Тема Контроль и регулирование в системе менеджмента

Слово контроль, как и власть рождает, прежде всего отрицательные эмоции. Для многих контроль – это принуждение. Поэтому многие менеджеры дают такое определение контроля - это то, что позволяет удерживать работников в определенных рамках. Контроль – это процесс обеспечения и достижения организацией своих целей. Контроль – это процесс наблюдения и регулирования различных видов деятельности с целью облегчения выполнения организационных задач. Эффективность контроля увеличивается если он создается одновременно с процессом стратегического планирования. Следовательно, в широком смысле контроль позволяет осуществлять именно таким образом, как это было запланировано, это постоянное сравнение, что есть с тем, что запланировано и должно быть. Контроль — объективно необходимое слагаемое хозяйственного механизма при любом способе производства. На микроэкономическом уровне, т.е. на уровне управления экономической единицей, различают внешний контроль, осуществляемый внешними по отношению к организации субъектами управления (органы государства, контрагенты по финансово-хозяйственным договорам, потребители, общественность), и внутренний контроль, осуществляемый субъектами самой орга­низации (собственники, администрация, персонал). От эффективности внутреннего контроля зависит эффективность функционирования хозяйствующих субъектов (экономических единиц), а эффективность функционирования хозяйствующих субъектов в совокупности — одно из условий эффективности всего общественного производства. В современных условиях внутренний контроль как управленческая функция должен осуществ­ляться на всех уровнях управления. Система внутреннего контроля должна ориентироваться на: устойчивое положение организации на рынках; признание организации субъектами рынка и общественностью; своевременную адаптацию систем производства и управления организации к динамичной внешней.

На любой стадии процесса управления неизбежны отклонения фактического состояния объекта управления от планируемого. Для своевременной информации о качестве и содержании таких отклонений необходим внутренний контроль.

Внутренний контроль организации — это осуществление субъектами организации таких действий, как: а) определение фактического состояния организации (объекта контроля); б) сравнение фактических данных с планируемыми; в) оценка выявляемых отклонений и степени их влияния на аспекты функционирования организации; г) выявление причин зафиксированных отклонений. Цель внутреннего контроля — информационное обеспечение системы управления для получения возможности принятия эффективных решений.

Цель контроля — информационное обеспечение системы управления для получения возможности принятия эффективных решений.

Сущность контроля состоит в том, что субъект управления осуществляет учет и проверку того, как управляемый объект выполняет его указания.

Особенность контроля — в его двойственной роли в процессе управления организацией. В результате глубокой интеграции контроля и других элементов процесса управления на практике невозможно определить круг деятельности для работника таким образом, чтобы он относился только к какому-либо одному элементу управления без его взаимосвязи и взаимодействия с контролем. Любая управленческая функция обязательно интегрирована с контрольной. Поэтому теоретически рассматривая каждую стадию как отдельный элемент процесса управления, можно допустить, что элемент контроля присутствует на каждой стадии. Для оптимального хода любой из стадий процесса управления над каждой из них необходим контроль.

Требования к контролю

1. Ориентация по результатам. Конечная цель контроля - не сбор информации, не стандарты или выявление проблемы, а решение задач, стоящих перед организацией.

2. Своевременность контроля. Это требование заключается во временном интервале между проведением измерений или оценок, который адекватно соответствует контролируемому явлению.

3. Гибкость контроля. Необходима также, как и гибкость планов, чтобы приспосабливаться к происходящим изменениям. Например, если неожиданно возникает новый фактор издержек, вызванный принятием нового закона, то до тех пор, пока он не будет включен в систему контроля, отслеживать издержки невозможно.

4. Простота контроля.

Как правило, наиболее эффективный контроль - это простейший контроль. Простейшие методы контроля требуют меньших усилий и более экономичны. Кроме того, люди их понимают и поддерживают. Контроль должен соответствовать возможностям людей.

