Каковы особенности организации функционирования АСКИД, приведите примеры

крупные заводы и организации имели Автоматизированную Систему Контроля Исполнения Доку­ментов (АСКИД). То есть все крупные организации и предприятия пытались автоматизи­ровать контрольные функции делопроизводства. Наличие успешно действующей Системы автоматизации делопроизводства и документооборота должно говорить о благополучии учреждения и его Руководства. Это означает полную управляемость подчиненного Руко­водству аппарата, его компетентность и дисциплинированность и заинтересованность в максимально успешном выполнении порученного дела.

Система автоматизации делопроизводства и документооборота также позволяет:

- Централизованно отслеживать ход делопроизводственного процесса - вплоть до работы исполнителей над документами на своих рабочих местах, системати­зировать результаты контроля и тем самым выявлять «узкие места» в докумен­тообороте и работе персонала.

- При переходе на работу с электронными копиями документов полностью ис­ключить возможность их утери и свести поиск документа к запросу, выпол­няемому системой в течение считанных секунд.

- Повысить рост производительности труда сотрудников за счет упорядочения технологии работы с документами, резкого сокращения времени передачи до­кументов по локальной сети или средствами электронной почты

Уровень технологических и функцио­нальных возможностей, которому должна соответствовать современная система автомати­зации делопроизводства типа «АСКИД»:

- Во-первых, система обязана обеспечивать сетевой режим поддержки документо­оборота. То есть компьютеры, установленные на рабочих местах работников подразделе­ний, участвующих в операциях делопроизводства, должны иметь право объединяться в локальную вычислительную сеть.(сделать сервер)

- Во-вторых, та часть системы, которая устанавливается на компьютерах работни­ков подразделений, должна работать под управлением операционной системы Windows. Это следует хотя бы из того, что большинство внутренних документов подготавливается в среде редактора WinWord, и данное требование обеспечит программную совместимость системы автоматизации делопроизводства и редактора.

6. На чем основывается работа СЭДО, использующая технологию «docflow», приведи­те примеры.

Системы электронного документооборота класса «docflow» - предназначены пре­жде всего для автоматизации функционирования рабочих групп пользователей в масшта­бах предприятия.

Особенностью систем данного класса является то, что они имеют специальные средства разработки, которые позволяют быстро настроить систему под нужды конкрет­ного предприятия, описать (регламентировать) деловые процессы в виде маршрутных электронных форм и распространить их для использования.

Примером может являться система «1С: Документооборот».

Система «1С: Документооборот» является дальнейшим развитием «1С: Электронной почты» и может применятся в средних и крупных организациях, в простых и сложных ло­кальных сетях с поддержкой удаленных филиалов и сотрудников, работающих вне офиса по модему. К числу преимуществ данной системы можно отнести следующие ее возможности:

• Отказаться от бумажной технологии управления и хранить все документы в электронном виде.

• С помощью средств модуля «Дизайнер форм» разрабатывать формы электрон­ных документов, маршрутные схемы передвижения каждого документа, права и обязанности участников конкретного технологического процесса обработки документа, указать участников процесса и их адреса, т.е. формализовать (опи­сать) технологические (бизнес) процессы, происходящие на предприятии.

• Облегчить работу конечных исполнителей за счет автоматизации рутинной ра­боты.

• Сократить суммарное время работы над документами за счет мгновенной пе­редачи электронной версии документа от одного исполнителя к другому.

• При использовании компоненты «Сервер документов» проектировать запросы и разрешать их использование пользователям.

• Обеспечить конфиденциальное хранение и обработку документов на рабочих местах.

• Защитить свое рабочее место паролем и закодировать хранящуюся на нем ин­формацию.

• Использовать наработанные ранее или создаваемые параллельно документы других приложений, например Microsoft Word, Microsoft Excel и пр. Также до­пустимо использование отсканированных и распознанных документов.

7. В чем заключается необходимость применения технологии «workflow», каковы ос­новные понятия, используемые в этой технологии?

«workflow» - технология включает в себя автоматизацию деловых процессов вы­полняемых на предприятии работ от описания сценария взаимодействия сотрудников в карте или маршруте делового процесса. до реального управления выполнением заданий: уведомления о необходимости провести ту или иную работу, ее контроля и мо­ниторинга, замены исполнителей и т. п. Это позволит поднять на качественно новый уро­вень производительность труда сотрудников предприятия. Поэтому «workflow»-системы рассматриваются как совокупность средств описания правил выполнения заданий и средств осуществления оперативного управления пользователями и работами при выпол­нении этих заданий.

В основе технологии «workflow» лежат следующие базовые понятия:

Деловой процесс (Business Process) - это логически завершенный набор операций (деловых процедур), поддерживающих структуру предприятия и реализующих его поли­тику, направленную на достижение поставленных целей.

Объект - информационный, материальный или финансовый объект, используемый в бизнес-процессе (например письмо, оборудование, счет).

Событие - внешнее (не контролируемое в рамках процесса) действие, произошедшее с объектом (скажем получение письма, поломка оборудования, изменение ставки налога).

Операция - элементарное действие, выполняемое в рамках рассматриваемого биз­нес-процесса (допустим подготовка письма, замена оборудования, оплата счета).

Исполнитель - должностное лицо, ответственное за выполнение одной или не­скольких операций бизнес-процесса (например, менеджер, сотрудник архива, директор).

8. Какие примеры программных средств Вы можете назвать, поддерживающие техно­логию «workflow»?

Cпециалисты выделяют сле­дующие «workflow»-продукты: в России наибольшую популярность имеют такие системы как «OPTIMA-WorkFlow» (фирмы Optima), за рубежом используются такие системы, как «Staffware» (Staffware) и др.

Одной из первых «workflow»-систем, которая стала внедряться на предприятиях России, является система маршрутизации заданий и документов с контролем исполнения «WorkRoute II», разработанная российской компанией ВЕСТЬ АО.

Основное назначение «WorkRoute II» - создание электронных моделей деловых процессов, автоматизирующих формирование, активизацию и контроль исполнения про­изводственных заданий. «WorkRoute II» позволяет указывать последовательно-параллельные маршруты прохождения заданий по подразделениям и отдельным исполни­телям, определять условные ветвления процесса, совмещать преимущества жесткой и сво­бодной маршрутизации, обеспечивать участников процесса необходимыми материалами, с соблюдением прав доступа к информации, и в реальном времени проводить анализ со­стояния работ.

В состав комплекса входят все необходимые модули для создания, проверки пра­вильности и имитации работоспособности карт бизнес-процессов, мониторинга трафика выполнения работ по отдельным этапам, переделки карт процессов, по которым запущены работы, и формирования пользовательского интерфейса.

Одним из главных достоинств системы является наличие встроенного клиентского места, т.е. с помощью Редактора Карт создаете маршрут выполнения работы, проверяете правильность функционирования полученной модели и можно запускать работы по вновь созданной карте.

9. Что такое комплексные ЭСУД, в чем их особенности, приведите примеры и сопос­тавьте их функционал???