Лекция 8. Основные классификации документов

Целью любой классификации является систематизация видовых понятий и поиск новых взаимосвязей. В результате классификации происходит логическое деление объема родового понятия на непересекающиеся части (на видовые понятия) на основании какого - либо признака. Признак, по которому идет деление, есть основание деления. При построении классификаций необходимо соблюдать следующие правила:

· правило несовместимости: объемы видовых понятий не должны пересекаться. Например, неправильно делить документы на бумажные, кинодокументы, фотодокументы, текстовые. Понятие текстового документа совместимо с понятием бумажного и фото- кино- документа;

· правило последовательности: нельзя делить сразу по нескольким основаниям. Например, неправильно делить документы на: акты, протоколы, договоры и фотодокументы, кинодокументы. Использованы сразу два основания деления - вид документа и материальный носитель;

· правило соразмерности: сумма объемов видовых понятий должна быть равна объему родового понятия, то есть, классификация должна быть полной.

Знание различных классификаций в делопроизводстве помогает правильной группировке документов в дела, укоряет поиск документов, а в целом - повышает оперативность работы.

Основные классификации документов по различным носителям

1. Классификация по материальному носителю: бумажные, фотодокументы - на фотопленке, кинодокументы - на кинопленке, видео документы - на видеопленке, акустические - на магнитной пленке, компьютерные - на электронных носителях.

2. По виду документа: уставы, приказы, протоколы, акты, положения, инструкции, письма, договоры, заявления, правила и т.п.(полная классификация представлена в ОКУД - общероссийском классификаторе управленческой документации).

3. По сфере деятельности: организационно-распорядительные, финансово-бухгалтерские, снабженческо-сбытовые, по социальному обеспечению, отчетно-статистические, плановые, конструкторские, технологические, патентные и т. п.

4. По форме текста документа: трафаретные, табличные, анкетные, текстовые, смешанные.

5. По степени гласности: обычные, секретные, совершенно секретные, для служебного пользования, содержащие коммерческую тайну, конфиденциальные

6. По степени подлинности: подлинники (первый экземпляр с подписями и печатями), черновики (предварительные редакции), копии.

Копии бывают четырех видов:

а) дубликат (выдается в случае утери оригинала и имеет одинаковую юридическую силу с оригиналом);

б) выписка - копия части документа;

в) отпуск - копия через копирку;

г) ксерокопия.

7. По срокам исполнения: срочные (телеграммы, с пометкой “срочно”, со сроком, установленным законом, подзаконными актами); несрочные (сроки не указаны).

8. По срокам хранения: постоянного хранения; временного хранения (со сроками хранения от10 до 75 лет и со сроками хранения менее 10 лет).