Поставщик — лицо, организация, поставляющие по договору какие-либо материалы, товары

В логистике снабжения поставщик — юридическое лицо, обеспечивающее какой-либо продукцией другое юридическое лицо на условиях, определённых договором. Поставщиком может быть изготовитель продукции или посредник, получающий продукцию от изготовителя или другого посредника.

Снабжать потребителя материальными ресурсами по договору — главная, но не единственная характеристика поставщика. К ней добавляется и другое обязательное условие — поставщик выбирается из многих претендентов.

Выбор поставщика усложняется тем, что на современном рынке материально-технических ресурсов имеется большое количество поставщиков, производящих одинаковые материальные ресурсы. Для того чтобы определиться с поставщиком конкретного вида материальных ресурсов, необходимого для производства, требуется большая и сложная по исполнению аналитическая работа. Специально для неё разрабатываются формализованные, хорошо структурированные задачи.

Формализация задачи выбора поставщика разделена на две части.

В первой части даётся описание характеристики всех возможных поставщиков материальных ресурсов. Данное описание именуется «построением множества».

Во второй части содержится обоснование критерия, которому должен соответствовать выбираемый поставщик. Алгоритмизация задачи выбора поставщика предполагает сбор и предварительную обработку данных о ситуации на рынке поставщиков, количественную и качественную оценку собранной информации. Для этого нередко используется и неформальная процедура, которая может многократно повторяться не столько в целях поиска поставщика как такового, сколько в роли дополнительного средства уточнения содержания категории «множество поставщиков».

Такой подход к выбору поставщика фактически приобретает характер итеративного (повторяющегося) взаимодействия формализованных и неформализованных процедур поиска. Порядок завершения процесса поиска во многом носит субъективный характер. Окончательный выбор поставщика является в той или иной степени волевым актом лица, принимающего решение.

Чтобы уменьшить воздействия субъективного фактора и различных злоупотреблений при принятии решения о выборе поставщика и оценке качества его работы, применяются автоматизированные системы поиска и анализа информации.

1. Направления и способы выбора поставщика

Направления организации выбора поставщика

1. Выбор из числа компаний, которые уже были поставщиками (или являются ими) и с которыми установлены деловые отношения.
2. Выбор поставщика из числа новых претендентов.

Способы выбора поставщика

1) конкурсные торги и обратный аукцион (в электронной форме);

2) письменные переговоры между поставщиком и потребителем;

3) без проведения торгов (запрос котировок, у единственного поставщика, на товарных биржах).

Конкурсные торги (тендеры)

Распространенная форма поиска потенциальных поставщиков. Конкурсные торги проводят в случае, если предполагается закупить сырье, материалы, комплектующие на большую денежную сумму или планируется наладить долгосрочные связи между поставщиком и потребителем.

Выгоды для поставщика и потребителя:

• Поставщик получает точное представление об условиях работы с потребителем.

• Потребитель совмещает решение проблем получения требуемого товара и выбор наилучшего во всех отношениях поставщика.

Проведение тендера включает следующие этапы:

1) реклама;

2) разработка тендерной документации;

3) публикация тендерной документации;

4) приемка и вскрытие тендерных предложений;

5) оценка тендерных предложений;

6) подтверждение квалификации участников торгов;

7) предложение и присуждение контракта.

Тендерная документация, как правило, имеет довольно большой объем и исполняет ряд важных функций:

► инструктирует участников тендера о процедуре торгов;

► дает описание закупаемых товаров или услуг;

► устанавливает критерии для оценки предложений;

► определяет условия будущего контракта.

Критерии оценки тендерных предложений

► функциональные характеристики (потребительские свойства) или качественные характеристики MP, качество работ, услуг;

► расходы на эксплуатацию MP;

► расходы на техническое обслуживание MP;

► сроки (периоды) поставки MP, выполнения работ, оказания услуг;

► объем предоставления гарантий качества MP, работ, услуг;

► цена поставки;

► другие критерии.

Основные правила процедуры оценки тендерных предложений:

► предварительное назначение членов тендерного комитета, проводящего оценку предложений;

► рассмотрение только тех предложений, которые отвечают требованиям, изложенным в тендерной документации;

► безусловное следование объявленным в тендерной документации процедурам оценки;

► отсутствие каких-либо переговоров с участниками торгов.

