Система КАДРОВой ДОКУМЕНТАЦИи

ТЕМА 8

Список

— это документ, содержащий перечисление лиц, предме­тов, объектов в определенном порядке.

Списки составляются в целях регистрации или информирования и по тем же правилам, что и перечни, но, как правило, не нуждаются в утверждении.

Текст списка, как правило, излагается в табличной форме. Спи­сок подписывается должностным лицом, составившим его, а при необходимости - руководителем организации.

Контрольные вопросы:

1. Каково назначение справочно-информационных документов в управленческой деятельности предприятия?

2. Какие документы составляют систему справочно-информационной документации?

3. Какими документами доводится до руководства информация о положении дел в организации?

4. Каковы особенности системы справочно-информационной документации?

План:

8.1. Определение, назначение и структура кадровой документации

8.2. Законодательная и нормативная кадровая документация

8.3. Организационно-правовая кадровая документация

8.4. Распорядительная кадровая документация

8.5. Справочно-информационная кадровая документация

8.6. Персональная документация

8.7. Личное дело сотрудника

8.1. ОПРЕДЕЛЕНИЕ, НАЗНАЧЕНИЕ И СТРУКТУРА

КАДРОВОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ

Управление персоналом предполагает выполнение комплекса функций, связанных с про­гнозированием и планированием трудовых ресурсов, подбором и расстановкой кадров, ор­ганизацией и координацией их работы, контролем за ходом ее выполнения.

В соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации управление персоналом основывается на социаль­ном партнерстве, под которым понимается система трудовых отношений, направленных на обеспечение согласованности интересов работников и работодателей. Соглашение между работником и работодателем предусматривает личное выполнение работником за плату трудовой функции, соблюдение им правил внутреннего трудового распорядка при обеспечении работодателем условий труда, предусмотренных трудовым законодательством, коллективным договором, соглашениями, трудовым договором.

С учетом предмета регулируемых правоотношений под персональными данными работника в Трудовом кодексе понимается информация, необходимая работодателю в связи с трудовыми отношениями и касающаяся конкретного работника. Это определение персональных данных логично входит составной частью в аналогичное, но более широкое понятие, сформулированное в действующем Федеральном законе «Об информации, информатизации и защите информации». В соответствии с законом информация о гражданах (персональные данные) - это сведения о фактах, событиях и обстоятельствах жизни граждан, позволяющие идентифицировать его личность. Комплексы персональных данных, которые являются объектом изучения, обработки, использования и хранения в кадровых службах организационных структур всех типов, формируются в процессе реализации функций управления персоналом.

К персональным данным мы относим: все биографические сведения гражданина, его образование, специальность, занимаемую должность, наличие судимостей, адрес места жительства, домашний телефон, состав семьи, место работы или учебы членов семьи и родственников, характер взаимоотношений в семье, размер заработной платы, содержание трудового договора (контракта), состав декларируемых сведений о наличии материальных ценностей, содержание декларации, подаваемой в налоговую инспекцию, и т.п. Следует напомнить, что эти данные могут использоваться не только при реализации трудовых правоотношений, но и возникать, обрабатываться в ходе других событий - при обретении гражданином права на получение персональных документов (паспорта, диплома, аттестата), в медицинской практике, решении жилищных вопросов, регистрации актов гражданского состояния и многих других.

Персональные данные всегда документируются.

Например, в кадровой службе организа­ции они содержатся в:

· документации, связанной с подбором персонала;

· документации, сопровождающей процесс оформления трудовых правоотношений гра­жданина (при решении вопросов о приеме на работу, переводе, увольнении и т.п.);

· документации по анкетированию, тестированию, проведению собеседований с канди­датами на должность;

· коллективных и трудовых договорах, соглашениях, устанавливающих трудовые взаи­моотношения сторон;

· подлинниках и копиях приказов но личному составу;

· документации личных дел, трудовых книжках сотрудников;

· делах кадровой службы, содержащих документы по планированию и организации ра­боты службы;

· делах, содержащих основания к приказам по личному составу;

· делах, содержащих материалы по повышению квалификации и переподготовке со­трудников, их аттестации, служебным расследованиям;

· справочно-информационном банке данных (учетном аппарате) по персоналу - карто­теках, журналах, базах данных и др.;

· подлинниках и копиях отчетных, аналитических и справочных материалов, передавае­мых руководству организации, руководителям структурных подразделений и служб;

· копиях отчетов, направляемых в государственные органы статистики, налоговые ин­спекции, вышестоящие органы управления, муниципальные и другие учреждения.

Любые персональные данные относятся к конфиденциальной информации, т.е. инфор­мации строго ограниченного и регламентированного доступа. В любых организационных структурах эта информация составляет служебную или профессиональную тайну. Хотя, учитывая массовость и единое место обработки и хранения кадровой документации, соот­ветствующий гриф ограничения доступа на них не ставится. Режим конфиденциальности персональных данных снимается в случаях обезличивания этих данных или по истечении 75 лет срока их хранения, если иное не определено законом.

Исправление и дополнение персональных данных работника могут осуществлять рабо­тодатели по своей инициативе при условии документального подтверждения достоверности новых данных.

Держатель персональных данных, его представители и потребители данных, виновные в нарушении порядка получения, обработки и защиты персональных данных работника, не­сут дисциплинарную, административную, гражданско-правовую или уголовную ответст­венность в соответствии с федеральными законами.

Персональные данные образуют обширные и объемные комплексы документов, состав­ляющие в совокупности достаточно автономную информационно-документационную сис­тему, обеспечивающую потребности держателя и потребителей персональных данных ра­ботников организации. Указанные комплексы документации имеют не только текущее, опе­ративное значение при реализации кадровых функций, но и являются ценным социологиче­ским, биографическим и археографическим источником для исторического исследования и обобщения сложных социальных процессов, протекающих в России.

Кадровая система документации включает в себя следующие связан­ные информационным единством комплексы (подсистемы, группы) документов:

· законодательные акты, нормативную и нормативно-справочную документацию;

· плановую документацию;

· организационно-правовую документацию;

· персональную документацию;

· договорную документацию;

· распорядительную документацию;

· учетную кадровую документацию;

· документацию по учету использования рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда;

· отчетную и отчетно-справочную документацию.

Отдельные комплексы документов в крупных организациях обычно имеют целевую при­надлежность различным структурным подразделениям - не только службе персонала. Это объясняется исторически сложившимся распределением между ними типовых направлений (функций) ведения кадровой работы. Такое деление функций и соответствующей докумен­тации характерно для традиционной (ручной, делопроизводственной) системы обработки документной информации.

Так, юридический отдел (юрисконсульт) систематизирует и контролирует исполнение законодательных актов, нормативной документации по труду и социальным вопросам. Пла­новой и отчетной документацией по труду и кадрам занимаются плановые (планово-эконо­мические, планово-финансовые и другие подобные) отделы и управления. В бухгалтерии обрабатывается учетная и отчетная бухгалтерская документация по учету рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда.

Наиболее обширные по составу видов, информационному содержанию, форме и объе­мам комплексы организационной и распорядительной документации, персональной, дого­ворной, первичной учетной и отчетно-справочной документации обеспечивают работу от­делов (управлений) кадров.