1. Общие положения.
2. Задачи.
3. Функции.
4. Права.
5. Ответственность.
6. Взаимоотношения.
Документ должен раскрывать:
- цели, задачи и функции бухгалтерской службы;
- организационную структуру бухгалтерии;
- порядок взаимодействия отдельных участков службы;
- порядок взаимодействия бухгалтерии с другими подразделениями компании;
- правила документирования хозяйственных операций;
- организацию документооборота, порядок хранения первичных документов и регистров бухгалтерского учета.
В качестве приложений можно разработать классификаторы и справочники.
В классификаторах объекты учета можно сгруппировать и определить способы их кодирования для однозначной идентификации. Например, можно разработать классификаторы и справочники основных средств, нематериальных активов, мест возникновения затрат, элементов и статей затрат и т.д.
Можно разработать инструкцию по документации и документообороту:
- краткое описание и основные требования к составлению документов, входящих в систему ведения бухгалтерского учета;
- описание главных принципов классификации и группировки объектов учета;
- глоссарий (словарь) с перечнем терминов и их определений, используемых в руководствах по ведению бухучета и должностных инструкциях; глоссарий может быть как отдельным документом, так и приложением к данному положению.
К этой же группе относится график документооборота, устанавливающий порядок движения первичных документов организации (создание или получение от других предприятий, принятие к учету, обработка, передача в архив).
Табель форм документов - это подготовленный в соответствии с действующими на предприятии правилами перечень унифицированных форм документов, разрешенных к применению структурными подразделениями и должностными лицами.
Альбом унифицированных форм документов - это подготовленный в соответствии с действующими на предприятии правилами сборник унифицированных форм документов, разрешенных к применению структурными подразделениями и должностными лицами предприятия.
Из числа ныне действующих унифицированных форм первичных документов утверждены следующие формы:
1) по учету основных средств (согласно Постановлению Госкомстата России от 30.10.1997 № 71а, с изменениями и дополнениями, введены с 1 ноября 1997 г.);
2) по учету нематериальных активов (согласно Постановлению Госкомстата России от 30.10.1997 № 71а, с изменениями и дополнениями, введены с 1 ноября 1997 г.);
3) по учету материалов (согласно Постановлению Госкомстата России от 30.10.1997 № 71а, с изменениями и дополнениями, введены с 1 ноября 1997 г.);
4) по учету работ в капитальном строительстве (согласно Постановлению Госкомстата России от 30.10.1997 № 71а, с изменениями и дополнениями, введены с 1 ноября 1997 г.);
5) по учету сельскохозяйственной продукции и сырья (согласно Постановлению Госкомстата России от 29.09.1997 № 68, введены с 1 октября 1997 г.);
6) по учету кассовых операций (согласно Постановлению Госкомстата России от 18.08.1998 № 88, с изменениями и дополнениями, введены с 1 января 1999 г.);
7) по учету результатов инвентаризации (согласно Постановлению Госкомстата России от 18.08.1998 № 88, с изменениями и дополнениями, введены с 1 января 1999 г.);
8) по учету работы строительных машин и механизмов (согласно Постановлению Госкомстата России от 28.11.1997 № 78, введены с 1 декабря 1997 г.);
9) по учету работ в автомобильном транспорте (согласно Постановлению Госкомстата России от 28.11.1997 № 78, введены с 1 декабря 1997 г.);
10) по учету операций в общественном питании (согласно Постановлению Госкомстата России от 25.12.1998 № 132, введены с 1 января 1999 г.);
11) по учету продукции, товарно-материальных ценностей в местах хранения (согласно Постановлению Госкомстата России от 09.08.1999 № 66, введены с 1 января 2000 г.);
12) по учету торговых операций (согласно Постановлению Госкомстата России от 25.12.1998 № 132, введены с 1 января 1999 г.);
13) по учету труда и его оплаты (согласно Постановлению Госкомстата России от 06.04.2001 № 26).
В соответствии с Постановлением Правительства РФ от 08.07.1997 № 835 вышеперечисленные формы обязательны к применению в организациях независимо от формы собственности.
Организация должна иметь, как минимум, следующую организационно-распорядительную документацию.
