Работа с запросами

Цель работы: Получение навыков работы по созданию запросов. Создать запрос на выборку информации из отдельной таблицы и из связанных таблиц. Создать параметрический запрос, запросы для поиска и отбора данных, удовлетворяющих определенным условиям, запросы обновления или удаления одновременно нескольких записей, запросы для выполнения встроенных или специальных вычислений.

Темы для предварительного изучения: Назначение запросов, типы запросов, создание запросов на выборку из одной или нескольких таблиц, типы запросов на изменение и технология их разработки.

Общие сведения: Запросы являются мощным средством обработки данных, хранимых в таблицах «Access». С помощью запросов можно просматривать, анализировать и изменять данные из нескольких таблиц. Они также используются в качестве источника данных для форм и отчетов. Запросы позволяют вычислять итоговые значения и выводить их в компактном формате, подобном формату электронной таблицы, а также выполнять вычисления над группами записей.

В «Access» можно создавать следующие типы запросов:

- запрос на выборку (условия отбора задает пользователь);

- перекрестный запрос (позволяет создавать результирующие таблицы на основе результатов расчетов, полученных при анализе группы таблиц);

- запрос на изменение (удаление, обновление и добавление) записей (позволяет автоматизировать заполнение полей таблиц);

- запросы SQL (на объединение, к серверу, управляющие, подчиненные), написанные на языке запросов SQL.

Запросы можно создавать с помощью Мастеров запросов, которые автоматически выполняют основные действия в зависимости от ответов пользователя на поставленные вопросы.

Наиболее часто при построении запросов используется режим Конструктора, который позволяет самостоятельно выбрать необходимые данные из одной или нескольких таблиц и задать условия отбора этих данных.

При выполнении запроса на выборку данные, удовлетворяющие условиям отбора, выводятся в определенном порядке. Можно также использовать запрос на выборку, чтобы сгруппировать записи для вычисления сумм, средних значений, пересчета и для других действий.

При построении критериального запроса необходимо задать условие отбора данных по некоторому полю (в строке «условие отбора»).

При создании параметрического запроса в столбце определенного поля в строке «условие отбора» ввести в квадратных скобках сообщение, которое будет выводиться на экран при выполнении запроса (например, [Введите Фамилию]).

При необходимости получения итоговых значений по группам данных необходимо при конструировании запроса осуществить группировку данных по определенному полю, выполнив команду «панель инструментов: групповые операции» и в полях, для которых выполняется статистическая функция заменить значение «группировка» на необходимую функцию из списка.

Для конструирования перекрестного запроса при его построении следует выбрать команду «панель меню: запрос → перекрестный запрос». При этом в области конструирования появятся дополнительные строки «групповая операция» и «перекрестная таблица». Переместить нужные поля в область конструирования. Для полей, значения которых должны быть представлены в виде заголовков строк, активизировать ячейки строки «перекрестная таблица» и выбрать из раскрывающегося списка значение «заголовки строк». Аналогично поступить с полем для заголовка столбцов. Для этих полей в строке «групповая операция» надо сохранить стандартное значение «группировка». Для поля, значения которого должны быть использованы для формирования значений в ячейках в области сведения таблицы, в строке «перекрестная таблица» выбрать вариант «значение». В строке «групповая операция» задать нужную статистическую функцию.

Запрос на изменение - это запрос, который за одну операцию вносит изменения в несколько записей. Существует четыре типа запросов на изменение: на удаление, обновление и добавление записей в таблице.

Запрос на удаление удаляет группу записей, удовлетворяющих заданным условиям, из одной или нескольких таблиц, причем можно удалять только всю запись, а не отдельные поля внутри нее.

Запрос на обновление записей вносит общие изменения в группу записей одной или нескольких таблиц.

Запрос на добавление добавляет группу записей из одной или нескольких таблиц в конец одной или нескольких таблиц.

