Хранение документированной информации. Поиск документированной информации. Табель форм документов. Номенклатура дел

Хранение и поиск информации - процесс автоматизированного хранения и поиска информации, обеспечивающий ее выдачу для быстрой реализации.                                                                              

Все, что не так давно называли сведениями, фактами, данными, известиями, теперь называют одним общим словом «информация». Информация - это все: от простой записки до научной монографии. Информация - это все фиксированные сообщения: книги, газеты, журналы, фотографии, фильмы, магнитные записи, записи на пластинах, каталоги, реклама, отчеты, письма и т. д.

Хранение информации - процесс не менее древний, нежели жизнь человеческой цивилизации. В самые древние времена ее хранил и передавал из поколения в поколение человек - его интеллект, его опыт.

Хранение и передача информации зависит от ее носителя. Машинная технология обработки информации основана на новых носителях, на которых записывают данные для хранения в памяти машин. В хранящиеся в памяти машины сведения называют базами данных, и. информационными массивами, а для их обработки используют информационно-поисковые системы.

Наиболее характерный пример такой системы - автоматизированная система резервирования и продажи авиационных билетов. Для работы требуется информация о расписании движения самолетов, о ценах на билеты, о проданных и заказанных билетах. Система составляет базу данных, или информационный массив, этого автоматизированного «кассира контролера - администратора».

База данных документальной информационно-поисковой системы со стоит из множества элементов, которые описывают содержание документа. Причем, под словом «документ» подразумевается и книга, и статья, и технический отчет, и патент и т. п.

Информационный массив фактографической системы содержит элементы, каждый из которых относится к какому-то определенному объекту независимо от того, описан этот объект в одном документе или в нескольких. Например, системе неважно, сведения о меди содержатся в одном каком-то описании или разбросаны по многочисленным источникам. Для системы важно, чтобы она знала о меди все, что об этом химическом элементе известно на сегодня.

Документальная и фактографическая информационные системы выдают пользователю информацию и по виду разную. Так, документальная, отвечая на посланный ей запрос, выдает сведения о множестве документов, где содержится нужная информация. Есть системы, которые указывают адрес хранения документов. Фактографическая же система тут же выдает на запрос необходимую пользователю информацию.

Есть еще и комбинированные информационно-поисковые системы. Они совмещают в себе свойства документальной и фактографической систем.

Информационные системы позволяют проводить анализ и оценку сведений, создавать и использовать банки данных, получать комплексно обработанную целевую информацию и оперативно обеспечивать ею пользователей.

Опыт показал, что хранение очень больших объемов информации оправдано только при условии, если поиск идет быстро, а сведения выдаются в доступной форме. Развитие информационных систем идет так быстро, что специалисты, разрабатывающие программы для них, вынуждены поспевать за техническими средствами.

Табель форм документов -это перечень разрешенных к применению форм документов, необходимых и достаточных для основных этапов подготовки и прохождения, представления и установленной обязательной формы. Практически, Табель является реальным способом упорядочить процесс документирования или составления документов, создать наглядную схему фиксации в документах всех видов деятельности. И самое главное, Табель устанавливает жесткие правила этой фиксации относительно места, времени, лиц, принимающих решение, и документальной формы.

Разработка и соблюдение "табельных требований документирования" гарантирует юридическую правильность составляемых в организации документов. Это положение важно во всех случаях.

В Табель должны включаться все документы независимо от того, кем и на каком носителе они изготавливаются.

В деятельности любой организации (учреждения) оформляется большое количество документов, в которых закреплены решения руководства, отражены отношения с вышестоящими, подчиненными и другими организациями.

После того как в управленческой деятельности была использована информа-ция, содержащаяся в документах, она становится памятью организации (учреждения), надобность в которой может возникнуть вновь через определенное время. Документов накапливается много. Чтобы быстро найти необходимый документ среди множества других, их необходимо правильно систематизировать, т.е. группировать их в дела. Государственный стандарт определяет дело как "совокупность документов или документ, относящихся к одну вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку".

Для того чтобы документы можно было легко найти, после исполнения их группируют в дела с разными сроками хранения. Классификационным справочником, определяющим порядок распределения документов в дела, является номенклатура дел.

Номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

При хорошо составленной номенклатуре дел документы по мере исполнения включаются только в те дела, которые заранее для них предусмотрены. Следовательно, место каждого документа заранее предопределено и поиск его не будет вызывать, ни каких затруднений. Номенклатура дел является указателем индексации документов при регистрации, так как индекс документа включает индекс дела по номенклатуре. Основное требование, которое предъявляется к номенклатуре - это охват всех документов, получаемых и создаваемых в процессе деятельности организации (учреждения).

Основные положения по составлению номенклатуры дел изложены в Основных правилах работы ведомственных архивов и Государственной системе документационного обеспечения управления.

Номенклатура дел бывает трех видов - типовая, примерная и конкретная.

Типовая номенклатура дел устанавливает типовой состав дел заводимых в делопроизводстве определенной категории организаций, единую индексацию этих дел в отрасли (системе) и является и является нормативным документом.

Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на которые она распространяется, с указанием их индексов и носит рекомендательный характер.

Конкретная номенклатура дел - это систематизированный перечень конкретных заголовков дел, намеченных к заведению в делопроизводстве одной организации (или ее структурного подразделения) в определенном календарном году в соответствии с задачами, выполняемыми организацией в данном году.

Типовая и примерная номенклатуры дел являются методическими пособиями, они позволяют установить единую систему формирования дел, унифицировать заголовки дел однородных документов, установить для них единые сроки хранения. Разрабатывают такие номенклатуры дел документационные службы и архивы центральных ведомств, для своей системы подведомственных организаций (учреждений). Сроки дел, предусмотренные типовой или примерной номенклатурой дел, переносятся в конкретную (индивидуальную) номенклатуру дел без изменений.