Организация и проведение совещаний и деловых бесед

Управленческие решения по сложным вопросам, как правило, подготавливаются группой специалистов. Для этого широко используется деловые совещания, основная цель которых состоит в рассмотрении и принятии решений по проблемам, требующим коллективных совещаний.

По целям созыва совещания можно подразделить на следу­ющие категории:

1. совещание аналитическо­го характера. Докладчик знако­мит участников совещания с аналитической информацией, новыми технологиями, новыми продуктами. Это в основ­ном монолог докладчика.

2. выработка коллективного решения. На таком совещании каждому участнику предостав­ляется возможность выразить свое мнение и внести предло­жение по конечному решению. Руководителю не следует назначать совещание по вопросу, решение по которому он уже принял;

3. одобрение идей, програм­мы, решения. Для того, чтобы заручиться поддержкой участников совещания, нужно дать им возможность внести свои конструк­тивные предложения, влияю­щие на принятие решения;

4. примирение различных точек зрения. Иногда возникает необходимость собрать «круг­лый стол», для того чтобы пога­сить внутренний конфликт. Нужно выслушать и обсудить различные точки зрения и при­вести их к согласию;

5. выработка новых идей и концепций (метод «мозгового штурма»).Это совещание твор­ческого характера. Поэтому совещания подобного рода желательно проводить в более раскованной и более комфортной атмосфере. Наиболее плодотворные идеи совещания записывают­ся и выносятся для дальнейше­го обсуждения и доработки.

В организации и проведении деловых совещаний необходимо соблюдать следующие требования:

1. совещание должно начинаться в точно установленное время;

2. совещание должно планироваться заблаговременно;

3. участники должны быть заранее ознакомлены с обсуждаемыми вопросами;

4. на совещание следует приглашать минимальное число работников (тех, кто действительно необходим);

5. совещание должно проводиться в атмосфере непринужденности и откровения;

6. должно критиковаться мнение, а не работник его высказавший.

7. должна строго соблюдаться повестка дня и установленный регламент.

8. результаты совещания должны быть обязательно оформлены в виде протокола, в котором указывается, кто и в какой срок должен выполнить работу.

К успешному принятию решения способствует выполнение рекомендаций:

1. Внимательно, выслушать собеседника до конца, это не только знак внимания;

2. Избегайте недоразумений. Изложение должно быть ясным, простым, и понятным;

3. Будьте вежливы, дружелюбны, дипломатичны;

4. Когда нужно – будьте непреклонны, хладнокровны.