Аудит расчетов с подотчетными лицами производится сплошным порядком и включает контроль за проведенными операциями по расходованию средств на операционные и хозяйственные нужды, а также на служебные командировки работников.
Источники информации:
1) бухгалтерская отчетность - форма № 1 «Бухгалтерский баланс», форма № 4 «Отчет о движении денежных средств», форма № 5 «Приложение к бухгалтерскому балансу»;
2) статистическая отчетность –форма 6-ф «Отчет о состоянии расчетов»;
3) регистры бухгалтерского учета – Главная книга, журнал-ордер № 7;
4) документы – приказы о направлении в командировки, задания на командировку, авансовые отчеты с приложенными к ним оправдательными документами, отчеты по командировкам, сметы представительских расходов и др.
С целью оценки системы внутреннего контроля проверяемой организации проверяют:
- порядок издания приказов о направлении в командировки;
- порядок подписи и выдачи командировочных удостоверений;
- наличие перечня лиц, которым могут выдаваться суммы в подотчет;
- сроки, на которые выдаются подотчетные суммы на хозяйственные расходы и др.
С целью оценки системы организации бухгалтерского учета в учетной политике проверяемой организации изучают график документооборота, субсчета и аналитические счета в рабочем плане счетов.
Направления проверки:
1. Соблюдение правил выдачи подотчетных сумм и правильность отражения их в учете. Для этого:
а) проверяется наличие утвержденного руководителем организации списка лиц, которым выдаются суммы под отчет,
б) устанавливают, нет ли превышения предельных размеров аванса на предстоящие расходы.
в) устанавливают, не выдавались ли деньги под отчет лицам, при наличии задолженности по ранее полученным суммам;
г) проверяют порядок выдачи и учета доверенностей на получение товарно-материальных ценностей;
д) сверяют выданные подотчетные суммы, отраженные в различных учетных регистрах, например, в журналах-ордерах № 7, 1, 2 и в Главной книге по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами».
2. Своевременность представления авансовых отчетов.
3. Правильность оформления авансовых отчетов и достоверность приложенных к ним документов. Для выявления злоупотреблений можно использовать приемы фактического контроля, например, сверить счета и товарные чеки с накладными на оприходование материальных ценностей, с книгами (карточками) складского учета, отчетами о движении материалов.
4. Правильность отражения подотчетных сумм в регистрах бухгалтерского и налогового учета.
5. Порядок погашения оправдательных документов с целью предотвращения их повторного использования.
6. Своевременность возврата и обоснованность удержания своевременно не возвращенных подотчетных сумм.
7. Соответствие учетных данных требованиям к составлению отчетности.
При проверке авансовых отчетов по командировочным расходам надо дополнительно проверить:
а) установленный порядок назначения и оформления командировок;
б) наличие и правильность ведения журнала регистрации командировок;
в) наличие отчетов о результатах командировки и порядок их утверждения руководителем организации;
г) обоснованность включения расходов на служебные командировки в затраты организации.
При проверке авансовых отчетов по командировкам за границу необходимо установить законность и целесообразность таких командировок, а также проверить наличие заданий по командировкам, подписанных руководителем и командированным сотрудником.