Формуляр-образец расположения реквизитов на бланке документа

Классификация ОРД

Унифицированная система ОРД

Виды бланков.

Формуляр-образец расположения реквизитов на бланке документа

Классификация ОРД

Унифицированная система ОРД

Применяемая технология занятия: последовательное изложение материала с последующим закреплением знаний контрольным опросом и корректировкой ответов.

Основные термины: реквизит, унификация информации, бланк документа

Практическое применение: подготовка документов в соответствии с унифицированными требованиями стандарта с целью ускорения поиска информации при подготовке управленческих решений

Самостоятельная работа: закрепление знаний по расположению и исполнению реквизитов

Вопросы контрольного закрепления темы.

1. Что унифицированная система ОРД?

2. По каким признакам ведётся классификация ОРД?

3. Что такое реквизит?

4. Что представляет собой «Формуляр-образец» расположения реквизитов?

5. Комплекс реквизитов устанавливающих юридическую силу документов?

6. Что такое бланк документа?

8. Какие реквизиты обязательны для всех документов?

Библиография

1. Березина Н.М. и др. Современное делопроизводство.-СПб.:Питер, 2004. Гл. 2

2. Павлюк Л.В. и др. Справочник по делопроизводству архивному делу и основам работы на компьютере (8-е изд.).- СПб.: Изд.дом ГЕРДА,-2003. Гл. 3.1

При оформлении документов соблюдают унификацию документов для достижения быстрого поиска информации. Направлением унификации является составление трафаретных текстов при составлении реквизитов бланка. Часть реквизитов печатают типографским способом (постоянные), а часть переменных на свободных местах, оставленных под них. Трафаретные виды (тексты) документов утверждаются предприятием в виде сборника. Существуют унифицированные формы наиболее часто употребляемых документов. Они приводятся в программах в форме электронных таблиц. К таким документам относятся приказы по личному составу, справки, доверенности акты и т.п. В случае отсутствия электронных форм предприятие может использовать стандартный формуляр-образец расположения реквизитов при подготовке документа индивидуальным способом.

Управление предприятием осуществляется с помощью ОРД. В них заложена информация, являющаяся исходной базой для принятия управленческих решений. Основные её функции:

Ø Планирование;

Ø Организационно-распорядительная деятельность;

Ø Учёт;

Ø Отчётность;

Ø Финансирование.

Одновременно с развитием работ по унификации и стандартизации начались работы по классификации и кодированию технико-экономической и социальной ин­формации. Созданная в настоящее время система клас­сификаторов является языком формализованного опи­сания данных, используемых в процессах управления. Для делопроизводственных служб особое значение имеет Общероссийский классификатор управленческой доку­ментации (ОКУД), который представляет собой номен­клатуру унифицированных систем документации и уни­фицированных формдокументов. Классификатор со­держит наименование видов документов и их коды, ко­торые являются идентификаторами форм документов и обязательно составляются в бланках. В состав унифи­цированных управленческих документов входят следу­ющие системы документации.

Унифицированная система банковской документации:

· платежная документация по безналичным расчетам через банки;

· документации по кредитным операциям банков;

· документация по контролю за расходованием средств на оплату труда и выплаты социально-трудовых ресурсов;

· документация по операциям банков, связанная с международными расчетами;

· выходная документация банков;

· документация по безналичным расчетам через бан­ки — внутрибанковские формы документов;

· документация по эмиссионно-кассовым и бюджетным операциям банков — внутрибанковские формы документов;

· документация по контролю за расходованием средств на оплату труда и социально-трудовых выплат.

Унифицированная система финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных уч­реждений и организаций:

· финансовая документация;

· отчетная бухгалтерская документация, бюджетных учреждений и организаций;

· учетная бухгалтерская документация.

Унифицированная система отчетно-статистической документации:

· документация по статистике национальных счетов и экономических балансов;

· документация по статистике научно-технического потенциала и инновационного прогресса;

· документация по статистике труда;

· документация по статистике финансов;

· документация по социальной статистике;

· документация по статистике промышленности;

· документация по статистике сельского хозяйства и заготовок сельскохозяйственной продукции;

· документация по статистике капитального строительства;

· документация по статистике внешнеэкономических связей;

· документация по статистике потребительского рын­ка и его инфраструктуры.

Унифицированная Система учетной и отчетной бух­галтерской документации предприятий:

· отчетная бухгалтерская документация;

· регистры бухгалтерского учета.

Первичная учетная документация.

Унифицированная система документации по труду:

· документация по состоянию рынка труда;

· документация по трудовым отношениям;

· документация по повышению квалификации работ­ников органов по труду;

· документация по охране труда;

· документация по минимальным потребительским бюджетам;

· документация по обращениям в органы по труду.

Начало работы предприятия и вступление в должность нового руководителя сопровождается целым рядом приказов:

· Об установлении функции управления колледжем

· Об утверждении штатного расписания и установлении должностных окладов

· О разграничении полномочий работников предприятия

· О материальной ответственности работников

· О возмещении расходов работникам

· Об организации защиты коммерческой тайны

· О документационном обеспечении управления колледжем

· О предоставлении права подписи на документах

· О разграничении полномочий работников предприятия

Дополнительно подготавливаются приложения к приказу о документационном обеспечении в виде перечня:

· Типовых сроков исполнения документов службами колледжа

· Документов, на которые ставится гербовая печать

· Документов входящих, но не подлежащих регистрации в журналах регистрации

· Документов, подлежащих Утверждению директором колледжа

Форматы, размеры полей документов, входящих в унифицированную систему, расположение зон документа показывает формуляр-образец (расположения реквизитов на бланке).

3.1. Общие требования.

Формуляр образец разработан в ГОСТ Р 6.30-2003

Настоящий стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), - постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др. (далее - документы), включенные в ОК 011-93 "Общероссийский классификатор управленческой документации" (ОКУД) (класс 0200000).

Настоящий стандарт устанавливает: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Требования настоящего стандарта являются рекомендуемыми. Схемы расположения реквизитов документов приведены ниже: