Сложные по формату документы

К сложным документам будем относить такие документы, которые имеют сложный формат. Основными признаками таких документов являются:

o Наличие разделов, имеющих собственные параметры основы форматирования текста — “Параметры страницы” (формат бумаги, отступы, ориентация бумаги и др.), а также имеющих собственные форматы колонтитулов, колонцифр и др.

o Наличие разделов в пределах текущих страниц — для варьирования числом колонок текста и др.

o Наличие вычисляемых полей, в том числе иерархически связанных, например, для иерархически связанных нумерованных списков, нумерации подрисуночных подписей и др.

Вид и структура формата сложного документа представлены соответственно на рис. 2.3 и 2.4.

Рис. 2.3. Вид формата сложного документа

Рис. 2.4. Структура формата сложного документа

При работе со сложными по структуре документами необходимо следовать следующему порядку форматирования документов:

o Параметры страницы, понятие полосы набора (рис.2.1).

o Вёрстка строк (элементарный элемент форматирования — слово, признаки слова — по ОДНОМУ пробелу - концевому и ведущему).

o Абзацы — смысловая единица текста и базовая с точки зрения форматирования (параметры абзаца).

Абзац — структурно-композиционная часть текста, которая состоит из одной или нескольких фраз и которую автор вычленяет для того, чтобы графически, зрительно отделить одну микротему текста от другой, прямую речь от косвенной, один развернутый пункт перечня от другого.

Абзацы помогают лучше воспринимать и понимать текст. Деление текста на абзацы не должно быть произвольным, а отвечать структуре, композиции текста. Количество формируемых документов существенно влияет на выбор технологии обработки текстовой информации.

Рассмотрим несколько стандартных ситуаций.

Ситуация 1: Простой по формату документ, например, заявление, требуется сформировать не чаще, чем 1 раз в месяц. Тогда за полгода будет сформировано 6 таких документов. Очевидно, что простая структура документа, небольшой объем и количество формируемых документов позволяют использовать традиционную технологию форматирования.

Ситуация 2: Требуется формировать порядка 10 простых по формату документов, например, заявлений, в неделю. Тогда за полгода будет сформировано около 260 таких документов. Очевидно, что простая структура документа и небольшой объем документа позволяют применить традиционную технологию. Однако количество формируемых документов значительно увеличивают трудоемкость за счет повтора одинаковых операций. Следовательно, целесообразно использовать другую технологию форматирования, например, технологию форматирования на основе шаблонов.

На рис.2.5 представлена сравнительная оценка трех технологий форматирования документов: как изменяется число команд (т.е. параметр оценки трудоемкости) в зависимости от количества выпускаемых документов.

Рис. 2.5. Сравнительная оценка трех технологий форматирования документов