сведения о показаниях счетчиков контрольно-кассовых машин и выручке организации». В форме № КМ-7 по показаниям счетчиков на начало и конец работы по каждой ККТ рассчитывается выручка, в том числе с распределением ее по отделам, что подтверждается подписями заведующих отделами (секциями). В конце таблицы подводятся итоги показаний счетчиков всех ККТ и итоговая выручка организации с распределением по отделам (секциям). Общая выручка организации уменьшается на сумму денег, выданных покупателям по возвращенным ими чекам. Эта сумма включается в сведения согласно актам формы № КМ-3. Сведения подписывают руководитель и старший кассир организации.
Старший кассир составляет отчет (сведения) по форме № КМ-7 ежедневно и вместе с отчетом кассира передает в бухгалтерию. Отчет кассира - это отрывной лист кассовой книги формы № КО-4 с приложенными к нему приходными и расходными кассовыми ордерами и оправдательными документами.