Организация приема посетителей

Организация и проведение деловых встреч

Деловые встречи представляют собой целенаправленный вид общения с целью выработки решений на основе анализа идей и высказываний их участников. К ним относятся совещание, заседание, деловые беседы и переговоры.

Руководители и специалисты тратят на деловые встречи 20-30 % своего рабочего времени. Однако, как свидетельствует опыт, сегодня деловые встречи не всегда приносят ожидаемый эффект из-за неправильной их организации и технологии проведения (неподготовленность, большое количество участников, необоснованная продолжительность докладов, неудовлетворительное оформление решений и т.п.).

В чем же состоит содержание рациональной организации и проведения деловых встреч. Организация содержит разработку плана встреч, отбор участников, выбор места и времени его проведение. Проведение деловой встречи предусматривает определение стиля ее проведение и продолжительность.

План деловых встреч должен разрабатываться на определенный период (месяц, квартал, год), согласовываться со всеми заинтересованными службами и должностными лицами, утверждаться руководителем и направляться во все подразделы. Уже одна эта операция позволяет упорядочить частоту заседаний, их продолжительность, а также снимает проблему немедленного созыва и неосведомленности участников. Конечно, совещания могут созывать и внезапно, но их количество должно быть очень небольшим. Кроме этого, план должен содержать перечень вопросов, которые необходимо обсудить в процессе самой встречи. При подготовке встречи необходимо внимательно определить качественный и количественный состав ее участников. К участию в совещании, например, должны привлекаться лица, наиболее компетентные в ее теме. Это не обязательно должны быть высокопоставленные руководители. Вместо них могут быть приглашенные специалисты, которые отвечают за определенный участок работы, и этим не унижается авторитет руководителя. Наоборот, современный стиль руководства состоит в том, чтобы руководитель окружал себя квалифицированными специалистами, способными брать на себя ответственность за решение в рамках своей компетенции.

При подготовке деловой встречи важно за 2-5 дней до ее начала сообщить участникам о повестке дня, темах докладов, распространить список выступающих путем объявления по телефону или другим способом. Это позволяет сэкономить много времени самой встречи.

На приемах посетителей руководитель имеет возможность получать ценную информацию о самих посетителях и о состоянии дел на тех участках, где они работают. Кроме того, прием посетителей по личным вопросам отображает выполнение руководителем социальной роли организации или предприятия, которую он олицетворяет.

При решении вопросов организации приема посетителей необходимо помнить одно важное правило: время посетителя не менее ценно, чем время работника аппарата управления. Соблюдению этого правила оказывают содействие:

- установление определенных дней и часов приема посетителей по служебным и личным вопросам;

- информирование посетителей.

Прием посетителей по служебных вопросов нужно установить на протяжении всей рабочей недели в определенные часы, например, после обеденного перерыва. Время для приема посетителей по личным вопросам лучше определить в конкретные дни недели, разделив эти обязанности между заместителями. Делать это лучше также во второй половине дня.

В усовершенствовании практики приема посетителей важную роль сыграет их информационное обслуживание. Посетители должны четко знать, к кому они должны обращаться по определенным вопросам.

Менеджмент рекомендует использование следующих правил во время приема посетителей:

- создайте с самого начала встречи условия, которые бы побуждали к продолжительной беседе;

- уточните тему разговора перед его началом;

- задавайте вопросы в такой форме, чтобы они не выводили из равновесия собеседника;

- предоставляйте возможность высказываться всем участникам разговора;

- сформулируйте результаты разговора в присутствия собеседника.