Тендерный комитет составляет отчет об оценке тендерных предложений, в котором должно быть показано, как оценивались тендерные предложения, обоснованы причины отклонения предложения и даны рекомендации по присуждению контракта.

► Конкурс (открытый или закрытый) — это торги покупателя, победителем которых признается предприятие, предложившее лучшие условия исполнения договора поставки. Целесообразность проведения конкурса обусловливается возможностью снижения закупочной цены за счет извлечения выгоды из конкуренции поставщиков за получение этого заказа.

► Обратный аукцион — это торги, победителем которых признается предприятие, предложившее наиболее низкую цену закупки.

Письменные переговоры между поставщиком и потребителем

В процессе письменных переговоров потребитель получает официальное предложение на поставку товаров от потенциального поставщика. Это может быть организовано двумя способами:

► Первый — когда инициатива вступления в переговоры исходит от продавца товара.

► Второй — инициатива вступления в переговоры исходит от покупателя.

Инициатива вступления в переговоры исходит от продавца товара

Продавец товара рассылает потенциальным покупателям своей продукции предложения (оферты). Обычно они включают следующие реквизиты:

► наименование товара;

► количество и качество товара;

► цену;

► условия и срок поставки;

► условия платежа;

► характеристику тары и упаковки;

порядок приемки-сдачи.

Оферты могут быть твердыми и свободными.

► Твердая оферта направляется только одному покупателю с указанием срока действия оферты, в течение которого продавец не может изменить свои условия.

► Свободная оферта не включает в себя никаких обязательств продавца по отношению к покупателю. Она может высылаться неограниченному числу потенциальных потребителей.

Инициатива вступления в переговоры исходит от покупателя

► Покупатель рассылает потенциальным поставщикам коммерческое письмо или запрос, главной целью которого является получение предложения (оферты). В запросе указываются все необходимые реквизиты, кроме цены, которая указывается в ответном предложении. В случае если потенциальный покупатель обращается к своим постоянным контрагентам, то вместо запроса может быть выслан заказ.

► Оценка предложений, поступивших к потенциальному потребителю, может вестись разными способами. Это может быть строго регламентированный процесс, как в случае конкурсных торгов, или более свободная процедура. Чаще всего основным критерием для отбора предложения является высокое качество в сочетании с минимальной ценой.

Без проведения торгов

► запрос котировок,

► у единственного поставщика,

► на товарных биржах.

Запрос котировок — это письменное или устное обращение к поставщику с просьбой предоставить информацию об условиях поставки. Такое обращение может не допускать изменения в последующем заявленных в ответе на запрос котировок условий поставок.

Размещение заказа у единственного поставщика

Осуществляется, когда:

► поставщик является монополистом;

► существуют предварительные обязательства по закупкам, имели место успешные отношения в прошлом;

► поставщик удовлетворяет предъявляемым к нему требованиям;

► объем заказа мал, что делает нецелесообразным его разделение между поставщиками;

► консолидация закупок приводит к скидкам;

► поставщик будет более уступчивым, заинтересованным и лояльным, весь заказ покупателя будет размещен у него;

► требуется повысить оперативность планирования поставок, эффективность использования информационных технологий или снизить трансакционные издержки, связанные с взаимодействием с поставщиками;

выявляется целесообразность налаживания с поставщиком партнерских отношений.

Размещение заказа однотипной продукции у нескольких поставщиков

К нему прибегают, когда:

► политика поставок предусматривает обращение к услугам нескольких поставщиков;

► необходимо стимулировать поставщиков на предмет улучшения ими условий поставок на конкурсной основе;

► требуется повысить надежность поставок;

► существует стратегическая целесообразность или действуют правовые ограничения и т.п.

При этом применяются следующие методы разделения заказа среди поставщиков:

► равномерное разделение заказа;

► размещение большей части заказа у предпочтительного поставщика, а остальной части – у одного или нескольких поставщиков.

На товарных биржах

На товарно-сырьевой бирже закупаются биржевые товары: нефтепродукты, металлопрокат, лесоматериалы и пиломатериалы, сельхозпродукция и т.д. Закупка и продажа на товарно-сырьевой бирже осуществляется преимущественно в электронной форме и процедура купли-продажи регулируется существующим национальным законодательством и решениями, принимаемыми Белорусской универсальной товарной биржей.