Правила оформления документов

3.2.1. Состав реквизитов документов

Идентификация информации осуществляется с помощью реквизитов. Под реквизитом документа в ГОСТ Р 51141-98 понимается «обязательный информационный элемент оформления официального документа».

Некоторые исследователи, подчеркивая значение реквизитов документов, указывают, что под документированной информацией понимается такая организационная форма, которая определяется как единая совокупность содержания информации, реквизитов, позволяющих установить источник, полноту информации, степень ее достоверности, принадлежность и другие параметры материального носителя информации, на котором ее содержание и реквизиты закреплены. При этом следует иметь в виду, что вся зафиксированная на материальном носителе информация относится к тем или иным реквизитам и содержание информации складывается из отдельных реквизитов, таких как «дата», «номер», «текст документа», несущий основную содержательную нагрузку, «подпись», «оттиск печати» и др.

В разделе 2 ГОСТ Р 6.30-2003 установлен перечень реквизитов, используемых при подготовке и оформлении документов:

01 – Государственный герб Российской Федерации;

02 – герб субъекта Российской Федерации;

03 – эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

04 – код организации;

05 – основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

06 – идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

07 – код формы документа;

08 – наименование организации;

09 – справочные данные об организации;

10 – наименование вида документа;

11 – дата документа;

12 – регистрационный номер документа;

13 – ссылка на регистрационный номер и дату документа;

14 – место составления или издания документа;

15 – адресат;

16 – гриф утверждения документа;

17 – резолюция;

18 – заголовок к тексту;

19 – отметка о контроле;

20 – текст документа;

21 – отметка о наличии приложения;

22 – подпись;

23 – гриф согласования документа;

24 – визы согласования документа;

25 – оттиск печати;

26 – отметка о заверении копии;

27 – отметка об исполнителе;

28 – отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

29 – отметка о поступлении документа в организацию;

30 –идентификатор электронной копии документа.

Перечисленные реквизиты выполняют различные роли. Реквизиты 01-15 и 18 используются в качестве реквизитов бланка и ограничительных отметок; реквизиты 08, 10, 11, 12, 16, 20, 22, 23, 25 определяют юридическую силу документа; реквизиты 13, 15, 17, 18, 19, 21, 24, 26-30 отражают обработку и движение документов, т.е. являются делопроизводственными отметками.

Расположение реквизитов и границы зон их расположения на листе бумаги формата А4 углового и продольного бланков представлены на рис. 3.1 и рис. 3.2.

Рис. 3.1. Расположение реквизитов и границы зон на формате А4 углового бланка (размеры указаны в мм)

Помимо установленных стандартом реквизитов при оформлении документов используются и другие устойчивые отметки, официально реквизитами не являющиеся, но близкие по назначению к реквизитам, например, отметки: «Подлежит возврату», «Экземпляр №», «Взамен разосланного», «Разослать» «Категория срочности» и др.

Рис. 3.2. Расположение реквизитов и границы зон на формате А4

продольного бланка (размеры указаны в мм)

Очевидно, что при составлении одного конкретного документа применяется не весь набор реквизитов, а лишь те, которые необходимы. Так на бланке нельзя одновременно поместить изображение государственного герба и товарного знака, а также реквизиты, характерные для отправляемого и поступающего документа:

«адресат» (реквизит отправляемого документа) и «отметка о поступлении документа в организацию» (реквизит поступающего документа). Указанные в стандарте реквизиты используются в зависимости от вида организационно-распорядительного документа.

Закрепленный в ГОСТ Р 6.30-2003 перечень реквизитов относится только к организационно-распорядительным документам (хотя с помощью этих реквизитов оформляются и документы других систем документации).

В законодательстве нет единого перечня реквизитов для всех систем документации. Например, реквизиты бухгалтерских, отчетно-статистических и других документов определяются правилами, установленными для этих систем документации («О бухгалтерском учете»).

Классификация реквизитов по другим признакам в стандарте не приводится. В некоторых нормативных актах, устанавливающих требования к оформлению документов, разделяются обязательные и дополнительные реквизиты, либо указывается перечень реквизитов, которые должен иметь документ определенного вида. Например, в Типовой инструкции по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации приведен перечень обязательных реквизитов, которые должен иметь документ: наименование министерства – автора документа, название вида документа или унифицированной формы документа, заголовок к тексту, дата, индекс, текст, визы, подпись, отметка об исполнении документа и направлении его в дело. Остальные реквизиты отнесены к дополнительным.

ГОСТ Р 6.30-2003 не разграничивает реквизиты традиционных бумажных и машиночитаемых (электронных) документов. Такой подход характерен и для нормативных актов, определяющих правила оформления документов других систем.

3.2.2. Назначение, содержание и оформление реквизитов

документов