Запрос на создание таблицы создает новую таблицу на основе всех или части данных из одной или нескольких таблиц.

После создания каждого запроса его следует закрыть и сохранить, задав имя. Выполнить запрос, щелкнув на нем дважды левой кнопкой мыши. В случае, если не получен ожидаемый результат, внести в запрос изменения.

Условия выполнения лабораторной работы: Наименование запросов должно включать их логическое название, исходя из условий отбора данных, последнюю цифру номера группы, первые буквы фамилии и имени студента.

Задание: Используя имеющиеся в распоряжении «Access» режимы: конструктор, простой запрос, перекрестный запрос, повторяющиеся записи, записи без подчинённых, создать нижеследующие запросы на получение требуемой информации из сформированной базы данных «Производство».

Составить запрос на создание таблицы «Сотрудники новая» на основе имеющейся в базе данных «Производство» таблицы «Сотрудники», действуя по следующей схеме. В режиме Конструктора выбрать таблицу «Сотрудники», отметить в строке «поле» все поля таблицы в целом (со звездочкой), осуществить команду «панель инструментов: запрос» → «создание таблицы». Выполнить запрос в режиме Конструктора по команде «панель инструментов: запрос» → «восклицательный знак» или после его закрытия и сохранения щелкнув по нему дважды левой кнопкой мыши.

В созданную таблицу «Сотрудники новая» добавить следующие поля: пол, должность, оклад, семейное положение (логический тип данных), подразделение и другие данные по усмотрению студента.

Используя данные таблицы «Сотрудники новая» создать в соответствии с индивидуальным вариантом запрос на выборку:

1 всех сотрудников, работающих в определенном цехе;

2 сотрудников предприятия, имеющих высшее образование;

3 сотрудников мужского пола;

4 сотрудников, состоящих в браке;

5 сотрудников определенной должности;

6 сотрудников, имеющих оклад менее 5 тыс. рублей;

7 сотрудников старше 1980 года рождения;

8 суммарной заработной платы на предприятии;

9 средней заработной платы на предприятии.

Составить запрос с критерием и параметром отбора для выбора сотрудников, имеющих оклад меньше 3 тыс. рублей и работающих в определенном цехе.

В запросе к таблице «Сотрудники новая» ввести вычисляемое поле «Оклад за три месяца». Составить это поле по правилу: «Оклад*3» или через функцию «Построить» (при установленном в поле курсоре щелкнуть по правой кнопке мыши).

Составить итоговые запросы для вычисления средней, максимальной и минимальной зарплат по определенному цеху; для вычисления суммарной величины зарплаты для сотрудников каждого цеха; для вычисления количества сотрудников с высшим образованием в каждом цехе.

Составить запросы к связанным таблицам:

- запрос на выпускаемую продукцию в определенном цехе;

- запрос для выбора оборудования, которое используется при изготовлении отдельной детали с учетом ее обработки в различных цехах предприятия.

Составить запрос замены данных:

- к таблице «Подразделение» на замену одной из записей на «Цех столярный».

Составить перекрестный запрос к предварительно созданной таблице «Выпуск продукции», содержащей следующие поля: продукция, квартал, количество, на получение информации о поквартальном выпуске каждого вида продукции и продукции в целом.

Контрольные вопросы:

1 Для чего предназначены запросы?

2 Как называется таблица, на базе которой создается запрос?

3 Итоговый запрос; итоговые функции.

4 Сортировка записей в таблице (по полю) с помощью запроса.

5 Что такое вычисляемое поле в запросе? Приведите пример.

6 Что такое групповые операции?

7 Приведите примеры запросов с критериями?

8 Что такое запрос с параметрами. Составить примеры для конкретных таблиц.

9 Итоговые запросы. Какие типы полей используются в итоговых запросах?

10 Составить примеры запросов замены и удаления (описать команды).

11 Опишите, как организуется вычисляемое поле. Приведите примеры.