Регламентация проектирования и внедрения системы управления документами

 

Национальный стандарт Р ИСО 15489-1-2007 рекомендует выполнять проектирование и внедрение систем управления документами на основе соответствующей стратегии. На практике, однако, такая работа (в условиях конкретного предприятия) организуется в соответствии с локальным нормативным актом (регламентом, наставлением, руководством, инструкцией) (см. рис. 1.3).

 

Стратегия проектирования и внедрения систем управления документами может включать следующие вопросы: а) проектирование документных систем; б) документирование процессов функционирования документных систем; в) подготовка сотрудников, работающих с документами; г) конвертацию документов в новые документные системы, форматы; д) установление стандартов, проверку соответствия им и их соблюдения; е) определение сроков хранения и принятие решений относительно ценности документов (при соблюдении соответствия регулирующей среде). Стратегия должна быть документально оформлена (в том числе в качестве составляющей Стратегического плана по управлению информацией, который, в свою очередь, должен входить в состав плановой документации предприятия)*(9).

 

Рис. 1.3.

 

Система управления документами проектируется таким образом, чтобы обеспечить не только ее формальное соответствие вышеперечисленным требованиям, но и надлежащее решение задач, так или иначе связанных с удовлетворением текущих и перспективных потребностей предприятия в документированной информации. При этом полноценное функционирование системы становится возможным после ее внедрения в постоянную эксплуатацию*(10).

В процессе проектирования системы управления документами наибольшее внимание уделяется следующим вопросам:

1. Документирование операций.

2. Выбор оптимальных типов носителей информации и способов их защиты.

3. Организация распределенного управления системой.

4. Организация обработки документированной информации (конвертация, миграция, поиск документов, иные приемы их обработки).

 

Документирование операций

 

Система управления документами должна полно и точно отражать все операции, произведенные с конкретным документом - например, в метаданных документа, контрольных протоколах системных процессов и др. Отметим, что Национальный стандарт Р ИСО 15-489-1-2007 предписывает сохранять сведения об операциях с документами в течение всего срока их хранения в системе.

 

Выбор оптимальных типов носителей информации и способов их защиты

 

Для эффективного функционирования системы управления документами большое значение имеет выбор оптимальных типов носителей информации и способов их защиты. Выбор типа носителя информации зависит преимущественно от предполагаемых сроков хранения документов.

Выбор способов защиты информации, как правило, выполняется на основе двух показателей: стоимость реализации комплекса защитных мероприятий и время, необходимое для восстановления поврежденной информации. В свою очередь, выбор типа носителя и способов его защиты позволяет в окончательном виде "выстроить" технологию обработки документов, уточнить содержание составляющих ее этапов и процедур.

 

Организация распределенного управления системой

 

Под распределенным управлением в данном случае понимается возможность размещения документированной информации в одном или нескольких пунктах хранения (в общем случае - банках данных) (например, в головном офисе и филиалах предприятия) с наделением полномочиями по управлению системой специально уполномоченного органа (работника). Распределенное управление должно обеспечивать контроль за действиями пользователей системы по обработке (в частности, перемещению, изменению) документов, а также фиксацию этих действий в соответствии с установленными правилами.

 

Организация обработки документированной информации

 

К основным процедурам обработки документированной информации Национальный стандарт Р ИСО 15489-1-2007 относит:

а) конвертацию;

б) миграцию;

в) доступ;

г) поиск;

д) использование;

е) хранение;

ж) уничтожение.

В результате выполнения процедур "а"-"е" документы должны сохранять свою пригодность к использованию по назначению в течение всего периода их хранения (нахождения в системе).

Система управления документами должна обеспечивать своевременный и эффективный доступ пользователей к информации, необходимой для осуществления ими своих полномочий и деловой деятельности предприятия в целом (включая подготовку отчетности о ней), быстрый и безошибочный поиск соответствующей информации, а также ее надлежащее использование. В течение всего периода хранения должна быть обеспечена надежная защита документов от несанкционированного доступа, повреждения и утраты.

По истечении установленных сроков хранения документов система должна выполнять их автоматический отбор (изъятие) (например, посредством размещения во временном информационном массиве). Решение о дальнейшем хранении этих документов или их уничтожении принимается уполномоченным органом (должностным лицом) в соответствии с установленными правилами.