Приложение: письмо Росархива от 05.06.2003 № 02-6/172 и приложение к нему, всего на 3 л

 

Подпись 22 Включает в себя наименование должности, личную подпись, ее расшифровку (инициалы и фамилию). Если документ подписывают несколько лиц, находящихся на разных должностных уровнях, то подписи располагают одна под другой. Если документ подписывают лица, находящиеся на одном должностном уровне, то их подписи должны располагаться на одном уровне   Должность не указывается (указывается сокращенно) при оформлении на бланке должностного лица Гриф согласования документа 23 При согласовании должностным лицом – СОГЛАСОВАНО (без кавычек), наименование должности, личная подпись лица, проводившего согласование, ее расшифровка, дата согласования. При согласовании другим документом – СОГЛАСОВАНО, наименование документа, наименование разработчика документа, дата и номер документа СОГЛАСОВАНО Ректор Финансовой академии Личная подпись А.Г.Грязнов Дата   Виза согласования документа 24 Указываются должность, личная подпись визирующего, ее расшифровка, дата визирования. При наличии замечаний выше подписи делается пометка: «замечания прилагаются». Виза ставится на обороте последнего листа подлинника документа или копии отправляемого документа (письма) Руководитель юридического отдела Личная подпись А.С.Орлов Дата При необходимости согласования с четырьмя и более должностными лицами оформление виз производится на «Листе согласования». Замечания прилагаются на отдельном листе Печать 25 Ставится на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, для которых требуется заверение подписи   Ставится на свободном поле левее подписи, с частичным перекрытием личной подписи или поверх отметки М.П. (место печати) Отметка о заверении копии 26 Указываются «Верно», должность, личная подпись лица, заверившего копию, расшифровка подписи, дата заверения Верно Инспектор службы кадров              личная подпись        Т.С.Левченко Дата   При необходимости заверяется печатью организации. Ксерокопии, содержащие изображение оттиска печати организации, повторно печатью не заверяются Отметка об исполнителе 27 Указываются инициалы и фамилия исполнителя, номер его телефона В.А.Жуков 45 12 33   Располагается в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа документа Отметка об исполнении документа и направлении его в дело 28 Указываются ссылка на дату и номер документа, свидетельствующего об исполнении, либо отметка «В дело такое-то», личная подпись исполнителя и дата исполнения   Отметка об исполнении документа может быть подписана руководителем подразделения, в котором исполнен документ Отметка о поступлении документа в организацию 29 Указываются порядковый номер и дата поступления документа в правом нижнем углу Вх. № 27 14.10.2006 В необходимых случаях также указываются часы и минуты поступления документа Идентификатор электронной копии документа 30 Указываются наименование файла, дата и другие данные, необходимые для поиска документа   Проставляется в левом нижнем углу (колонтитуле) каждого листа документа

Тема 3. Бланки документов

Бланк — это лист бумаги формата А4 или А5 с заранее воспроизведенными реквизитами, содержащими постоянную информацию об организации-авторе документа.

 

В зависимости от расположения реквизитов устанавливается два вида бланков: угловой и продольный

При продольном варианте все реквизиты бланка располагают вдоль и выравнивают либо по ширине, либо по центру.

При угловом варианте реквизиты бланка занимают площадь 73х88 мм в левом углу листа и выравниваются либо по левому полю, либо по центру отведенной площади.

Способы изготовления бланков:

· типографический

· компьютерный

· штемпельный

 

Виды бланков:

Государственным стандартом установлены следующие виды бланков документов: общий бланк документа, бланк писем, бланк конкретного вида документа.

Общий бланк используют для любых видов документов, кроме писем. В зависимости от учредительных документов общий бланк включает реквизиты 01 (02 или 03), 08, 14, а также трафаретные места для нанесения реквизитов 11 и 12 (рис. 2, 3). Бланк называется общим, так как содержит одинаковый набор реквизитов для всех видов документов, которые на нём создаются.

Рис. 2. Образец общего продольного бланка организации

Рис. 3. Образец общего углового бланка организации

Бланк письма в зависимости от учредительных документов включает реквизиты 01 (02 или 03), 04, 05, 06, 08, 09, а также, в целях ускорения оформления, трафаретные места и ограничительные отметки зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 15, 18, 20, 22. Для бланков писем, как и для общих бланков, характерны два варианта размещения постоянных реквизитов - угловое и продольное. На бланке для писем наименование вида документа (слово «письмо») не указывается. В качестве заголовка может быть указано - «коммерческое предложение».

