2014-02-09
2376
Заголовок дела является важнейшим элементом номенклатуры. Основные требования к его составлению — четко и в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Заголовок должен быть конкретным и исключать различные толкования. Необходимо избегать неконкретных формулировок — «разные документы», «общая переписка» и т.д. Заголовок дела формулируется на основе элементов, располагаемых в следующей последовательности:
· название документа (приказы, протоколы и т. д.), наименование рода заводимого дела (переписка, документы, дело);
· автор документа (название организации, структурного подразделения);
· корреспондент (название организации, которой адресуются и от которой получают документы);
· вопрос или краткое содержание документов дела;,
· название местности (территории), с которой связано содержание документов дела;
· даты (период), к которым относятся документы дела;
· указание на копийность дела.
Состав элементов заголовка определяется характером документов, помещенных в деле.
Название документа в заголовке дела указывается в единственном или множественном числе (при группировке в деле документов одного названия), например:
«Журнал учета выдачи дипломов»
«Протоколы собраний акционеров предприятия»
«Сводки по контролю исполнения документов».
При наличии в деле документов нескольких названий они перечисляются в заголовке, например:
«Отзывы и заключения на научные работы, присланные в...»
«Протоколы и стенограммы заседаний Ученого совета...».
Если документы разных названий (более двух-трех) относятся к одному вопросу и не связаны последовательностью делопроизводства, то при формулировании заголовка дела используется термин «документы». В этом случае в конце заголовка в скобках перечисляются названия документов, из которых будет формироваться дело, например:
«Документы, подготовленные по заданию органов государственного управления (справки, обзоры, аннотации, информации и др.)»
«Документы, представляемые в судебные органы и милицию по уголовным и гражданским делам (акты, докладные записки, справки, характеристики)».
Термин «документы» может использоваться также в заголовках дел, содержащих приложения к какому-либо документу.
Заголовки судебных, следственных, личных (персональных), арбитражных и других дел, связанных между собой последовательностью разрешения одного вопроса, формулируются с использованием термина «дело»:
«Личные дела учебно-вспомогательного и административно-управленческого персонала».
Термин «переписка» используется в заголовках дел, формирующих корреспонденцию с одной или несколькими организациями:
«Переписка с заказчиками о сроках поставки продукции».
Для документов, создаваемых в организации, автор документа — название организации (структурного подразделения) — указывается кратко или приводится его общее видовое название:
«Протоколы заседания Совета директоров».
При указании в заголовке корреспондента используется конкретное наименование организации или обобщенное видовое название без конкретного перечисления:
«Переписка с Росархивом о...»
«Переписка с международными организациями о научном сотрудничестве».
Если документы касаются переписки с разнородными корреспондентами по одному вопросу, то корреспонденты не указываются:
«Переписка по научно-организационным вопросам».
Если документы относятся к корреспонденции одной административно-территориальной единицы (населенного пункта), то в заголовке дела указывается ее (его) название:
«Переписка с производственным объединением «Алмаз» (г. Орел) о выполнении договора по поставкам продукции».
Если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, то их конкретные названия в заголовке дела не указываются, а дается общее название:
«Переписка с организациями Объединения архивов Москвы о проведении научно-практической конференции».
В заголовке дела может указываться временной период, к которому относится содержание документа:
«Приказы по основной деятельности за 2003 г.».
В заголовке дел, содержащих плановую, отчетную документацию, указываются не только год, но и месяц, квартал:
«Бизнес-планы филиалов на 1998 г.»
«Сводный баланс доходов и расходов за 1 996 г.».
Если в деле группируются статистические формы, заполняемые в организации, то в заголовке указывается ее номер (шифр):
«Отчеты предприятий по поставкам госзаказа (формы 1 -ПС)».
В заголовках дела при необходимости дается указание на копийность документов:
«Приказы ректора по комплектованию и изменению личного состава студентов. Копии.».
Если дело состоит из нескольких частей или томов, то составляется общий заголовок дела и при необходимости в заголовки томов могут вноситься уточнения.
