- Плановая (по графику ПИ). Ежемесячно/ по согласованию при положительных результатах.
- Повторная (корректировочная) при превышении количества ошибок более 400 единиц товара
- Частичная (по графику ЧИ). Ежемесячно.
- Инвентаризация кассы (ежедневно/ежемесячно)
Инвентаризация осуществляется всеми штатными сотрудниками под непосредственным руководством директоров/менеджеров не реже одного раза в месяц.
Дата проведения назначается на усмотрение руководителя: в регионах с количеством магазинов не более 5-ти в период со 2-го по 15 число; в регионах, с количеством магазинов более 5-ти в период со 2-го числа и до 20 числа. Крайний срок предоставления данных- 25 число
Результат инвентаризации (недостача/излишек) – это один изважных показателей, отражающих итог работы магазина за один межинвентаризационный период (МИП). Межинвентаризационный период - это период между двумя инвентаризациями, т.е. период со дня, следующего за днем проведения прошлой инвентаризации по день инвентаризации за отчетный период.
|
|
Подготовка учетных остатков
На магазине должен вестись учет движения товара:
è Тетрадь прихода и расхода.
è Папка для хранения документов.
Все фактическое движение товара должно отображаться в программе 1С.
Ко дню проведения инвентаризации все операции должны быть сверены посредством товарного отчета ТОРГ-29.
Подготовка фактических остатков
Весь МИП, материально - ответственные лица контролируют сохранность ТМЦ.
За два дня до проведения инвентаризации:
- в магазине должны быть прекращены все движения товара (возврат на склад, перемещения из магазина в магазин).
- следует убедиться в исправности ТСД. Провести пробное сканирование.
- если в магазине имеется возврат/брак, который подготовлен к отправке на склад, он подлежит обязательному фактическому учету. На пакетах должен стоять номер, соответствующий номеру текстового файла.
- НЕ ЗАБЫВАЙТЕ ОЧИЩАТЬ ТСД ОТ ПРЕДЫДУЩЕЙ ИНФОРМАЦИИ, во избежание задвоения данных.
- все файлы нужно сохранить в отдельной папке.
- если в магазине имеется товар без бар-кодов, фотографии этого товара нужно отправлять в товарную группу для идентификации сразу!, по факту обнаружения такого товара.
- навести в магазине порядок: размещение товара строго по бар кодам и видам, мелкий товар держать в отдельных емкостях.
- в подсобном помещении товар должен быть рассортирован по группам и по штрих-кодам (каждый бар-код в отдельный прозрачный пакетик)
- подсобку можно считать за день (при наличии возврата/брака за 2 дня) до назначенной даты инвентаризации. В этом случае, исключаются любые перемещения товара в подсобку и из подсобки, до полного пересчета магазина.
Проведение инвентаризации
|
|
- Разбить торговый зал на зоны. Зона может носить любое название. Одна зона = 1 панель (3 квадрата).
- Пересчитав товар в зоне, скинуть данные на компьютер, убедиться в отсутствии ошибок. Текстовый файл не должен содержать пробелов, символов, а только информацию: бар-код и количество. Сохранить информацию.
- Очистить ТСД и только после этого приступить к пересчету следующей зоны.
- Осуществлять пересчет можно сканируя каждую единицу товара отдельно, либо посредством ввода общего количества определенной позиции.
- Если Вы допустили ошибку при вводе количества (ввели больше, чем нужно), необходимо повторно просканировать товар и ввести то число, на которое ошиблись, только с отрицательным знаком. (Например: ввели кол-во «5», а нужно «3».,сканируем бар-код, вводим кол-во «-2»)
- При проведении инвентаризации не допустим ручной ввод данных в ТСД!
- Если есть товар без бар-кодов, либо с затертыми штрих-кодами, информация по нему заносится вручную в отдельный текстовый файл.
- В отдельный текстовый файт заносится товар, взятый блогером/стилистом.
- Товар можно продавать только из уже посчитанной зоны. Если же покупатель хочет приобрести позицию из не посчитанного сектора, то прежде чем проводить продажу, сначала нужно отсканировать товар.
Передача данных в отдел инвентаризации
Убедиться что весь товар посчитан: брак/возврат; все зоны торгового зала; подсобка; подарочные сертификаты.
В созданную папку «Инвентаризация_город_магазин_дата проведения » вложить:
ü Приказ о проведении инвентаризации (скан оригинала)
ü Контрольный лист (скан оригинала)
ü Товарный отчет ТОРГ-29 (скан оригинала+Excel файл)
ü Расписка ( скан оригинала )
ü Текстовые файлы с данными пересчета.
Данные инвентаризации следует предоставить в ОИ и ПП не позднее 2-х дней с даты проведения. Всю информацию нужно отправить одним письмом по адресу inventar@ladycollection.com. В теме письма указать: Инвентаризация_город_магазин_дата проведения. Если после отправки данных вы обнаружили, что забыли включить какую-то информацию, или нужно отправить распознанный товар без бар — кода, неучтенный в инвентаризацию, такую информацию следует отправлять отдельным письмом, тема: Дополнение к Инвентаризации — город — магазин — дата проведения.
