Требования к языку и стилю служебных документов

1. Документ должен быть написан грамотным и литератур­ным языком, доступным пониманию каждого. Сложные предложе­ния заменяют простыми. Причастные и деепричастные обороты не употребляют.

Достичь ясности в изложении помогают тщательный подбор слов, правильная композиционная структура текста, продуманность формулировок.

2.В предложениях применяют прямой порядок слов (подле­жащее − сказуемое − дополнение после управляющего слова).

Вводные слова ставят в начале предложения, обстоя­тельственные слова ближе к слову, к которому они относятся.

Прямой порядок слов в предложении означает сказуемое следует за подлежащим, определение стоит перед определяемым словом. Но в тех случаях, когда смысловая нагрузка падает на действие, используется обратный порядок слов. Например:

Повысить дисциплину помог переход на хозяйственный расчет.

Если поводом для создания какого-либо документа послужил ДРУГОИ документ или доказательством служат сведения из другого документа, в тексте приводятся полные его данные, т.е. указываются вид документа, наименование организации-автора, дата документа, регистрационный номер документа и заголовок к тексту. Например:

В соответствии с приказом Федеральной архивной службы России от 11.12.97 № 401 «Об организации учета особо ценных документов...».

3. Не рекомендуется в ОРД использовать отглагольные су­ществительные (командирование, оповещение). Исключать такие слова как «несогласование», «некомандирование», «недополуче­ние». И т.п.

4. Не употреблять иностранных слов. Например: конвен­ция – условие, репрезентовать – представить, маржинальный – предельный, промышленная индустрия, полное фиаско.

5. Не удлинять искусственно сказуемое: внедрить – осуществить внедрение; наградить – провести награждение; оформить — провести оформление.

6. Избегать в деловых письмах слов паразитов («так ска­зать», «просьба не отказать»), а также слов, не вносящих в смысл фразы ничего нового.

7. Тексты документов пишут от 1-го или 3-го лица. От 1-го лица готовят распорядительные документы (приказы, ука­зания, распоряжения), в которых используют следующие кон­струкции повелительного характера – приказываю, обязываю, предлагаю. От 1-го лица пишут документы граждане и сотрудни­ки предприятия (заявления, записки, письма и т.д.).

Остальные документы пишут от 1-го лица множественного числа или от 3-го лица единственного числа («просим разрешить», «правление постановляет», «считаем необходимым»).

 

 

 

ПРАКТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ

Цель заданий:

− освоить основные термины и определения дисциплины;

− изучить историю отечественного делопроизводства;

− приобрести навыки работы с нормативно-методической базой делопроизводства.

Задание первое

 

Ответьте на теоретические вопросы с использованием Internet, информационно-справочной системы «Консультант+» и учебной литературы  (таблица 1).

 

Таблица 1 – Теоретические вопросы

 

Номер варианта	Вопрос	Литература
1	2	3
01	Основные понятия и определения дисциплины «Делопроизводство и корреспонденция». В каких законодательных документах раскрываются термины и определения по делопроизводству?	[3, 7]
02	Назначение и классификация документов, их функции. Приведите примеры различных классов документов	[1−4]
03	Делопроизводство в древнерусском государстве и в период феодальной раздробленности. Приведите примеры используемых документов	[3]
04	Приказное делопроизводство. Каковы характерные особенности и принцип организации делопроизводства в данный период? Приведите примеры используемых документов	[3]
05	Коллежское делопроизводство. Каковы характерные особенности и принцип организации делопроизводства в данный период? Приведите примеры используемых документов	[3]
Продолжение таблицы 1
1	2	3
06	Министерское делопроизводство. Каковы характерные особенности и принцип организации делопроизводства в данный период? Приведите примеры используемых документов	[3]
07	Советское делопроизводство в XX в. Каковы характерные особенности делопроизводства в данный период? Приведите примеры используемых документов	[3]
08	Современная организация делопроизводства в России	[3, 4]
09	Нормативно-методическая база делопроизводства в России	[3, 4]
10	Унификация и стандартизация управленческих документов	[3, 4]
11	Системы документации: характеристика, примеры	[3, 4]
12	Возникновение письменности и появление первых документов в России и других странах	[3]
13	ЕГСДОУ. Основные принципы и направления развития	[3, 4]
14	Разновидности и особенности официально-делового стиля документов	[3, 4]
15	Некоторые лексические особенности языка и стиля служебных документов	[3, 4]
16	Требования к языку и стилю служебных документов	[3, 4]
17	Типичные ошибки в языке и стиле деловой документации: структурные, морфологические, технические	[3, 4]
18	Корректорская правка служебных документов	[3, 4]
19	Язык и стиль служебных документов	[3, 4]

Задание второе

Используя информационно-справочную базу «Консультант+», Internet и другие источники, найдите типовые формы документов и заполните их (таблица 2).

 

 

Таблица 2 – Типовые формы документов

 

Номер  варианта	Документы
01	приказ о направлении работника в командировку
02	приказ о переводе вас на другую работу
03	приказ о поощрении бухгалтера И.В. Ивановой
05	приказ о предоставлении вам отпуска
06	приказ о приеме вас на работу бухгалтером
07	приказ директора производственного кооператива «Заря» о направлении вас в командировку
08	приказ о прекращении трудового договора
09	приказ о проведении инвентаризации
10	приказ о вашем увольнении в связи ликвидацией предприятия
11	приказ об освобождении вас от работы в фирме «Орбита» в связи с переездом на новое местожительство
12	приказ о вашем поощрении
13	акт о приемке работ по трудовому контракту
14	акт о приемке выполненных работ
15	акт инвентаризации наличных денежных средств
16	акт о возврате денежных сумм покупателям по неиспользованным кассовым чекам
17	акт о приемке товара, поступившего без счета поставщика
19	акт приема-сдачи выполненных работ
20	штатное расписание

Примерный перечень вопросов для получения допуска к

 лабораторной работе