Делопроизводство – отрасль человеческой деятельности по разработке и оформлению официальных документов, организации их движения, учета и хранения

Лекция 1

Введение в предмет и задача курса

Наряду с термином «делопроизводство» сейчас широко используется понятие «документационное обеспечение управления» («ДОУ»).

Делопроизводство в России прошло ряд этапов своего становления. Уже в Х веке в Древнерусском государстве была определенная культура подготовки документов (об этом свидетельствуют памятники письменности, дошедшие до нас (договоры с Византией, купчие грамоты и т.п.)).

Слово «дело» в значении собрания документов употреблялось уже в середине XVI века.

1. начало XVII в. – ПРИКАЗНОЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО

от слова «приказ», которым в товарооборот время именовались органы государственной власти.

2. середина XVII в. (при Петре I) было введено КОЛЛЕЖСКОЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО

Коллегии – центральные учреждения, ведавшие отдельными отраслями государственного управления.

На этом этапе развития делопроизводства введено:

§ Канцелярия

§ Секретарь

§ Журнальная форма регистрации документов.

3. начало XIX в. – ИСПОЛНИТЕЛЬНОЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО.

На этом этапе коллегии были преобразованы в министерства и введены:

§ Бланки служебных документов

§ Архивы для хранения дел

§ Механизация конторского труда

4. В годы советской власти – ЦЕНТРАЛИЗОВАННОЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО (государственное).

На этом этапе были введены:

Единый порядок документирования

Стандартные требования к форме, структуре и составу документов (реквизиты, 1973 г. – ЕГСД).

5. СОВРЕМЕННОЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО в России развивается с учетом массовой компьютеризации (различные программы: 1С бухгалтерия, кадры, предприятие).

ЗАДАЧА КУРСА:

Управление организацией неизбежно требует создания многих видов управленческих документов, без которых невозможно решать задачи планирования, финансирования, кадрового обеспечения деятельности организации и т.п.

Например, коллегиальная деятельность документируется с помощью протокола, распорядительная – с помощью приказов, распоряжений, работа ревизионных комиссий – с помощью актов, производственно-хозяйственная деятельность – с помощью договоров, контрактов, коммерческой переписки и т.д.

От правильности заполнения документов, от зафиксированной на материальном носителе информации с реквизитами зависит решение хозяйственных споров с партнерами, рассмотрение трудовых конфликтов и т.п. Документы служат доказательством того или иного факта.

Также многие виды управленческих документов предприятие обязано предъявлять при проверках со стороны налоговой инспекции, при ревизиях.

Документ, составленный без соблюдения правил оформления, может быть признан недействительным.

Кроме того, все негосударственные объединения (корпорации, ассоциации, АО, общественные объединения, профсоюзы, политические партии и т.п.) являются негосударственной частью Архивного фонда РФ.

Архивный фонд

Государственная часть Негосударственная часть

Собственники документов негосударственной части Архивного фонда РФ должны представлять сведения о своих фондах и документах органам и учреждениям Федеральной архивной службы, чтобы они вели государственный учет этих документов. Также они должны обеспечивать постоянное хранение документов. Для этого на базе предприятия или организации должны быть созданы архивы (или структурные подразделения должны хранить их у себя).

При смене собственника предприятие (организация) должно подать в архивный фонд сведения о новом владельце или месте дальнейшего хранения документов.

При ликвидации предприятия (организации) должна осуществляться передача документов в собственность государства (т.е. в государственный архив на постоянное хранение).

Документы не могут быть уничтожены без ведома органов или учреждений архивной службы.

Знание вопросов современного документирования управленческой деятельности и организации работы с документами должно помочь работать без внешних (с государственными органами и партнерами) и внутренних (с подчиненными) конфликтов. А если конфликты возникают, товарооборот документация (правильно организованный документооборот) поможет их быстро устранить.

Таким образом, задача курса – рассмотреть и ознакомиться с современными правилами и нормами (стандартами) современного отечественного делопроизводства.