Рис. 4. Образец углового бланка письма организации

Если общий бланк дополнить наименованием вида документа (реквизит 10), он становится бланком этого вида документа (например, бланк приказа, бланк протокола, бланк акта). Бланк вида документа, кроме письма, в зависимости от учредительных документов организации включает реквизиты 01 (02 или 03), 08, 10, 14 и, при необходимости, ограничительные отметки для реквизитов 11, 12, 13, 18, 20 и т.д. (рис. 5). Бланки для конкретных видов документов целесообразно создавать, если в организации применяется большое количество документов этих видов.

Рис. 5. Образец бланка конкретного вида документа (возможен угловой вариант)

Помимо бланка организации в крупных управленческих аппаратах создают бланки структурных подразделений, бланки должностных лиц. Такие бланки создаются только в том случае, если руководитель структурного подразделения или должностное лицо имеет право подписи. В бланках структурного подразделения его наименование помещается под наименованием организации-автора. Если создается бланк должностного лица, то наименование должности также размещается под наименованием организации-автора документа (рис. 6).

Рис. 6. Образец продольного бланка письма должностного лица (возможен угловой вариант)

Задание 1. Оформление бланков документа. (Задание выполняете если есть возможность на компьютере с соблюдением требований ГОСТа Р6.30-2003: рамки, шрифт. Если нет возможности оформить на компьютере, делаете от руки на листе формата А4, также с соблюдением ГОСТа) Все выполненные работы, а также если в ходе выполнения работы возникнут вопросы пишите мне в ВК: https://vk.com/id29215305, либо на почту: kseniya-kabanova@mail.ru

 

· Работу выполняете по 2 вариантам:

1 Вариант                                                                  2. Вариант

Александрова Анастасия Андреевна	Нурметова Наталья Михайловна
Ершов Иван Викторович	Павлов Вадим Александрович
Захарова Лиана Александровна	Панихидина Наталья Игоревна
Зырянов Александр Юрьевич	Семянников Андрей Владимирович
Калинкина Елена Петровна	Тагиров Руслан Рамазанович
Кравченко Анастасия Александровна	Хисматулин Вадим Ринатович
Михайлова Дарья Игоревна	Четыркина Оксана Владимировна
	Юровских Дарья Евгеньевна

Вариант

· Составить бланк письма организации с продольным расположением реквизитов по следующим данным:

-наименование организации: Закрытое акционерное общество «Орбита»

- адрес организации: ул. Ленина, д.52, г. Копейск, 456623, тел./факс 8(351)39 -7-78-54, е-mail:Orbita174@gmail.ru, http:///www.orbita.ru

- ОКПО 23548967, ОГРН 2689475821649, ИНН/КПП 2357946587/368974215

 

Вариант

· Составить бланк письма должностного лица с продольным расположением реквизитов по следующим данным:

-наименование организации: Закрытое акционерное общество «Орбита»

- адрес организации: ул. Ленина, д.52, г. Копейск, 456623, тел./факс 8(351)39    -7-78-54, е-mail:Orbita174@gmail.ru, http:///www.orbita.ru

- ОКПО 23548967, ОГРН 2689475821649, ИНН/КПП 2357946587/368974215

- должностное лицо: Генеральный директор

[1] Подробнее см. Федеральный конституционный закон от 25 декабря 2000 г. № 2-ФКЗ «О государственном гербе РФ» с изм. и доп. от 9 июля 2002 г.

[2] здесь и далее следует понимать также «предприятие», «учреждение».

[3] Наименования организаций субъектов РФ, имеющих наряду с государственным языком РФ иной (помимо русского государственный язык, печатаются на двух языках. при этом наименование организации на государственном языке субъекта РФ следует располагать правее или ниже названия на русском языке. Сокращенное название организации приводится в случае, если последнее закреплено в ее учредительных документах, располагается ниже полного названия (или за ним) в скобках. Наименование филиала (территориального отделения, представительства и пр.) организации приводится в том случае, если филиал является автором документа, располагается ниже наименования организации.

[4] Например, 01.11.2005 или в последовательности: год, название месяца, день например, 2003.08.27, кроме того, допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например, 09 августа 2004 г.