Создать форму можно несколькими способами:
· Мастер форм – это инструмент для быстрого создания форм для таблицы или запроса. Мастер предоставляет пошаговую возможность управления процессом создания формы, на основе серии различных окон диалога. Существует четыре вида форм:
- в столбец отображает в режиме формы только одну запись, все поля записи выстроены в два столбца;
- ленточный одновременно отображает несколько записей, поля которых образуют строки;
- табличный отображает записи так же, как в режиме таблицы;
- выровненный аналогичен виду ленточный, но отличается тем, что все поля записи будут отображены на одной странице.
· Автоформа – это средство мгновенного создания форм без выдачи дополнительных запросов, в отличие от Мастера форм, который ведет с пользователем диалог. Автоформа необходима для отображения связанных записей на базе нескольких таблиц, т.е. построения Подчинённой формы.
Подчиненная форма–это форма, которая входит в состав другой формы и отображает данные из связанной таблицы.
· Конструктор форм – создаёт новую пустую форму.
· Кнопочная форма – панель управления приложением, предоставляет компактный выбор команд в виде кнопок, гиперссылок и макросов для работы с объектами БД.
Вариант 1Мастер форм
1) На Ленте выбрать вкладку Создание, в группе команд Формы выполнить команду Другие формы.
2) Выбрать из списка Мастер форм.
3) Выбрать из списка в качестве источника данных таблицу или запрос. Из раздела Доступные поля: переместить в раздел Выбранные поля: те поля, которые нужно включить в форму. При построении Подчинённой формы для связанных таблиц поля можно выбрать из разных таблиц, тогда на следующем шаге необходимо установить соответствующий переключатель. Click по кнопке Далее;
5) в появившемся окне уже выбран вид в один столбец, поэтому Click по кнопке Далее;
6) выбрать стиль оформления, Click по кнопке Далее;
7) задать имя формы и Click по кнопке Готово. При этом открывается форма в один столбец. Столбец слева – это названия полей; столбец справа – данные первой записи;
8) перемещаться по записям можно с помощью кнопок навигации, расположенных в нижней части формы.
Вариант 2Автоформа
1) В Области перехода выполнить Click на объекте (таблице, подчинённой таблице или запросе).
2) На Ленте выбрать вкладку Создание, в группе команд Формы выполнить команду Формы.
3) Access создаст Автоформу и откроет ее в режиме формы. Если в качестве источника Формы была выбрана подчинённая таблица, то в результате будет получена Подчинённая форма.
4) При закрытии окна Автоформы выводится запрос на сохранение. Для сохранения введите название формы.
Вариант 3Добавление подчиненной формы вКонструкторе форм
1) В Области перехода выполнить 2Click на имени подчинённой формы (вид: выровненный), затем Click на ярлыке режима просмотра Конструктор в строке состояния.
2) Переместить нижнюю границу Области данных, чтобы увеличить её размер.
3) Переместить окно конструктора форм так, чтобы было видно окно базы данных.
4) Поместить главную форму в Области данных можно двумя способами:
- переместить ранее подготовленную главную форму (вид: табличный) из окна базы данных на свободное пространство бланка формы. При закрытии автоформы ответить утвердительно на запрос о сохранении;
- переместить кнопку Подчинённая форма с Панели э лементов на свободное пространство бланка формы. В результате этого действия запустится Мастер подчиненных форм и отчетов. В первом окне мастера в качестве данных, включенных в подчинённую форму выбрать Имеющиеся формы, выбрать из списка ранее подготовленную форму табличного вида, Click Далее. Во втором окне мастера по умолчанию установлена опция использования вида отношения Выбор из списка. В противном случае установить переключатель Самостоятельное определение и выбрать связующие поля, Click Далее. Изменить, если необходимо, имя подчиненной формы, Click Готово.
5) Режим формы позволяет организовать просмотр формы после добавления в нее подчиненной формы. В Конструкторе можно изменить, если необходимо, размер и положение как самих форм (подчинённой и главной) так и их полей. Смена режимов осуществляется переключением Ярлыков режимов просмотра в строке состояния.
6) При необходимости можно добавить в раздел формы Заголовок/примечание формы управляющие элементы, как показано на рисунке 19.
Рисунок 19 – Форма с подчинённой формой и элементами управления
7) Закрыть окно формы и в ответ на предложение сохранить изменения Click на кнопке Да. Если необходимо сохранить форму под новым именем, а не под именем исходной формы, выберите в меню Файл команду Сохранить как.
Вариант 4 Кнопочная форма
В Office Access 2007 реализована новая функция Область переходов. Эта область заменяет окно базы данных, и ее можно использовать вместо кнопочных форм. Область переходов работает с новой моделью пользовательского интерфейса, используемого Office Access 2007. Эта модель (называемая моделью однодокументного интерфейса (SDI)) размещает все открытые объекты: формы, отчеты и т.д. в одном окне и добавляет для каждого объекта свою вкладку, которую используют для переключения между этими объектами.
Средства MS Access позволяют обычному пользователю, не имеющему специальной подготовки: создавать достаточно серьезные приложения, не прибегая при этом к самостоятельному программированию; разрабатывать для приложения специальный интерфейс, позволяющий сделать обслуживание БД максимально удобным.
Разработку приложения необходимо начать с составления списка часто выполняемых задач, например:
- каждый сотрудник вводит данные о количестве отработанных им часов за месяц;
- менеджер по итогам месяца обобщает записи, полученные от сотрудников;
- менеджер распечатывает отчеты, в том числе ежемесячный итоговый отчет, в котором выводится общее количество часов, затраченных на выполнение каждого проекта, и ежемесячную диаграмму о количестве рабочих часов, отработанных каждым из сотрудников в течение месяца;
- начальник отдела обновляет список сотрудников и распечатывает контактную информацию для внутреннего использования сотрудниками отдела.
После составления списка основных задач можно выделить категории, на основании которых будут создаваться кнопки для главной кнопочной формы приложения. Например,
- ежемесячное ведение записей;
- печать отчетов;
- обновление данных о сотрудниках;
- подготовка внутренних приказов и распоряжений.
Далее необходимо перейти к анализу отношений между категориями задач и ответить на следующие вопросы:
- Распечатка отчетов будет проводиться из кнопочной формы или из рабочих форм?
- Существует ли необходимость в совместной работе с несколькими объектами БД? В совместной работе с несколькими приложениями (например, Word или Excel)? В подключении к Web?
- Требуется ли добавить на формы будущего приложения кнопки для выполнения таких традиционных задач, как ввод данных, поиск записей и закрытие окна формы?
После ответа на эти вопросы для каждой формы БД следует создать список необходимых гиперссылок или кнопок и приступать к созданию кнопочных форм.
В Access существует специальное средство – Диспетчер кнопочных форм, котороепоможет в создании кнопочных форм и в дальнейшей их модификации по мере изменения самой БД.
Создание кнопочной формы подробно рассматривается в Иллюстративном учебном кейсе 8 данного учебного пособия.