Анализ полученных результатов
В процессе обработки данных инвентаризации, в магазин могут высылаються дополнительные списки товара на пересчет. Информацию по пересчету доп. списков рекомендуется предоставлять по возможности срочно, т.к. она наиболее актуальна, если предоставлена в течении одного, максимум 2-х дней.
Если в ходе проверки по спискам было выявлено ошибок более 30%, это является свидетельством некорректности фактических данных. В этом случае, если количество расхождений:
- менее 400 позиций. В целях исправления ошибок, в магазин будут направляться списки на пересчет по всем расхождениям.
- более чем 400 позиции. Региональным отделом принимается одно из решений:
a) проведение повторной (корректировочной) инвентаризации, данные которой, будут использованы для корректировки ошибок, допущенных при плановой инвентаризации;
b) аннулирование результатов инвентаризации (с увеличением межинвентаризационного периода) в связи с плохим пересчетом. Отмена с увеличением МИПа не рассматривается как вариант, если по каким-то причинам в предыдущем месяце результат инвентаризации отсутствовал.
После окончательной обработки данных инвентаризации специалистом ОИ и ПП вы получите следующие документы в электронном виде:
è Унифицированная форма ИНВ-3 «Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей». Содержит полную информацию по учетным и фактическим остаткам на дату инвентаризации.
|
|
è Унифицированная форма ИНВ-19 «Сличительная ведомость результатов инвентаризации товарно-материальных ценностей», для отражения результатов инвентаризации, по которым выявлены отклонения от данных учета.
è Акт расхождений ТМЦ, это упрощенная форма по выявленным отклонениям данных учета от фактических данных.
è Служебная записка специалиста ОИ и ПП (если результат вне нормы).
è Excel-отчет с основными показателями
Пересмотр результатов
В случае несогласия с фактическими данными.
Ø Акт расхождений (недостаточно только несогласия с результатом, потому что он «плохой»)
Ø Список с примерами ошибок по фактическому количеству (не менее 10 позиций). Указывается бар-код товара, количество и дата пересчета
Направляется на адрес invent_otdel@ladycollection.com.
Сотрудник ОИ и ПП анализирует данные из списка, определяет целесообразность пересмотра результата и информирует об этом магазин/регион.
В случае несогласия с учетными данными.
Внесение соответствующих корректировок в документ/ты необходимо предварительно согласовать с Отделом Инвентаризации. После устранения несоответствий формируется новый товарный отчет. Сверяется, подписывается и сканируется.
В отдел инвентаризации направляется заявка о пересмотре результата, скан товарного отчета, служебная записка о пересмотре.
В случае отсутствия претензий к результату
Сразу после получения результата выводится окончательный вариант ТОРГ-29, в котором будет отражаться весь цикл движения товара за один МИП (включая «Переоценку в рознице», «Оприходование товаров» и «Списание товаров»). Товарный отчет в формате Excel и хранится со всеми документами и используется при сверке товарного отчета следующего МИПа (остаток на конец прошлого периода сверяется с остатком на начало следующего периода).
Частичная инвентаризация
Проведение частичек для отдела инвентаризации должно происходить в рабочие дни с 10:00 по 18:00
|
|
к началу ЧИ все операции по движению товара проверяются посредством сверки по ТОРГ-29.
в день ЧИ не должно быть движения товара (не касается продаж)
предоставляются корректные фактические данные
при выявлении проблем в корректной работе 1С и папки обмена, сразу (до получения бланка со списком) информируем отдел инвентаризации.
на пересчет выделяется не более 2,5 часов
От сотрудников ответственных требуется:
- Произвести стандартный пересчет товара
- Заполнить бланк, указав количество, зону хранения, ответственных лиц, время проведения. временем окончания является время выкладки последней фотографии в папку обмена.
- Произвести пересчет в виде фотографий. 1 позиция = 1фото. На фотографии должно быть четко видно товар, его количество и читаемый артикул.
В ОИ и ПП предоставляется в ответном письме (в копию своего руководителя):
è заполненный бланк частичной инвентаризации
è скан ТОРГ 2 9
скан ТОРГ-29 для ЧИ можно подготовить накануне ЧИ, допустимо отсутствие выручки за предшествующий день; период берется со дня, следующего за днем последней Полной инвентаризации с выведенным итогом по день Частичной Инвентаризации включительно.
è фотографии по каждой позиции
необходимо выложить в папку обмена, указать путь к ней в письме.
удостовериться в полноте отправки/выкладки данных!
Инвентаризация главной кассы
Пересчет наличности в кассе производится ежедневно, не менее одного раза. В случае выявления расхождения суммы в ящике с отчетом без гашения заполняется акт ИНВ-15. Если расхождений не было, ИНВ-15 заполняется не реже одного раза в месяц.