Деловая переписка (в формате информационно-справочных документов)

Служебное письмо – обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых, в связи с особым способом передачи текста – пересылкой по почте

При ведении переписки должны соблюдаться следующие требования:

- документы оформляются на специальных для письма бланках формата А4 и А5 и подписываются руководителем организации или его заместителями в рамках предоставленной им компетенции;

- текст должен составляться грамотно, аккуратно, без помарок и исправлений;

- текст должен излагаться спокойным, выдержанным, официально-деловым языком, обладать достаточной аргументацией, точностью, полнотой и ясностью характеристик, краткостью и последовательностью изложения;

- события и факты в необходимых случаях должны иметь разъясняющие и дополняющие материалы.

		ТЕКСТ
	Вступление			Заключение

 

Причина возникновения вопроса или его краткая история

Просьба, предложение, напоминание, требование и т.д.

 

Языковые клише деловой переписки.

Текст делового письма создается при помощи языковых формул-заготовок, которые можно «составить», т.е. расположить в строго определенной последовательности. Такие стандартные выражения, используемые при составлении деловой корреспонденции, принято называть языковыми моделями, или клише. Рассмотрим основные клише, используемые в различных деловых письмах.

Извещения:

Ставим Вас в известность, что руководство завода приняло решение …

Доводим до Вашего сведения, что …

Сообщаем, что, к сожалению, …

Извещаем, что мы …

Объяснение мотивов (наиболее распространенные фразы в начале стандартного делового письма):

В соответствии с протоколом …

В целях усиления охраны имущества …

В ответ на Вашу просьбу …

В подтверждение нашего телефонного разговора …

В порядке оказания технической помощи

В связи с тяжелым финансовым положением …

Выражение просьбы:

Прошу Вас принять меры …

Прошу сообщить данные о производительности …

Просим Вас проверить ход выполнения работ …

Отправка документов или материальных ценностей:

Направляем Вам чертежи сборки машин …

Посылаем интересующие Вас документы …

Высылаем подписанный с нашей стороны договор …

Подтверждение:

С благодарностью подтверждаем получение Вашего заказа …

Подтверждаем получение спецификаций на …

Завод «Заря» подтверждает условия поставки оборудования …

Предложение:

Предлагаем Вам приобрести …

Мы можем предложить Вам …

Мы можем рекомендовать Вам …

Приглашение:

Приглашаем Вас принять участие в обсуждении проекта,

Просим принять участие в обсуждении проблемы …

Приглашаем представителя Вашего предприятия посетить …

Отказ и отклонение предложения (проекта):

К сожалению, присланный Вами проект … не может быть нами утвержден по следующим причинам …

Ваше предложение отклонено по следующим причинам …

Напоминание:

Напоминаем, что по плану совместных работ Вы должны,

Напоминаем, что в соответствии с принятыми обязательствами Вы должны …

Напоминаем Вам, что Ваша задолженность по оплате составляет …

Напоминаем Вам, что срок предоставления рукописи истекает …

Гарантии:

Оплату гарантируем.

Сроки выполнения заказа гарантируем.

Качество изделий гарантируем.

Интерпретация собственной позиции:

Наши обращения по данному вопросу не привели к положительным результатам.

Возражений против конструкции не имеем.

К сожалению, мы не можем поставить Вам товар … в силу следующих причин…

Интерпретация действий другой стороны:

Такая задержка может привести к …

Совершенно необъяснимо, почему Ваш завод задерживает высылку прессформ …

Данные Вами обещания не выполняются.

Заключительные слова:

Надеемся, что наша просьба будет выполнена.

Надеемся на дальнейшее сотрудничество.

С пожеланиями успехов …

Убедительно просим Вас не задерживать ответ.

Просим извинить нас за задержку с ответом (за допущенную ошибку).

Необходимо помнить, что соблюдение правил переписки свидетельствует о высоком уровне культуры делового человека и о его уважении к партнеру.

