Этапы участия в выставке

Планирование и организация работы турфирмы на выставке тре­бует детальной разработки. Участие на выставке можно разделить на три этапа:

1) подготовка выставки;

2) проведение выставки;

3) работа после окончания выставки.

1. Этап подготовки выставки включает в себя:

● составление перечня выставляемых туристских услуг;

● определение размера и составление плана выставочного стенда;

● заключение договора с оргкомитетом, передача ему плана вы­ставочного стенда и заказа на оборудование и услуги;

● изготовление рекламных материалов: информационных лист­ков, плакатов, буклетов, проспектов, сувениров;

● подготовка информационных материалов: описаний, прайс-листов, папок стендистов;

● проведение рекламы;

● выбор и подготовка стендистов и персонала;

● составление сметы затрат.

Остановимся на рассмотрении некоторых мероприятий по под­готовке к участию в выставке.

Начальный этап работы связан с определением необходимого размера выставочного стенда. Размер стенда играет определенную представительскую роль, но далеко не ту, которую принято у нас ей отводить. Гораздо большую роль играет качественное, ориги­нальное оформление экспонатов, привлекательная реклама, слаженная работа стендистов, внимательное отношение к посети­телям. Умение оригинально оформить стенд, сделать его интерес­ным для посетителя — это то главное, что должно занимать всех работающих над подготовкой к выставке. Необходимо шире ис­пользовать нестандартные решения и композиции, но не в ущерб обзору и условиям демонстрации экспонатов.

Обычно оргкомитеты выставок в информационном письме ука­зывают размеры минимального стенда, а также размеры других пред­лагаемых стендов, описание услуг и оборудования, полагающихся при аренде площади того или иного размера. На выставках, орга­низуемых за рубежом, предлагаются варианты стандартных выста­вочных стендов разных размеров и конфигураций. Как правило, можно заказать стенд по собственным эскизам при условии, что он будет вписываться в отведенное место и это будет заблаговременно согласовано с оргкомитетом.

Всю выставочную экспозицию можно разделить на несколько условных зон:

1) выставочная — площадь, на которой располагаются экспонаты (с учетом их функционирования и места для работы стендистов);

2) офис — место для заключения договоров, ведения переговоров, отдыха сотрудников;

3) вспомогательная — место для складирования упаковки от экс­понатов, небольшого запаса информационно-рекламных материа­лов.

Часто при организации работы стенда остаются без внимания и «всплывают» в последнюю минуту, нарушая предварительно наме­ченные планы, следующие моменты:

— место для одежды. Одежда стендистов, ведущих переговоры посетителей, портфели и сумки, разбросанные по выставочному стенду, производят плохое впечатление. В комплекте выставочного оборудования обычно предлагаются вешалки или стационарные шкафы. Заказывая их, следует учитывать сезон: зимой места под одежду понадобится больше, а в теплый сезон можно ограничиться минимумом;

— место для отдыха. При длительной работе выставки, неста­бильности потока посетителей необходимо предусмотреть место для кратковременного отдыха сотрудников и их питания;

— место для посуды и приготовления напитков. Если на стенде предусмотрено проведение переговоров, заключение контрактов, договоров, необходимо предусмотреть место для посуды, прохла­дительных напитков, приготовления чая или кофе;

— склад. Плохое впечатление производит стенд, загруженный пустыми коробками, портфелями и чемоданами. Если часть экспо­натов и рекламно-информационных материалов предусмотрено хранить на стенде, то надо определить место для их хранения, зак­рытое от глаз посетителей;

— место для переговоров. При наличии шумных экспонатов или шумных экспонатов фирм, размещающихся рядом со стендом, сле­дует предусмотреть закрытое помещение для переговоров. Шум от этих экспонатов может свести на нет усилия при переговорах с представителями фирм. В комнате для переговоров должны быть варианты договоров, коммерческих предложений, прайс-листы, рек­ламные материалы, чистая бумага;

— место для рекламных и информационных материалов. Папки стендистов должны находиться у них в руках или иметь постоянное место, которое не видно посетителям: такая папка отвлекает внима­ние посетителей, и некоторые хотят ее «забрать» с собой. На боль­шинстве выставок принято раскладывать часть рекламных материа­лов, чтобы посетители брали их с собой. Запас таких материалов должен находиться на выставочном стенде. Место хранения выбира­ют в зависимости от объема и количества рекламных материалов: не­посредственно на выставочной площади, на специальном открытом стеллаже или в шкафу. Помимо общедоступных материалов на стенде обычно находятся рекламные или информационные материалы для постоянных или солидных клиентов, руководителей фирм.

План стенда должен соотноситься с выбранным перечнем пред­ставляемых товаров и услуг. Для этого необходимо предусмотреть ме­сто для каждого экспоната. Расположение экспонатов — дело вкуса. Их можно расставить на одном уровне или на нескольких: все зависит от габаритов экспонатов, их внешнего вида и плана стенда. На турист­ских выставках в качестве экспонатов преобладают информационно-рекламные материалы, но при их размещении на стенде также следу­ет руководствоваться общими правилами.

Так, например, располагая экспонаты, необходимо обратить вни­мание на следующее:

— прежде чем планировать расположение экспонатов, следует определить, в каком направлении будет двигаться основной поток посетителей. Обычно он идет от входных дверей к выходу или в направлении следующего зала. Следовательно, экспонаты должны быть расположены так, чтобы они были видны основному потоку посетителей;

— работающие стендисты не должны перекрывать посетителям обзор основных экспонатов;

— если на стенде есть экспонат или компьютер, которые во вре­мя демонстрации предположительно будут привлекать посетителей длительное время, следует предусмотреть место для них так, чтобы группа стоящих и разглядывающих их посетителей не мешала работе остальных стендистов и общему потоку посетителей на стенде;

— поясняющие надписи или плакаты должны размещаться ря­дом или над экспонатом. Надписи должны легко читаться от грани­цы выставочного стенда.

Важно, чтобы перспективные товары, услуги и направления де­ятельности фирмы находились на самом выгодном, хорошо про­сматриваемом посетителями, месте.

Оформить стенд помогут плакаты, диаграммы, фотографии. Их количество, однако, не должно быть чрезмерным. Большое коли­чество текстовой информации, рисунков, размещенное по всему выставочному стенду, перестает восприниматься и не усваивается посетителями.

Надписи и плакаты, расположенные рядом с экспонатами, долж­ны взаимно дополнять друг друга. Насколько удачна комбинация из этих трех составляющих — размер модуля, экспозиция и экспо­наты, — будет ясно в первые часы работы выставки: неправильное расположение или неполная информация вызывает много допол­нительных вопросов со стороны посетителей.

Никогда нельзя считать работу по оформлению выставочного стенда законченной после открытия выставки, поскольку можно вносить корректировки, изменения, учитывать ошибки. Любая вы­ставка — это процесс учебы: учатся все — и конкуренты, и партне­ры. Поэтому каждый раз рекомендуется менять оформление и ди­зайн выставочного стенда.