№ п/п | Наименование организационно-распорядительного документа | Основное содержание | Нормативная база |
Приказ об учетной политике | Определяет избранные способы бухгалтерского учета в организации на предстоящий отчетный период | Положение по бухгалтерскому учету "Учетная политика организации" ПБУ 1/08, утвержденное Приказом Минфина России от 09.12.1998 № 60н | |
Приказ об утверждении графика документооборота | Содержит схему или перечень работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых каждым подразделением организации, а также всеми исполнителями работ с указанием их взаимодействия и сроков выполнения работ | ФЗ от 21.11.1996 № 129-ФЗ "О бухгалтерском учете"; Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденное Приказом Минфина СССР 29.07.1983 № 105 | |
Приказ о лимите остатка кассы в структурных подразделениях | Издается в организациях, которые помимо центральной кассы имеют еще и отдельные кассы в структурных подразделениях | Положение Банка России от 05.01.1998 № 14-П "Правила организации наличного де- нежного обращения на территории РФ" | |
Приказ о вы- даче подотчетных сумм | Устанавливает перечень подотчетных лиц; максимальные размеры подотчетных сумм; основания выдачи денежных средств под отчет; сроки, на которые денежные средства могут выдаваться под отчет | Порядок ведения кассовых операций в РФ, утвержденный Инструкцией Банка России от 04.10.1993 № 18 | |
Приказ о порядке учета и расходования средств на представительские цели | Устанавливает круг лиц, которые могут расходовать средства на эти цели; конкретный порядок расходования средств на представительские цели; порядок документального оформления и контроля за расходованием средств на указанные цели | Нормы и нормативы на представительские расходы, расходы на рекламу и на подготовку и переподготовку кадров на договорной основе с учебными заведениями, регулирующие размер отнесения этих расходов на себестоимость продукции (работ, услуг) для целей налогообложения, утвержденные Приказом Минфина России от 15.03.2000 № 26н (в ред. Приказа Минфина России от 01.03.2001 № 18н); Глава 25 НК РФ | |
Приказ о выплате работникам компенсации за использование ими личного автотранспорта для служебных целей | Устанавливает перечень лиц, которым производятся соответствующие выплаты; размер выплат; основания для предоставления выплат | Письмо Минфина России от 21.07.1992 № 57 "Об условиях выплаты компенсации работникам за использование ими личных легковых автомобилей и мотоциклов для служебных поездок" | |
Перечень особо дефицитных и дорогостоящих материалов и список лиц, имеющих право на их от- пуск | Устанавливает условия отнесения материалов к дорогостоящим или особо дефицитным; перечень лиц, имеющих право разрешать отпуск данных материалов в производство или для реализации на сторону | Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утвержденное Приказом Минфина России от 29.07.1998 № 34н | |
Перечень материалов, которые могут завозиться не- посредствен- но в цеха | Устанавливает условия, при которых материалы могут завозиться непосредственно в цеха; как правило, содержит конкретный перечень используемых в организации материалов, которые могут завозиться непосредственно в цеха | Положение по бухгалтерскому учету "Учет МПЗ" ПБУ 5/01, утвержденное Приказом Минфина России от 09.06.2001 № 44н | |
Приказ об учете использования рабочего времени | Устанавливает способ учета рабочего времени в табелях одним из двух способов: методом сплошной регистрации; методом регистрации отклонений | Постановление Госкомстата России от 30.10.1997 № 71а | |
Приказ о совмещении функций кассира | Возлагает исполнение функций кассира на главного бухгалтера или иного работника (допустимо только на предприятиях с небольшой численностью работающих) | Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утвержденное Приказом Минфина России от 29.07.1998 № 34н | |
Список лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов | Устанавливает перечень лиц, имеющих право совершать ту или иную хозяйственную операцию или разрешать ее совершение и подписывать соответствующие документы | Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утвержденное Приказом Минфина России от 29.07.1998 № 34н | |
Приказ о назначении комиссии по основным средствам | Устанавливает перечень лиц, имеющих право совершать ту или иную хозяйственную операцию с основными средствами или разрешать ее совершение и подписывать соответствующие документы | Положение по бухгалтерскому учету "Учет основных средств" ПБУ 6/01, утвержденное Приказом Минфина России от 30.03.2001 № 26н | |
Приказ о назначении комиссии по НМА | Устанавливает перечень лиц, имеющих право совершать ту или иную хозяйственную операцию с НМА или разрешать ее совершение и подписывать соответствующие документы | Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утвержденное Приказом Минфина России от 29.07.1998 № 34н | |
Приказ об инвентаризационных ко- миссиях | Устанавливает перечень лиц, входящих в комиссии по проведению инвентаризации тех или иных материальных ценностей или обязательств и имеющих право подписывать соответствующие документы, а также сроки и порядок про- ведения инвентаризации | Приказ Минфина России от 13.06.1995 № 49 "Об утверждении Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств"; Постановление Госкомстата России от 18.08.1998 № 88 (в ред. Постановления Госкомстата России от 27.03.2000 № 26) |
Ведомственные формы первичной учетной документации обязательны к применению только в организациях, подчиненных этим ведомствам, однако если форма документа отвечает потребностям прочих организаций, они могут ее использовать.
Во всех остальных случаях организации обязаны самостоятельно разрабатывать формы первичных учетных документов в количестве и в том виде, в котором они необходимы для отражения хозяйственной деятельности фирмы. При этом документы, формы которых созданы в организации, должны быть формализованы таким образом, чтобы их содержание полностью обеспечивало необходимой информацией учетные задачи. В ряду основных требований к форме первичного документа следующие:
1) достоверность описания единичных фактов хозяйственной жизни организации;
2) неизменность структуры документа в течение длительного времени, если условия деятельности организации относительно стабильны;
3) недопустимость двусмысленности толкования содержащейся в документе информации;
4) кодирование сообщения для удобства обработки и обеспечения безопасности информации;
5) обеспечение необходимой достоверности, точности и понятности сведений измерителями информации, содержащейся в документе (денежными и/или натуральными). Излишней детализации или уточнения данных следует избегать так же, как и недостаточной;
6) недопустимость дублирования других документов;
7) обеспечение удобства обработки документа в среде применяемой формы бухгалтерского учета;
8) обеспечение удобства формы документа для представления и обработки в электронной среде (на ЭВМ);
9) использование единой формы для всех однородных фактов хозяйственной деятельности в различных подразделениях организации (включая обособленные);
10) своевременное составление.
Общий порядок подготовки штатного расписания определен Указаниями по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты <*>. В штатном расписании указываются:
наименование предприятия;
код предприятия по ОКПО;
дата введения в действие штатного расписания;
дата и номер документа;
дата и номер приказа, в соответствии с которым утверждено штатное расписание;
численность штата (в единицах) и размер фонда заработной платы (в рублях);
наименования структурных подразделений;
наименования профессий (должностей) работников;
количество штатных единиц по каждой должности (профессии);
размер месячного фонда заработной платы по каждой должности (профессии).