РАЗНОВИДНОСТИ ПИСЕМ
Вид	Цель	Фразы
Сопроводительное письмо	Используется для отправки документов, не имеющих адресной части	Направляем на утверждение… В соответствии с предварительной договоренностью высылаем Вам… В соответствии с дополнительным протоколом высылаем Вам… В подтверждение нашей договоренности высылаем Вам…
Письмо-просьба	Получение информации, услуг, товаров, необходимых организации	Просим Вас провести… Просим Вас сообщить… Просим Вас предоставить… Надеемся на положительное решение вопроса…
Письмо-запрос	Получения каких-либо официальных сведений или документов	Просим Вас сообщить… Просим Вас представить…
Письмо-ответ	Составляется как ответ на письмо-просьбу или письмо-запрос	Мы не можем принять Ваше предложение из-за… К сожалению, удовлетворить Вашу просьбу не можем… Предлагаемые Вами сроки проведения… Ваше предложение отклонено по следующим причинам
Письмо-сообщение	Информирует адресата о каких-либо событиях, фактах, представляющих взаимный интерес	Сообщаем Вам, что… Доводим до Вашего сведения, что… Считаем необходимым поставить Вас в известность о …
Письмо-подтверждение	Подтверждает получение сведений, документов или других материалов	Подтверждаем получение Вашего заказа… Подтверждаем условия поставки… Организация не возражает против… Подтверждаем телефонный разговор…
Информационное письмо	Содержит полезную для адресата информацию, а также просьбы, напоминания, предложения	Сообщаем Вам, что…
Гарантийное письмо	Дает гарантии выполнения каких-либо обязательств, оплаты, сроков и т.п.	«…Качество продукции фирма гарантирует». «Просим изготовить и выслать комплект мебели по Вашему каталогу. Оплату гарантируем».
Письмо-извещение	Информирует о публичных мероприятиях (совещаниях, семинарах, выставках и т.п.)	Ставим Вас в известность… Сообщаем Вам о переносе…
Письмо-приглашение	Разновидность письма-извещения	Приглашаем Вас на заседание… Просим принять участие в …
Письмо-предложение	Направляется потенциальному партнеру с предложением различных форм сотрудничества	Предлагаем Вам …
Письмо-напоминание	Используется в случаях, когда организация-партнер не выполняет взятые на себя обязательства или принятые договоренности	Просим ускорить ответ на … Напоминаем Вам… Вторично напоминаем Вам… Обращаем Ваше внимание на то, что… Ставим Вас в известность, что…
Вид	Цель	Фразы
Письмо-требование	Заставить адресата выполнить взятые на себя обязательства в условиях, когда имеются серьезные нарушения ранее принятых договоренностей	Требуем выполнить взятые на себя обязательства… Срочно требуем выполнить… Требуем незамедлительно выполнить…
Письмо-благодарность	Направляется организации, должностному лицу или гражданину с выражением благодарности за совершенные действия	Благодарим за оказанную помощь в … Выражаем Вам благодарность за … Позвольте выразить Вам искреннюю благодарность за … Позвольте Вас поблагодарить за …
Письмо-поздравление	Составляется в торжественных случаях, связанных со значительными событиями в положении должностного лица, организации	Поздравляем Вас в связи с … Сердечно поздравляем Вас с …  Примите наши искренние поздравления в связи с … Искренне поздравляем Вас с …

 

Министерство образования                                 Наименование организации           Российской Федерации                                  Наименование должностного лица Государственное образовательное                         ИН.Фамилия                  учреждение                                               Подробный почтовый адрес (при   Архангельский государственный                          необходимости)  многопрофильный колледж       Подробный почтовый адрес Тел.__________ Тел./факс ____________ ________________ № _______________ На № __________ от _______________     Заголовок _________________________ __________________________________   Текст __________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ Приложение: ____________________________________________________________                               ____________________________________________________________   Наименование должности                                     л.п.                        ИН.Фамилия