Одной из проблем, возникающих в процессе работы у сотрудников Департамента, является низкая скорость проведения обработки данных и анализа финансовой и экономической отчетности. Это связано с недостаточной автоматизацией данных процессов.
Большое количество данных находится на бумажных носителях, что является причиной длительного поиска нужной информации. Часть данных представлена в виде табличных форм в Excel, а вторая часть хранится в виде внешних отчетов в 1С: Свод отчетов, но этого не достаточно для проведения экономического анализа.
Еще одна проблема, возникающая у экономического отдела Департамента, связана с возникновением ошибок, которые, как правило, являются следствием некорректных расчетов.
В настоящее время в Департаменте не реализована в должной степени автоматизация процессов обработки, хранения и накопления данных.
Требования к разрабатываемой экономической информационной задаче
1.5.1. Информационное обеспечение
При разработке практического приложения важную роль играет информационное обеспечение. Особенности экономической информации обуславливают высокие требования к актуальности информации, достоверности, простоте доступа и объема обработки информации.
Информационное обеспечение – совокупность реализованных решений по объектам, размещению и формам организации информации, циркулирующей в автоматизированной системе управления при ее функционировании.
Основной функцией информационного обеспечения является надежное хранение на машинных носителях всей совокупности необходимых данных для решения задач пользователя, а также удобный доступ к этим данным.
Общая характеристика документов.
Все документы характеризуются: наименованием, отражающим содержание документа и формой, определяющей структуру документа.
По характеру возникновения документы делятся на первичные, содержащие исходные данные и производные, содержащие результаты обработки данных других документов.
По роли в общей технологии обработке данных документы разделяются на:
- документы, используемые для первоначальной загрузки внутримашинной информационной базы;
- документы для ввода оперативной информации;
- извещения об изменениях периодически поступающее для корректировки ранее введенной информации;
- запросные документы, содержащие условие поиска данных.
Форма документа.
Документы оформляются и заполняются в условном порядке: каждый документ имеет постоянную часть, которая определяется формой или макетом. Форма документа отражает структуру информации, которая содержится в документе, а также определяет состав, название и размещение реквизитов входящих в документ. Для выявления структуры информации важны две части:
-заголовочная (шапка);
-содержательная.
В шапке обычно содержится код формы, указано название и номер документа, дата заполнения, а также общие данные для всего документа.
Содержательная часть включает название реквизитов и место для их значения.
Средства организации и ведения внемашинного информационного обеспечения.
К средствам организации и ведения внемашинного информационного обеспечения можно отнести:
1. систему классификации и кодирования технико-экономической информации;
2. унифицированная система документации, которая содержат типовые формы документов, рекомендованные для использования;
3. систему классификации и кодирования технико-экономической информации, являющейся средством классификации и кодирования множества единотипичных объектов. Классификация информации позволяет ее систематизировать и упорядочить, что нужно для ее автоматизированной обработки.
Система классификации - совокупность правил и результат распределения заданного множества объектов на подлинность в соответствии с признаками сходства или различия.
Система кодирования – совокупность правил образования кода.
Кодовое обозначение характеризуется использованием набора символов, алфавитом, длиной и структурой обозначения.
Структура кода определяется порядком кодируемых признаков. Место символов в коде является разрядом кода. Старший разряд находится слева от младшего. В коде часто предусматривается дополнительный разряд для проверки кода – контрольный разряд.
Два метода кодирования – классификационное и регистрационное.
Классификационное построено на основе классификации объекта. Классификационная система может быть двух типов – последовательная и параллельная.
Последовательная основана на иерархической системе классификации, а параллельная на фосетной классификации.
Регистрационная система кодирования не основана на предварительной классификации объектов. Она может быть – порядковой и серийно – порядковой.
В порядковой системе кодирования объекты нумеруются с помощью чисел натурального ряда. Эта система используется когда множество кодируемых объектов не велико и нет необходимости разбиения их на группы.
Серийно – порядковая система кодирования предусматривает нумерацию объектов, но при этом номера разбиваются на серии, каждая из которых закрепляется за выделяемой группой объектов.
Классификатор.
Документ содержащий описание классификационных группировок, структуру кода и наименование объектов называется классификатором или кодификатором.
Классификаторы могут иметь различную степень детализации в пределах предприятие, отрасль, государство.
Унифицированная система документации.
Для наиболее распространенных видов документов могут использоваться унифицированные формы включенные в унифицированную систему документации. Многие унифицированные системы документации используются для задач общегосударственных систем обработки и сопрягаются с единой системой классификации и кодирования технико-экономической информации.