2020-06-10
109
1. помещать в дела только исполненные документы, в соответствии с заголовками по номенклатуре дел;
2. группировать в дело документы только одного календарного года, за исключением переходящих дел;
3. раздельно группировать в дела документы постоянного и временных сроков хранения;
4. помещать в дела ксерокопии факсограмм, телефонограмм и электронных документов на общих основаниях;
5. в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики;
6. по объему дело не должно превышать 250 листов.
11) Какие существуют виды архивных фондов?
Ø Архивных фонд государственного органа, органа местного самоуправления, организации, состоящий из образовавшихся в процессе их деятельности документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов;
Ø Объединенный архивный фонд, состоящий из образовавшихся в процессе деятельности двух или более организаций, а так же граждан документов Архивного Фонда Российской Федерации и других архивных документов имеющих между собой исторически и /или логически обусловленные связи;
|
|
|
Ø Архивный фонд личного происхождения (семьи, рода) состоящий из образовавшихся в процессе жизни и деятельности отдельного гражданина, семьи, рода архивных документов, включенных в состав Архивного фонда Российской Федерации.
Архивный фонд организации называется архивный фонд, состоящий из документов, образовавшихся в деятельности юридического лица.
Объединенный архивный фонд - это архивный фонд, состоящий из документов, образовавшихся в процессе деятельности двух или более юридических, физических лиц, имевших между собой исторически или логически обусловленные связи. Рассмотрим наиболее подробно архивные фонды личного происхождения, их роль и значение.
Архивный фонд Российской Федерации -- это исторически сложившаяся и постоянно пополняющаяся совокупность архивных документов, отражающих материальную и духовную жизнь общества, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое, культурное значение, являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов Российской Федерации, относящихся к информационным ресурсам, подлежащих постоянному хранению в соответствии с российским законодательством.
12) Каковы основные требования к режиму хранения документов?
Документы во время исполнения должны храниться у исполнителя в специальных папках;
• хранение исполненных документов осуществляется в систематизированном виде в папках или обложках для дел с оформлением титульного листа и проставлением индекса дела по номенклатуре;
|
|
|
• документы хранятся в специальных шкафах или на специально оборудованных полках в порядке их регистрационных номеров;
• особо важные документы, в том числе документы конфиденциального характера хранятся в запираемых шкафах или несгораемых сейфах.
Кейсы
1 В организацию поступило повторное письменное обращение гражданина, на содержащее новых доводов или обстоятельств по вопросу, на который ему были даны письменные ответы, по существу в связи с ранее направляемыми обращениями. Обязана ли организация дать ответ на это обращение по существу поставленного вопроса?
В случае, если в письменном обращении гражданина содержится вопрос, на который ему неоднократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, руководитель государственного органа или органа местного самоуправления, должностное лицо либо уполномоченное на то лицо вправе принять решение о безосновательности очередного обращения и прекращении переписки с гражданином по данному вопросу при условии, что указанное обращение и ранее направляемые обращения направлялись в один и тот же государственный орган, орган местного самоуправления или одному и тому же должностному лицу. О данном решении уведомляется гражданин, направивший обращение.
2 Документооборот организации составляет менее 600 документов в год. Какую фирму регистрации документов следует выбрать для этой организации?
Журнальную регистрацию количество обрабатываемых документов 500–600 документов в год.
