Технология составления месячного бюджета излагается ниже с помощью простого примера, который описывает структуру и источники получения исходных данных, а также взаимосвязи между отдельными показателями внутри бюджетных таблиц. Большое внимание уделяется соотношению итоговых показателей отдельных бюджетных таблиц как единого целого бюджета.
В качестве упрощающих факторов принята следующая система допущений:
· бюджетные таблицы составляются на месяц в целом без разбивки по дням, неделям или декадам;
· предприятие производит и продает 2 вида продукта трем постоянным клиентам;
· для производства продукции используется 3 вида сырья, поставляемые двумя поставщиками;
· административные и реализационные затраты включают в себя только заработную плату и содержание офиса;
· поставщики осуществляют доставку товара до склада компании за свой счет (т. е.
бюджет затрат на доставку до склада отсутствует).
Все вышеперечисленные упрощения не носят принципиальный характер, а служат
исключительно целям обеспечения простоты и наглядности технологии бюджетирования. Механизм составления месячного бюджета для предприятий с более сложной структурой затрат и значительным ассортиментом составляется аналогичным образом, только с большим объемом данных.
Рис. 2.4.2 – Блок-схема формирования месячного бюджета
Процедура составления бюджета представлена в виде отдельных шагов. Использо ванная для расчетов программа помещена в электронном приложении в разделе Software2/ Sирроrt2 под именем Moпth_bgt..xls.
Шаг 1. Составление начального баланса. Для разработки системы необходимо вначале определить состояние компании на начало месяца, то есть составить баланс. Поскольку данные планируются в середине текущего месяца на следующий, баланс на начало бюджетного месяца тоже будет прогнозным. Он составляется на основании предыдущего баланса (т. е. месяца, предшествующего бюджетному), а также по данным бюджета на текущий месяц и промежуточным итогам (например, на основании фактических продаж и данных бюджета можно относительно точно спланировать дебиторскую задолженность на конец месяца). Баланс компании, рассматриваемой в примере, приведен в таблице 2.4.1.
Начальный баланс компании Таблица 2.4.1.
Активы: | ||
Оборотные активы: | ||
Денежные средства | ||
Счета дебиторов | ||
Клиент А | ||
Клиент Б | ||
Клиент В | ||
Запасы сырья | Един. | |
Сырье 1 | ||
Сырье 2 | ||
Сырье 3 | ||
Запасы товаров | ||
Продукт А | ||
Продукт Б | ||
Задолжность бюджета по НДС | ||
Всего оборотные активы | ||
Основные средства: | ||
Сооружения и оборудование | ||
Накопленная амортизация | ||
Сооружения и оборудование нетто | ||
Итого активы: | ||
Обязательства: | ||
Счета к оплате | ||
Поставщик № 1 | ||
Поставщик № 2 | ||
Услуги транспортных предприятий |
Продолжение таблицы 2.4.1. – Начальный баланс компании
в т.ч. Клиент А | ||
в т.ч. Клиент Б | ||
в т.ч. Клиент В | ||
Задолженность по зарплате | ||
Задолженность перед бюджетом: | ||
по НДС | ||
по налогу на прибыль | ||
начисления на заработную плату | ||
Банковский кредит | ||
Акционерный капитал | ||
Обыкновенные акции, без номинала | ||
Нераспределенная прибыль | ||
Всего акционерный капитал | ||
Итого обязательства и капитал |
Шаг 2. Составление бюджета продаж.
Бюджет продаж целесообразно составить по ассортименту и по клиентам. Вначале на основании договоров и планов покупателей планируются продажи в ассортименте по каждому клиенту, которые в дальнейшем сводятся в бюджет по ассортименту и по клиентам. Бюджет по ассортименту необходим для планирования производства, бюджет по клиентам используется для планирования денежных потоков (поступление денежных средств от клиентов). В случае, если договора с клиентами отсутствуют или есть только в сумме без детализации до позиций (например, обязательство купить товара на 1 000 000 руб.), вначале определяется суммарный объем продаж за месяц, который впоследствии детализируется до позиций.
Данные для бюджета продаж планируются на основании:
· годового бюджета продаж - ориентировочная сумма, на которую нужно продать;
· объем продаж предшествующих периодов - определение товаров, пользовавшихся спросом в предшествующие месяцы;
· производственные мощности - определение ограничений по производственным мощностям и планирование максимального их использования;
· анализ рынка, работа с клиентами - определение потребностей клиентов в будущем месяце;
· анализ конкурентов - определение сегментов рынка и видов продукции, по которым существует опасность снижения продаж из-за конкурентной борьбы;
· ценовая политика, система скидок - установление факторов, от которых будет зависеть цена товаров;
· относительная прибыльность продукции - определение выгодности реализации отдельных видов продукции, при планировании акцент на более прибыльные товары;
· сезонные колебания спроса.
Блок исходных данных для формирования месячного бюджета выглядит так.
