Документация

Способы исправления в учетных записях.

Учетные регистры на предприятии.

Документация.

Лекция 3. Тема № 3. Первичное наблюдение, документация, учетные регистры. (2час.)

План темы:

Документацией называется способ первичного отражения (регистрации) хозяйственных операций в специальных документах учета, являющихся основанием для бухгалтерских записей.

Документ - материальный носитель информации, предназначенный для ее об­работки и передачи во времени и пространстве. Бухгалтерский документ - это пись­менное свидетельство (доказательство) факта совершения хозяйственной операции.

Все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет (п. 1 ст. 9 Закона о бухгалтерском учете).

Таким образом, первичный учетный документ является основой системы бух­галтерского учета. Документальное оформление хозяйственных операций позволяет бухгалтерской службе вести предварительный, текущий и последующий контроль за движением имущества, состоянием расчетно-платежной дисциплины, отчетностью материально ответственных лиц и т. д. Для обеспечения достоверности и точности учета, предварительного и последующего контроля за хозяйственными операциями документация должна отвечать следующим требованиям:

- своевременное, точное и обоснованное отражение в документах всех учи­тываемых объектов;

- простота регистрации и обработки первичной информации, приспособ­ленность носителей первичной информации к способам ее последующей обработки;

- рациональная организация и минимальные затраты на ведение первичного учета.

Документы должны быть составлены своевременно, как правило, в момент со­вершения хозяйственной операции, а если это не представляется возможным - непо­средственно по ее окончании. Несвоевременное оформление произведенных опера­ций запутывает бухучет и негативно сказывается на расчетах с бюджетом. Своевре­менное и качественное оформление первичных учетных документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных обеспечивают лица, составившие и подписавшие эти документы.

Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утвер­ждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером. Докумен­ты, которыми оформляют хозяйственные операции с денежными средствами, подпи­сывают руководитель предприятия и главный бухгалтер (или уполномоченные ими па то лица).

К организационно-распорядительным документам относятся приказы, распоря­жения, указания, доверенности и т. п. Эти документы содержат распоряжение, раз­решение, поручение либо право на проведение хозяйственной операции. Информа­ция, содержащаяся в этих документах, не заносится в учетные регистры, так как в них не отражается сам факт совершения операции.

К оправдательным {исполнительным) документам относятся накладные, требо­вания, приходные ордера, акты приемки и т. п. Оправдательные документы состав­ляются в момент совершения операции, отражая ее исполнение, и представляют со­бой источник первичной учетной информации. Информация, содержащаяся в оправ­дательных документах, заносится в учетные регистры.

Существует целый ряд документов, сочетающих в себе разрешительный и оп­равдательный характер, такие документы относят к комбинированным. Комбиниро­ванный документ одновременно подтверждает распоряжение о выполнении какой-либо операции, удостоверяет ее выполнение и содержит указание о порядке отраже­ния этой операции на счетах бухгалтерского учета. Сочетание в одном документе признаков нескольких видов документов сокращает количество документов и упро­щает их учетную обработку. К комбинированным документам относятся расходный кассовый ордер, авансовый отчет, лимитно-заборная карта и др.

Документы учетного {бухгалтерского) оформления создаются бухгалтером для подготовки и оправдания учетных записей, не имеющих других документальных подтверждений. Такие документы составляют на основании ранее оформленных рас­порядительных и оправдательных документов, данных бухгалтерского учета, дейст­вующих указаний. Это различные расчеты и справки, выполняющие вспомогатель­ную роль, их составляют для наглядного подтверждения выполненных записей (справка-расчет о начислении амортизации, о распределении прибыли предприятия; справка на сторнирование ошибочно сделанной записи и др.). Информацию из таких документов также заносят в учетные регистры.