Использование этого вида поиска позволяет искать документы по их атрибутам (формату, отправителям, получателям и т.д.). Это позволяет узнавать в оповещениях о совпадении атрибутов перехваченной информации с заданными в алерте атрибутами. Так, например, можно отслеживать активность отдельных доменных пользователей, IP адреса, определенные адреса электронной почты, документы и т.д.
При помощи такого вида поиска также можно отслеживать копирование или пересылку файлов определенных форматов. Например, для проектных организаций таким форматом являются файлы, созданные в программе AutoCad, и такая возможность позволит им избежать утечки информации с предприятия.
\ Атрибутивный поиск - поиск документа по атрибутам (реквизитам, полям) регистрационно-контрольной карточки документа.
К атрибутам могут относить такие поля, как наименование документа, вид документа, организацию (для холдинговой структуры), проект(для проектной организации) т.д. При сохранении документа в архив поля для ввода реквизитов документа заполняются определенными значениями, в дальнейшем при атрибутивном поиске проверяется совпадение значений этих полей запросу.
|
|
Атрибутивный поиск более пригоден для поиска известного документа, тогда как полнотекстовый поиск используется для поиска неизвестных документов.
Раздел №2 Документационные процессы. Электронный документ.
Тема 2. Документационные процессы. Электронный документ.
Переход к обработке электронного документа позволяет прежде всего повысить эффективность анализа, доступа и работы сотрудников с информацией, уменьшает временные затраты на передачу документов, упрощает решение вопросов, связанных с обработкой связанных документов, аннотацией документа несколькими сотрудниками с последующим анализом сделанных замечаний и предложений, и др.
Электронно-цифровая форма документа позволяет разрабатывать, внедрять и использовать прогрессивные средства электронной вычислительной техники.
Объем электронного документооборота постоянно увеличивается, особенно в связи с развитием всемирной сети Интернет и возможностью обмена документами по электронной почте, а также с растущей популярностью Интернет-торговли.
Электронный документ должен соответствовать следующим требованиям:
• создаваться, обрабатываться, храниться, передаваться и приниматься с помощью программных и технических средств;
• содержать реквизиты, позволяющие подтвердить его подлинность и целостность;
• быть отображенным (воспроизведенным) в форме, понятной для восприятия.
Электронный документооборот, т.е. процесс движения, обработки, хранения и обмена электронными документами, регулируется различными нормативными актами - государственными; межотраслевыми; отраслевыми и локальными актами предприятия.
|
|
Работа с электронными документами в службе делопроизводства аналогична работе с традиционными (бумажными) документами. При рассылке по электронной почте адресат получает документ практически моментально после его отправки. Затем электронный документ может быть воспроизведен в любых необходимых виде и форме: открыт на экране компьютера, перенесен на бумажный носитель, перенесен или скопирован на различные материальные носители информации (СД-диски, пленки и т.д.).
Использование электронной почты предоставляет пользователям возможности:
• оперативной доставки электронных документов адресатам;
• одновременной рассылки любому количеству адресатов;
• получения подтверждения о доставке документов по назначению;
• редактирования полученных документов, их хранения и пересылки;
• вывода на печать полученных документов.
После получения электронных документов их необходимо зарегистрировать и установить подлинность. Установка подлинности электронного документа осуществляется с использованием средств проверки электронной цифровой подписи. Подлинность документа считается подтвержденной, если в результате проверки электронной цифровой подписи устанавливается неизменность всех реквизитов.
Под электронной цифровой подписью понимается реквизит электронного документа, предназначенный для его зашиты от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе.
Затем руководитель организации проставляет на документах резолюцию, и по внутренней сети предприятия они рассылаются на рабочие места исполнителей. Процесс исполнения электронных документов аналогичен исполнению документов па бумажных носителях.
Правовое регулирование в сфере обращения электронных документов направлено:
• на реализацию единой государственной политики в сфере обращения электронных документов;
• обеспечение безопасности и защиты информации при ее создании, обработке, хранении, передаче и приеме;
• обеспечение прав и законных интересов пользователей электронных документов;
• правовое обеспечение технологии создания, обработки, хранения, передачи и приема электронных документов.
Срок хранения электронных документов такой же, как и бумажных. И так как долговременное хранение большого количества документов (работа с которыми, к тому же не ведется) в памяти ПК составляет некоторую сложность, целесообразно формировать специальные архивы электронных документов на компакт-дисках.
При создании электронных архивов должны выполняться следующие требования:
• электронные документы должны быть защищены от несанкционированного доступа и внесения изменений;
• организация доступа к документам должна производиться в порядке, предусмотренном соответствующими нормативными актами;
пользователи должны иметь возможность получить электронные документы в виде копии на бумажном носителе;
• пользователям должна быть предоставлена возможность подтверждения подлинности электронных документов в течение всего срока их хранения.