Тема 1.4. Регистрация документов, контроль
Регистрация документа - запись данных о документе в журнале по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения
При регистрации документ получает свой порядковый номер, под которым он вносится в журнал. Этот номер проставляется на документе. Регистрация необходима:
• для обеспечения сохранности документов;
• для удобства поиска документов;
• для учета и контроля исполнения документов.
Формы регистрации документа:
• централизованная;
• децентрализованная;
• смешанная.
Централизованная система предполагает проведение всех регистрационных операций в одном месте (экспедиции, службе делопроизводства) или одним работником, например секретарем-референтом. Такая система позволяет создать единый справочный центр по документам предприятия и устанавливает единый порядок регистрации.
Децентрализованная система предполагает проведение регистрационных операций в структурных подразделениях (местах составления или исполнения документов).
|
|
Смешанная система предполагает централизованную регистрацию части документов (как правило, наиболее важных), другая же часть регистрируется в структурных подразделениях.
Регистрируемые документы делятся на несколько групп, каждая из которых регистрируется отдельно:
¾ входящие документы
¾ исходящие документы;
¾ внутренние документы;
¾ договоры (контракты) коммерческие;
¾ документы, имевшие гриф ограничения доступа.
Документы могут иметь регистрационные номера, состоящие: из порядкового номера документа с начала года; условного обозначения структурного подразделения или должностного лица; номера дела, в которое будет подшит документ или его копия. Например, регистрационный номер документа № 72/1-5 включает:
• 72 - порядковый номер документа по журналу регистрации;
• 1-5 - номер дела по номенклатуре.
Виды регистрации:
• журнальная;
• карточная;
• компьютерная.'
Журнал регистрация наиболее надежна и рекомендуется при повышенных требованиях к обеспечению сохранности документов. Недостаток -медленный поиск, особенно при больших объемах документов.
Журналы регистрации включают следующие графы:
• номер документа;
• дата документа;
• дата поступления;
• автор документа (внешняя организация-отправитель) - для входящих документов;
• адресат (получатель), - для исходящих документов;
• количество листов документа;
• резолюция;
• исполнитель;
• подпись исполнителя;
• срок исполнения;
• отметка об исполнении.
• номер дела (папки);
• имя файла;
• примечание.
|
|
Карточная регистрация дает возможность регистрационные карточки располагать по различным признакам: хронологическому, авторскому, объектовому, географическому и т. п. Копируя карточки, можно вести картотеки, как в библиотеке, по различным признакам. Поиск более оперативен, чем при журнальной форме. Недостаток - возможны потери карточек.
В качестве граф регистрационной карточки используются те же графы, что и в журнале.
Компьютерная регистрация наиболее удобный и оперативный вид регистрации, т. к. позволяет вести поиск по любому реквизиту документа. Недостаток - возможна потеря информации из-за технических причин (вирусы, сбои в работе ПК). Для этого проводят резервное копирование регистрационных файлов.
Для регистрации документов с помощью персонального компьютера можно использовать те же графы регистрационного журнала.
Контроль исполнения документа. Цель контроля - обеспечение своевременного исполнения наиб важных и срочных документов, которые по поручению руководителя организации поставлены на контроль. Содержим контроля исполнения:
• занесение данных о документах, исполнителях и сроках исполнения в учетные формы;
• установление промежуточных контрольных сроков для напоминания исполнителям;
• извещение исполнителей о сроках и получение информации о ходе исполнения;
• фиксация промежуточных результатов исполнения документов;
• информирование руководства о результатах контроля;
• снятие документов с контроля по указанию руководителя;
• подготовка сводок, сообщений об исполнительской дисциплине на оперативных совещаниях у руководства организации.
Контроль осуществляют:
• руководители;
• заместители руководителя;
• специальные структурные подразделения (инспекции по контролю);
• работники службы делопроизводства;
• секретари-референты.
Сроки исполнения документов делятся:
• на типовые;
• индивидуальные.
Типовые сроки устанавливаются нормативными актами высших органов государственной власти и управления, муниципальными органами, отраслевыми ведомствами.
Индивидуальные сроки устанавливаются руководителем организации. Дата исполнения указывается в резолюции или в тексте распорядительного документа.
Как правило, срок исполнения документов не превышает 10 дней.
Изменение сроков исполнения проводится:
• типовых - введением нового нормативного акта;
• индивидуальных - руководителем, поставившим документ на контроль.
Сроки исполнения считаются:
• для входящих документов - с даты поступления;
• для внутренних и исходящих - с даты подписания или утверждения.
Чтобы не было разночтений в сроках исполнения, используют формулировку в резолюциях и распорядительных документах: "...исполнить до01.09.2004" или "...исполнить к 01.09.2004".
Для ведения контрольных операций в качестве учетных форм используются:
• журналы регистрации;
• персональный компьютер;
• органайзер (планировщик).
Для контроля используются как специальные контрольные журналы, так и обычные журналы регистрации. Если в регистрационном журнале, нет графы о контроле и сроках исполнения, эти данные указывают в графе "Примечание",
Персональный компьютер предоставляет возможность для проведения контрольных операций. В соответствующий день календаря заносится номер документа, взятого на контроль, исполнитель и его телефон, содержание поручения (если необходимо).
В заданном режиме ПК устанавливает промежуточные сроки исполнения и в назначенный день выводит на экран номера документов для проведения по ним контрольных операций. ПК не только будет давать предварительные напоминания контролирующему работнику, но и сможет в случае необходимости передавать их на компьютер исполнителя.
|
|
Контролер проводит в установленные дни предварительную проверку и получает информацию от исполнителей о ходе и результатах исполнения документов. По результатам проверки проводится анализ исполнения документов и в случае существенного отставания, задержки исполнения делается доклад руководителю предприятия для принятия экстренных мер (о результатах исполнения документов делаются сообщения на оперативных совещаниях руководства).
Документ считается исполненным и снимается с контроля руководителем после проведения конкретной работы исполнителем (подготовки ответа, составления проекта договора, проведения деловой встречи и т. п.). Результаты исполнения в краткой форме записываются на самом документе (реквизит "отметка об исполнении документа и направлении его дело"). Кроме того, ставится отметка об исполнении в учетной форме
При небольшом объеме контролируемых документов используют обычный органайзер (планировщик) с календарными датами. Контролирующее лицо записывает окончательный и промежуточные сроки проверки исполнения (вместе с номером документа и фамилией исполнителя) и в соответствующие дни проводит контрольные операции.