Исходные данные для бюджета продаж Таблица 2.4.2
Прогноз продаж по клиентам | |||||
Наименование | |||||
Объем продаж по клиентам, в шт. | Сред. цена без НДС руб./шт. | ||||
Клиент А | Клиент Б | Клиент В | Всего | ||
Продукт А | |||||
Продукт Б | |||||
Всего | |||||
Планируемые поступления денежных средств от клиентов | |||||
Клиент | Сумма | ||||
Трейдер Альфа | |||||
Трейдер Бета | |||||
Трейдер Гамма |
Если цена по клиентам значительно различается, необходимо отдельно планировать среднюю цену для каждого клиента. Для рассматриваемого примера бюджет продаж по ассортименту приведен в таблице 2.4.3.
Бюджет продаж по ассортименту Таблица 2.3.4.
Средняя цена без НДС | Средняя цена с НДС | Объем продаж (ед.) | Объем продаж (руб.) | В том числе НДС (руб.) | Объем продаж без НДС (руб.) | |
ПРОДУКТЫ | ||||||
Продукт А | ||||||
Продукт Б | ||||||
Всего |
В данном бюджете средняя цена с НДС и объем продаж в натуральном выражении просто переносятся из исходных данных. Обычно в договорах указывается цена без НДС и сумма НДС отдельно. Если по какой-то причине указывается цена с НДС, то пересчет на среднюю цену без НДС рассчитывается по формуле:
Цена без НДС = Цена с НДС / (1 + ставка НДС)
Объем продаж в денежном выражении рассчитывается умножением цены на объем продаж в единицах.
В бюджете продаж по клиентам, кроме суммы продажи и прихода денег, необходимо учесть дебиторскую задолженность и предоплату на начало месяца из баланса (таблица 2.4.1). Бюджет продаж по клиентам для рассматриваемого примера приведен в таблице 2.4.4.
Бюджет продаж по клиентам Таблица 2.4.4.
Клиент | ДЗ на начало периода | Предоплата на начало месяца | Объем продаж в денежном выражении | Итого к получению | Оплата в бюджетном месяце | ДЗ на конец месяца | Сдельная предоплата | Изменение ДЗ | Изменение в предоплате | Расчет НДС |
Клиент А | ||||||||||
Клиент Б | ||||||||||
Клиент В | ||||||||||
Всего |
Объем продаж в денежном выражении равен сумме произведений прогнозных продаж в единицах на среднюю цену продаж с НДС. Итого к получению рассчитывается как сумма дебиторской задолженности и продаж бюджетного месяца за вычетом предоплаты на начало месяца. Оплата в бюджетном месяце переносится из исходных данных. Если оплата в бюджетном месяце превышает сумму к получению (то есть планируется предоплата), разница заносится в столбец «Сделанная предоплата». Если планируемая оплата меньше, чем сумма к получению (то есть на конец месяца остается дебиторская задолженность), разница заносится в столбец «Дебиторская задолженность на конец месяца». Изменение дебиторской задолженности и предоплаты рассчитывается для последующего составления бюджета движения денежных средств косвенным методом. Рост дебиторской задолженности приводит к уменьшению денежных средств, поэтому изменение рассчитывается как разница задолженности на начало и конец месяца. Рост предоплаты, наоборот, приводит к увеличению денежных средств, поэтому изменение рассчитывается как разница предоплаты на конец и начало месяца. НДС рассчитывается по формуле:
Объем продаж с НДС / (1 + ставка НДС).
Шаг 3. Бюджет затрат на доставку товаров клиентам.
В данном бюджете сумма транспортных затрат планируется на основании объема продаж по каждому клиенту и среднего процента затрат на доставку (если периодичность доставки напрямую зависит от объема продаж). Если независимо от объема продаж клиенту товар доставляется с определенной периодичностью, например, один раз в неделю, затраты оцениваются исходя из планируемого количества рейсов за период. В рассматриваемом примере затраты на доставку до клиентов рассчитываются исходя из фиксированной периодичности поставок: 2 раза в месяца клиенту А, 4 раза клиенту Б и 2 раза клиенту В. Средняя цена одного рейса с НДС до клиента А составляет 4 000 руб., до клиента Б - 5 000 руб. и до клиента В - 6 000 руб. В бюджетном месяце планируется оплатить 13 000 руб. транспортной компании за доставку товара клиенту А, 27 000 руб - за доставку клиенту Б, 20 000 руб. за доставку клиенту В. Форма бюджета приведена в таблице 2.4.5.
Клиент | Предоплата | Кредиторская на начало месяца | Количество рейсов | Средняя цена рейса | Итого к оплате | Оплата в бюджетном месяце | Кредиторская на конец месяца | Сдельная предоплата | Изменение КЗ | Изменение в предоплате | Расчет НДС | |
Клиент А | ||||||||||||
Клиент Б | ||||||||||||
Клиент В | ||||||||||||
Всего | ||||||||||||
Бюджет затрат на доставку до клиента Таблица 2.4.5.
