Определение информации и обозначение документов, содержащих коммерческую тайну, и сроков ее действия

1. Необходимость проставления грифа «Коммерческая тайна» («КТ») определяется в соответствии с Перечнем, указанным в п.1.2 настоящей Инструкции: при работе с документом-исполнителем и лицом, подписывающим документ, при работе с изданием-автором (составителем) и руководителем, утверждающим издание к печати.

2. На документах, делах и изданиях, содержащих сведения, составляющие коммерческую тайну, проставляется гриф «Коммерческая тайна» («КТ»), а на документах и изданиях, кроме того, – номера экземпляров. Гриф и номера экземпляров, проставляются в правом верхнем углу первой страницы документа, на обложке или титульном листе издания и на первой странице сопроводительного письма к этим материалам. На обратной стороне последнего листа каждого экземпляра печатается разметка, в которой указывается: количество отпечатанных экземпляров, номер, фамилия исполнителя и его телефон, дата, фамилия машинистки и срок действия коммерческой тайны (регистрационный номер проставляется на каждом листе документа).

3. Срок действия коммерческой тайны, содержащейся в документе, определяется в каждом конкретном случае исполнителем или лицом, подписавшем документ, в виде конкретной даты или в виде пометок: «до заключения контракта», «бессрочно» и т.п.

4. Основанием для снятия грифа «Коммерческая тайна» является решение постоянно действующей экспертной комиссии, оформляемым актом, утвержденным руководителем предприятия. К работе комиссии привлекаются представители заинтересованных структурных подразделений. Один экземпляр акта вместе с делами передается в архив предприятия, а на деле постоянного хранения в государственных архив.

5. Гриф «КТ» после оформления его снятия (п. 2.4) погашается штампом или записью о руки с указанием даты и номера акта, послужившего основанием для его снятия. Аналогичные отметки вносятся в описи и номенклатуры дел.

Приложение В

Порядок допуска к сведениям, составляющим коммерческую тайну предприятия.

1. Допуск сотрудников к сведениям, составляющим коммерческую тайну, осуществляется руководителем предприятия или руководителями его структурных подразделений.

Руководители подразделений и службы безопасности обязаны обеспечить систематический контроль за допуском к этим сведениям только тех лиц, которым они необходимы для выполнения служебных обязанностей.

2. К сведениям, составляющим коммерческую тайну, допускаются лица, личные и деловые качества которых обеспечивают их способность хранить коммерческую тайну, и только после оформления в службе безопасности письменного обязательства по сохранению коммерческой тайны.

3. Допуск сотрудников к работе с делами «КТ» осуществляется согласно оформленному не внутренней стороне обложки дела или на отдельном листе списку за подписью руководителя предприятия структурного подразделения, а к документам – в соответствии с указаниями, содержащимися в резолюциях руководителей предприятия и подразделений.

4. Представители сторонних организаций и частные лица могут быть допущены к ознакомлению и работе с документами и изданиями с грифом «КТ» с письменного разрешения руководителей предприятия или подразделений, в ведении которых находятся эти материалы.

Выписки из документов и изданий, содержащих сведения с грифом «КТ», производятся в блокнотах (или тетрадях), которые имеют такой же гриф. После окончания работы они высылаются в адрес той организации, которая будет указана данным представителем.

5. Выдача дел и изданий с грифом «КТ» исполнителям и прием от них производится под расписку в «Карточке учета выдаваемых дел и изданий.»

Дела и издания непосредственно представителям сторонних организаций и частным лицам не выдаются. При необходимости с их содержанием они ознакомятся только с разрешения руководителя предприятия через уполномоченного службы безопасности или представителя заинтересованного подразделения.

Приложение Г