Расчеты с подотчетными лицами возникают по суммам денежных средств, выданных работникам предприятия на хозяйственные, командировочные, представительские расходы, на оплату поставщикам за продукцию (работы, услуги) и др. Их учет осуществляется на счете 71 "Расчеты с подотчетными лицами".
Аудит таких расчетов может быть организован в два этапа. На первом этапе выполняется подтверждение целесообразности расходов, произведенных подотчетными лицами, правильности их оформления и отражения на счетах бухгалтерского учета. На втором осуществляется проверка правильности организации аналитического учета расчетов с подотчетными лицами.
В процессе реализации первого этапа проверки на основе сделанного ранее вывода об эффективности систем внутреннего контроля и бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами аудиторы принимают решение о методе проверки: сплошной или выборочный. В случае методом сплошной проверки авансовых отчетов аудиторы устанавливают суммы, выдаваемые отдельным сотрудникам в подотчет, назначение и фактическое использование авансов, наличие приказов о направлении работников в командировки, правильность оформления и своевременность представления авансовых отчетов, наличие по ним оправдательных документов, сроки возврата в кассу неиспользованных сумм, правильность составления корреспонденции счетов по операциям с подотчетными лицами. В результате могут быть выявлены факты оплаты командировочных расходов (суточных, оплаты проезда и проживания в местах командировки) сверх установленных норм. Суммы превышения установленных норм, не подтвержденные документально, подлежат включению в совокупный доход работника и обложению налогом на доходы физических лиц. Эти суммы не уменьшают налогооблагаемую прибыль предприятия, а уплаченный по ним НДС не относится к налоговым вычетам. Покрываются за счет собственных средств предприятия также расходы по компенсации своим работникам стоимости проездных билетов городского и пригородного транспорта, по подписке на газеты и журналы для личного пользования (оформленной на домашний адрес) и т. п.
Обоснованность произведенных через подотчетное лицо представительских расходов должна подтверждаться наличием оправдательных документов: приказа о назначении лица, ответственного за проведение мероприятия; программы встречи с представителями другого предприятия; смет расходов, утвержденной руководителем; акта с приложенными документ ми, подтверждающими расходы; списка участников встречи и др.
При проверке правильности корреспонденции счетов по изучаемым хозяйственным операциям важно исследовать также сторнировочные и другие исправительные записи, за которыми могут скрываться отдельные ошибки. Для этого кредитовые обороты по счету "Расчеты с подотчетными лицами" сверяют с суммами дебетовых oборотов по счетам учета материальных ценностей (10 "Материалы", 15 "Заготовление и приобретение материальных ценностей" и др.), затрат (20 "Основное производство", 26 "Общехозяйственные расходы" и др.), денежных средств (50 "Касса") и расчетов (60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками",76"Расчеты с разными дебиторами и кредиторами" и др.). Дебетовые оборот по счету 71 "Расчеты с подотчетными лицами" сверяют с суммами по кредиту счета 50 "Касса".
Проверяя организацию аналитического учета расчетов с подотчетными лицами, аудиторы должны учитывать, что сроки, на которые выдаются денежные средства в подотчет устанавливаются приказом руководителя предприятия и фиксируются в положении об учетной политике. Для контроля за сохранностью имущества предприятия целесообразно также; отдельным приказом определить состав должностных лиц, которым разрешено получать наличные денежные средства на хозяйственные и представительские расходы.
Достоверность записей по данному разделу учета подтверждается по итогам взаимной сверки сумм сальдо и оборотов по подотчетным лицам в аналитическом учете с суммами сальдо и оборотов по счету 71 "Расчеты с подотчетными лицами".
Как свидетельствует аудиторская практика, типичными ошибками, которые выявляются в ходе проверки расчетных операций, являются следующие:
- отсутствие договоров на поставку продукции, первичных расчетно-
платежных документов или их неполное оформление:
- ненадлежащее ведение учета (неправильная корреспонденция счетов,
недостоверность аналитического учета, формальное проведение инвентаризаций расчетов и т. п.);
- неправильное оформление и предъявление претензий по договорам;
- несоблюдение порядка выдачи денежных средств в подотчет и возврата неиспользованных сумм (нарушение сроков возврата подотчетных
сумм, выдача в подотчет денежных средств лицам, не отчитавшимся
по ранее полученным авансам и др.);
- отсутствие договора простого товарищества или составление его с нарушениями Гражданского кодекса РФ;
- отсутствие фактического совместного ведения дел, отдельного баланса
по договору простого товарищества;
- имущество, внесенное в качестве вклада по договору простого товарищества, не учитывается товарищами при начислении налога на имущество;
- прибыль, полученная товарищем, включается в налогооблагаемую
прибыль по факту поступления денежных средств, убытки относятся
на расходы от прочих операций.