Шаг 4. План производства.
В этом бюджете рассчитывается планируемый объем производства исходя из бюджета продаж и остатков продукции на начало и конец периода. План выпуска продукции для рассматриваемого примера приведен в таблице 2.4.6.
План выпуска продукции Таблица 2.4.6
Ожидаемый объем сбыта (ед.) | Остаток на конец месяца (ед.) | Требуемый объем продукции (ед.) | Остаток на начало месяца (ед.) | Объем производства (ед.) | |
Продукт А | |||||
Продукт Б |
Расчет планируемого объема производства осуществляется по формуле:
Объем производства = Планируемый объем продаж + Остаток на начало - Остаток на конец.
Остаток на начало месяца берется из начального баланса, остаток на конец определяется либо на основании ожиданий менеджеров (количество, необходимое для того, чтобы обеспечить незапланированные в бюджете потребности клиентов), либо рассчитывается от средней оборачиваемости товаров на складе по следующей формуле:
Остаток на конец периода =(Объем сбыта / кол-во дней в мес.) Оборачиваемость ТМС в днях.
Шаг 5. Бюджет закупок сырья. На основании плана выпуска продукции составляется бюджет закупок сырья. Для данного бюджета необходимо спланировать следующие исходные данные:
· нормы расхода сырья на производство единицы продукции;
· запасы на начало и конец периода;
· средняя цена материалов с НДс.
Исходные данные для рассматриваемого примера приведены в таблице 2.4.7.
Нормы расхода, средняя цена сырья и запасы на конец месяца Таблица 2.4.7
Поставщик/ Наименование | Нормы, ед./шт. | Цена сырья с НДС, руб./ед. | Запасы сырья на конец мес., ед. | |
Продукт А | Продукт Б | |||
Поставщик №1 | ||||
Сырье 1, кг | ||||
Сырье 2, л | ||||
Поставщик № 2 | ||||
Сырье 3, ед. |
Запасы сырья на начало периода попадают в расчет из начального баланса (таблица 2.4.1), запасы на конец периода планируются с целью обеспечить бесперебойный процесс производства на случай сбоя в поставках или незапланированного заказа (размер запасов определяется отделом сбыта совместно с производственными службами).
Бюджет закупок сырья для рассматриваемого примера представлен в таблице 2.4.8.
Бюджет закупок сырья Таблица 2.4.8.
Статья | Сырье 1 | Сырье 2 | Сырье 3 | Всего |
Количество сырья за период (ед.) | ||||
Продукт А | ||||
Продукт Б | ||||
Запасы на конец периода (ед.) | ||||
Общая потребность в сырье (ед.) | ||||
Запасы на начало периода (ед.) | ||||
Закупки материалов (ед.) | ||||
Средняя цена сырья с НДС (руб.кг) | ||||
Закупки материалов (руб.) | ||||
В том числе НДС (руб.) | ||||
Запасы сырья на начало периода (руб.) | ||||
Запасы сырья на конец периода (руб.) | ||||
Изменение остатков |
Количество сырья за период рассчитывается как произведение планируемого объема производства продукта на норму расхода сырья на единицу. Общая потребность в сырье это сумма количества сырья за период и планируемых запасов сырья на конец периода. Для определения количества закупаемого сырья из общей потребности в сырье необходимо вычесть запасы на начало периода. НДС в сумме закупки рассчитывается по формуле: закупка материалов с НДС / (1 + ставка НДС).
Запасы материалов на начало периода переносятся из начального баланса, запасы на конец периода рассчитываются как произведение планируемых запасов на конец периода в натуральном выражении на среднюю цену без НДС. Изменение остатков рассчитывается как разница остатков на начало и конец месяца.
После определения общей суммы закупки материалов необходимо спланировать взаимоотношения с поставщиками в бюджете закупок по поставщикам. В данном бюджете необходимо спланировать оплату поставщикам за закупленный товар с учетом кредиторской задолженности и предоплаты на начало месяца, которая попадает в расчет из начального баланса. Форма данного бюджета приведена в таблице 2.4.9.
Столбец «Итого к оплате» планируется как сумма кредиторской задолженности и объема закупок за вычетом предоплаты на начало месяца. Оплата в бюджетном месяце планируется отделом снабжения на основании договоров с поставщиками. Кредиторская на конец месяца возникает, если сумма к оплате больше, чем оплата в бюджетном месяце. Если ситуация обратная, то есть оплачивается больше, чем определено к оплате, возникает предоплата на конец месяца. Изменение кредиторской задолженности и предоплаты рассчитывается для построения бюджета движения денежных средств косвенным методом и определяется как разница кредиторской на конец и начало месяца и разница предоплаты на начало и конец месяца. НДС рассчитывается исходя из суммы закупок по соотношению: Объем закупок / (1 + ставка НДС).