Информация является наиболее важным ресурсом, используемым в системе управления менеджерами.
«Информация (от латинского informatio – разъяснение, изложение), первоначально – сведения, передаваемые людьми устным, письменным или другим способом (с помощью условных сигналов, технических средств, и т.д.); с середины 20 века общенаучное понятие, включающее обмен сведениями между людьми, человеком и автоматом, автоматом и автоматом...»[2].
Существует многообразие типов информации, используемых менеджерами: факты, оценки, прогнозы, обобщенные связи, слухи.
Факт: событие или условие, которое наблюдается напрямую (простейший вид информации).
Оценки: отличаются от фактов тем, что базируются скорее на умозаключениях и (или) статистических приемах, чем на прямом наблюдении и подсчете.
Слух отличается от факта только тем, что источник информации менее надежен. Но слух может быть единственным доступным источником отдельных видов информации, например, планов конкурентов. Таким образом, слухи занимают определенное место в информационной системе любой компании.
|
|
В теории управления целесообразно применять определение информации, как совокупность сведений об изменениях, совершающихся в системе и окружающей ее среде, которая уменьшает степень неопределенности наших знаний о конкретном объекте, это обмен сведениями (данными) между людьми, человеком и автоматом, автоматом и автоматом.
Управленческую деятельность можно условно разделить на три основные категории. И именно они определяют и характеризуют преобладающие по важности, по распространению виды и категории управленческой информации.
Информация по стратегическому планированию позволяет высшему управлению нести ответственность за установление долгосрочных целей, накопление ресурсов для достижения этих целей и формулирование политики их достижения. Такая информация может включать перспективные оценки среды, экономические прогнозы и демографические тенденции.
Контрольная управленческая информация используется управляющими среднего уровня для координации различных подконтрольных им действий, приведения ресурсов в соответствии с задачами и разработки согласованных оперативных планов.
Оперативная информация помогает управляющему нижнего уровня выполнять обычные и повседневные операции, такие, как расчет заработной платы и финансовые расчеты, составление табелей и управление запасами.
Хотя управляющие на различных уровнях организации имеют различные потребности в информации (см. табл. 2.1.1), все они сталкиваются с общим «требованием» самой СУ. Производя больше полезной информации на более широкой основе, система облегчает для контролирующего наблюдателя выявление плохих или слабых.
|
|
Практически ценность информации прямо пропорциональна той роли, которую она играет в принятии решений, и тому, что поставлено на карту этим решением. Ценность информации определяется тем, как исследователь распоряжается ею. Сама по себе она стоит немного.
Информационное обеспечение сложно и многозвенно. Оно включает в себя разные виды информационных данных и алгоритмов их преобразования.
Таблица 2.1.1.
Соответствие потребностей управляющих возможностям СУ
Уровень управления | Управленческая ответственность | Информация требуемая СУ | Как используется информация СУ |
Высшее управление | Увеличение производительности, рост, накопление и использование ресурсов; выживание всей организации | Данные о среде и тенденции, прогнозы, сводные отчеты об операциях, уведомления об исключительных проблемах | Установление организационных целей, политики, ограничений, принятие решений, касающихся стратегических планов и управления всей организацией |
Среднее звено управления | Размещение ресурсов в соответствии с распределенными заданиями, установление оперативных планов, контроль операций | Сводки о результатах операций и уведомления об исключительных ситуациях, относящихся к делу действиях и решениях других руководителей среднего звена | Установление оперативных планов и политики, контроль процедур, составление уведомлений об исключительных ситуациях, составление оперативных сводок по распределению ресурсов, о действиях и решениях для других управляющих среднего звена |
Нижнее звено управления | Производство товаров или услуг в пределах бюджетов, установление потребности в ресурсах, перевозке и хранении материалов. | Свободные отчеты о взаимодействиях, подробные отчеты по проблемам, оперативные планы и политики, процедуры контроля, действия и решения связанных между собой управляющих | Составление уведомлений об исключительных ситуациях и сообщений о состоянии работы, определение потребности в ресурсах, составление рабочих календарных планов |
В общем случае информационная связь между передающей стороной (например, объектом управления) и приемной стороной осуществляется по схеме, приведенной на рис. 2.5.
Главное, что информация есть предмет, средство и продукт управленческого труда. Важно подчеркнуть ряд требований, предъявляемых к управленческой информации: надежность (и достоверность), своевременность, адресность и возможность многократного использования. Действительно ценной является только та информация, которая уменьшает неопределенность в конкретной управленческой ситуации.
Рис. 2.5. Схема передачи информации [3]
Информация является основой процесса управления, труд управляющего и состоит в ее изучении и обработке. От уровня организации сбора, обработки и передачи информации зависит эффективность управления.
Управленческая информация имеет ряд особенностей:
· большие объемы информации должны обрабатываться в жестко ограниченные сроки;
· исходная информация подвергается неоднократной обработке с различных производственных точек зрения и с учетом требований потребителей;
· исходные данные и результаты расчетов хранятся длительное время.
Выполнить эти требования к управленческой информации способна лишь компьютерная техника с ее быстродействием и большой емкостью памяти. Оптимальным способом хранения производственной информации является создание баз и банков данных, или функционально организованных массивов компьютерной информации, осуществляющих централизованное обеспечение коллектива пользователей или совокупности решаемых в системе задач.
|
|
От совершенствования информационного обеспечения возможны следующие положительные результаты:
1) Возможная экономия расходов за счёт снижения:
- фонда заработной платы;
- коммунальных услуг;
- стоимости программного обеспечения;
- расходов на почту;
- расходов на оформление договоров;
- расходов на перераспределение сырья.
2) Устранение возможных расходов в будущем:
- избежание будущего роста численности персонала;
- уменьшение требований к обработке данных;
- снижение стоимости обслуживания.
3) Возможные нематериальные выгоды:
- улучшение качества информации;
- повышение производительности;
- улучшение и ускорение обслуживания;
- новые производственные мощности;
- более уверенные решения;
- улучшение контроля;
- уменьшение просроченных платежей;
- полное использование программного обеспечения.
Информация в управлении принципиально делится на прямую и обратную. Прямая информация – командная, исходящая от управляющей системы. Обратная информация отражает реакцию управляемого объекта на происходящие изменения и реализуемые решения.