Докладные и объяснительные записки

служат для передачи информации с одного уровня управления на другой. Часто они служат основанием для издания распорядительных документов.

Докладная записка – документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения и информирующий его о сложившейся ситуации, имевшем место явлении или факте, о выполненной работе. Докладная записка также содержит выводы и предложения составителя.

Реквизитами объяснительной записки

являются: наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дата, регистрационный номер, заголовок к тексту, адресат, текст и подпись.

Данный документ подписывается составителем.

Акт

- документ, составленный несколькими лицами для подтверждения установленного факта, события или действия.

Чаще всего акты составляются комиссиями. Они могут быть как постоянно действующими, так и назначаемыми распорядительным документом (обычно – приказом).

Во введении

указывается основание для составления акта, перечисляются лица, составляющие акт. Иногда указываются и присутствующие при этом лица.

Начинается введение словом «Основание». Оно печатается через 2-3 интервала после заголовка. После слова «Основание» ставятся две точки и указывается наименование распорядительного документа в именительном падеже, его дата, номер и заголовок.

Затем с новой строки с прописной буквы пишется слово «Составлен» и перечисляются фамилии составителей акта или состав комиссии. Первым указывается председатель комиссии. Остальные фамилии располагаются по алфавиту. В название должностей входит и название учреждений.

Слова «Основание», «Председатель», «Члены комиссии», «Присутствовали» печатаются с прописной буквы от границы левого поля.