Сущность и структура документационного обеспечения управления

Успешное управление организацией предполагает наличие необходимой информации о целях, задачах, состоянии и обеспеченности этой организации ресурсами, а также об условиях, влияющих на возможность выполнения задач и достижение целей. Однако эта информация, как правило, имеет очень широкий спектр как по важности, объему, так и по необходимости ее документирования, т.е. закрепления информации на материальном носителе (бумаге, магнитном носителе и т.п.). Поэтому документационное обеспечение как наиболее важный вид информационного обеспечения управления имеет двоякую цель, а именно документальное закрепление соответствующей информации, а также своевременное и полное обеспечение работы органов управления необходимой документацией.

Содержание документационного обеспечения управленческой деятельности определяется, с одной стороны, решаемыми при его организации и осуществлении задачами и, с другой стороны, соответствующими мероприятиями в процессе деятельности органов управления.

Основными задачами документационного обеспечения управления, согласно его предназначению и целям, являются:

документальное закрепление управленческой информации, подлежащей учету и хранению;

предоставление органам управления необходимой документации согласно их функциям и задачам;

организация и осуществление движения документов (документооборота) в управленческом процессе.

Применительно к этим основным задачам, а также к другим задачам, возникающим при осуществлении документационного обеспечения управления, выполняется комплекс последовательных мероприятий, а именно:

разработка документов, закрепляющих управленческую информацию;

рассылка документов в организации и их учет;

доведение документов до органов управления и должностных лиц;

продвижение документов по инстанциям и исполнителям;

контроль исполнения документов;

хранение документов как текущее (оперативное) в течение их производства, так и архивное.

Несомненно, что документационное обеспечение управления должно организовываться и осуществляться на основе принципов управленческой деятельности, трансформируемых с учетом целей, задач и специфики документационного обеспечения этой деятельности. Оно должно строиться на общих принципах, т.е. на принципе обеспечения его оперативности и своевременности при одновременном соблюдении принципа адекватности и достоверности документируемой информации; принципе оптимальности (рациональности) документированной информации, подкрепляющем и дополняющем два вышеназванных. Все вместе они определяют основу документационного обеспечения управленческой деятельности в той ее части, которая и является синонимом управления.

Несколько другую область управленческой деятельности, а именно работу с документами, определяют принцип стандартизации и унификации документированной информации и принцип ее учета и сохранности.

Перечисленные принципы документационного обеспечения управленческой деятельности не исчерпывают всей их совокупности, кроме них выделяют и другие, специальные принципы документационного обеспечения управленческой деятельности, например, принципы построения информационно-справочной работы в организации, организации регистрации документов и другие, которые рассматриваются в соответствующих параграфах данного пособия. В своей совокупности эти принципы определяют, как, каким образом осуществлять документационное обеспечение управленческой деятельности, чтобы достигались его цели и выполнялись его задачи; их выполнение на практике позволяет судить о качественной стороне документационного обеспечения. На основе этих принципов сформулированы основные требования к организации и осуществлению документационного обеспечения управления.

Из принципа оперативности и своевременности документационного обеспечения управления вытекает требование оперативности разработки соответствующих документов и своевременности обеспечения ими органов управления. Однако этого явно недостаточно, так как принцип адекватности и достоверности документированной информации определяет такое требование к документационному обеспечению, согласно которому документы должны содержать только ту информацию, для закрепления которой предназначен тот или иной документ, и эта информация в достаточной мере должна отвечать действительности, т.е. быть достоверной.

На принципе оптимальности (рациональности) документирования информации основывается требование того, что документированию должна подлежать информация, необходимая и достаточная для обеспечения управления в конкретных условиях, отвечающих характеру деятельности организации и ее органов управления.

И, наконец, не вызывает сомнения такое требование к документационному обеспечению управления деятельности, как создание условий для организации работы с документами, их текущего учета и хранения, а также архивирования, что в достаточной мере должно обеспечиваться унификацией и стандартизацией документов в системе документационного обеспечения управления.

Структура документационного обеспечения управления

Документационное обеспечение управления неоднородно, что обусловлено, с одной стороны, спецификой деятельности по созданию документов и работе с ними, а с другой стороны, неоднородностью и спецификой элементов содержания объекта обеспечения – управления и управленческой деятельности. Неоднородность документационного обеспечения управления находит свое выражение в его структуре, в частности, в его взаимосвязанных друг с другом направлениях и видах. Собственная неоднородность и специфика элементов документационного обеспечения управления обусловливают выделение в нем двух направлений:

документирование управленческой деятельности;

организация работы с управленческими документами.

Документирование управленческой деятельности предназначено для создания документов и представляет собой деятельность по записи информации на определенных носителях по установленным правилам. Оно всегда осуществляется на основе правил, установленных правовыми актами, общегосударственными и локальными нормативно-методическими документами или выработанных традицией, и поэтому является регламентированным.

Организация работы с управленческими документами имеет своей целью упорядочение этих документов и работы с ними. В соответствии с ГОСТ Р 51141-98 она определяется как организация документооборота, хранения и использования управленческих документов в текущей деятельности государственного органа, учреждения. В более широком плане она рассматривается как управление документацией и персоналом, несущим ответственность за работу с документами. Основанием для такой трактовки организации работы с документами является то, что делопроизводственная деятельность является составной частью управленческой деятельности. С этих позиций документационное обеспечение управления представляет собой единство следующих двух направлений (рис. 1.1):

документирование управленческой деятельности;

управление делопроизводственной деятельностью.

Данный подход к документационному обеспечению управления позволяет более глубоко проникнуть в сущность и содержание управления делопроизводственной деятельностью и выделить в нем применительно к его объектам следующие два вида:

управление документацией;

управление персоналом – субъектом делопроизводственных отношений.

Рис. 1.1. Структура документационного обеспечения управления

Другими словами, деятельность государственного органа, организации, учреждения по документированию и организации работы с документами объективно делится на общую, характерную для всех органов, организаций и учреждений, и специальную (отраслевую и локальную), характерную только для той или иной отрасли (ведомства) и отличающуюся еще и локальной спецификой, обусловленной особенностями локальных условий их деятельности.

Ключевую роль в документационном обеспечении управления играют правила и нормы, на основе которых осуществляется документирование и организуется работа с документами.