На практике существует три основных типа управленческого контроля: предварительный; текущий; заключительный, итоговый, последующий или обратный.

а) Предварительный контроль. Предварительный контроль (также называемый направляющим контролем) - это такой подход к контролю, который использует ресурсы с системе организационной деятельности как средства контролирования выполнения организационных целей. На предприятиях и в организациях предварительный контроль проводится по отношению к человеческим, материальным и финансовым ресурсам.

1.Предварительный контроль в области человеческих ресурсов заключается в тщательном анализе тех деловых и профессиональных знаний и навыков, которые необходимы для выполнения тех или иных должностных обязанностей и отбора наиболее подготовленных специалистов.

2. В отношении материальных ресурсов проводится обязательный предварительный контроль их использования в соответствии с требованиями установленных стандартов (уровень качества, износостойкость, надежность и другие технические условия), а также обеспечения их запасов в организации (достаточность, чтобы избежать дефицита).

3. Средством предварительного контроля финансовых ресурсов является бюджет организации, который позволяет также осуществить функцию планирования. Бюджеты устанавливают предельные значения затрат структурным подразделениям и организации в целом.

Текущий контроль осуществляется непосредственно в ходе проведения работ.

Он базируется на оценке фактических результатов от проведенной работы, направленной на достижение запланированных или желаемых целей.

Чаще всего объектом текущего контроля выступают подчиненные работники, а сам контроль является прерогативой их непосредственного руководителя.

Текущий контроль осуществляется в двух направлениях:

1.стратегический

2. оперативный

Таким образом, текущий контроль оценивает реализацию внутренних и внешних возможностей организации.

Итоговый контроль связан с оценкой выполнения организацией своих планов и составлением новых.

Он предполагает всесторонний анализ не только конкретных результатов деятельности за истекший период, но и сильных и слабых ее сторон.

Таким образом, заключительный контроль, обычно связан с оценкой выполнения организацией своих решений и результатов практических действий. Данные итогового контроля используются для составления очередных планов

Процедура проведения контроля включает три этапа:

Первый этап - выработка стандартов и критериев,

Второй этап - сопоставление с ними реальных результатов,

Третий этап процесса контроля заключается в получении информации о состоянии и результатах функционирования его объекта,

В постоянно меняющихся условиях современного рынка перед производителями появилась острая необходимость быстро пере­страивать свою производственно-хозяйственную и коммерческую деятельность, трансформируя соответствующим образом и подходы к управлению предприятием. Наибольшим преимуществом в выживании на таком рынке обладают организации с гибким, надежным, адаптивным управлением. Требования к оперативности и надежности управления, и прежде всего к учету, контролю, а также глубине анализа ситуации, оказались настолько высоки, что возросла потребность в создании единого информационного обеспечения функций управления и их интеграции в единую систему. Данное направление в теории и практике внутрифирменного управления получило название контроллинг.

Контроллинг (от англ. control — руководство, регулирование, управление, контроль) — это комплексная систематическая оценка всех сторон деятельности организации (предприятия, фирмы, объдинения), ее подразделений, руководителей и сотрудников с точки зрения качественного достижения намеченных целей, обеспечивающая способность к раннему определению новых возможностей организации, своевременному реагированию на изменения рынка, выявлению возможных рисков и отклонений в ходе проводимых работ и принятию безотлагательных и энергичных предупредительных мер в любой из сфер деятельности. По сути контроллинг — это особая система, объединяющая управленческий учет, планирование, разработку бюджетов, а также анализ и контроль отклонений фактических результатов деятельности от плановых и обеспечивающаяся поддержку принятия оптимальных управленческих решений.

Контроллинг порожден практикой современного менеджмента. Он стал ответом на происходящие изменения внешних и внутренних условий функционирования предприятий и организаций. Эволюция традиционных функций менеджмент в направлении контроллинга отражает основную тенденцию комплексного подхода к управлению.