2015-04-06
4157
Документооборот - это движение документов в организации с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или направления в дело
Организация работы с документами - это организация документооборота, хранения и исполнения документов в текущей деятельности учреждения.
Организация документооборота должна отвечать следующим требованиям:
оперативность прохождения документов;
исключение не обусловленных необходимостью инстанций прохождения и действий с документами;
соблюдение максимального единообразия порядка прохождения и обработки основных категорий документов.
Прохождение и обработка основных категорий документов в организации должны осуществляться строго в соответствии со схемой прохождения документов, разрабатываемой службой ДОУ и утверждаемой руководством организации;
Организация документооборота при применении средств автоматизации делопроизводства должна обеспечивать совместимость традиционной и автоматизированной обработки документов.
|
|
|
Документооборот является составной частью документационного обеспечения управления (ДОУ) и выполняет по существу все функции системы коммуникации в учреждении. Его цель — обеспечение движения комплексов документов в процессе ДОУ. Задача совершенствования документооборота — организация такого движения, которое наилучшим образом обеспечивало бы достижение целей системного ДОУ.
Методы сокращения объема документооборота:
Унификация и стандартизация документов
Совершентсвование законодательства, повышение качества документируемых решений
Повышение качества подготовки и оформления документов, уменьшение физического объема документов
Применение практики бездокументного решения вопросов
Уменьшение количества дублетных экземпляров документов при их размножении, копировании и рассылке
Использование современных информационных технологий для подготовки, передачи и обработки информации
Документопоток - это поток документов между пунктами обработки и создания информации (руководителями организации и структурных подразделений, специалистами) и пунктами технической обработки документов: экспедицией, секретариатом, канцелярией и др.
Основные документопотоки в организации:
поток входящей документации, состоящий из поступающих в организацию документов;
потоки внутренней документации, состоящие из документов, созданных в организации и не предназначенных к выходу за ее пределы;
поток исходящей документации, состоящий из документов, предназначенных для отправки в другие организации.
|
|
|
Основные характеристики документопотока:
содержание;
структура;
цикличность;
направление;
объем.
Содержание документопотока определяется составом документов, входящих в документопоток, и составом информации, содержащейся в этих документах.
Структура документопотока описывается признаками, по которым могут быть классифицированы и индексированы входящие в документопоток документы, а также сформирована справочная система по документам организации.
Режим или цикличность документопотока определяется изменением во времени информационной нагрузки документопотока. Изменения информационной нагрузки, как правило, связаны с цикличностью планирования и подведения итогов работы, периодическим изменением деловой, политической и управленческой активности, внутренними режимами работы организации.
Направление документопотока зависит от содержания конкретного этапа обработки документов:регистрируемые и нерегистрируемые документы, документы, по которым осуществляется и не осуществляется контроль исполнения службой ДОУ и т.д., а также от способа удостоверения входящих в документопоток документов: согласование, утверждение, ознакомление и др.
Объем документопотока измеряется количеством документов (подлинников и копий), который может быть дополнен объемом содержащейся в документах информации. Количество документов всех потоков составляет объем документооборота организации.
Исследование документопотоков организации проводится для следующих целей:
повышение эффективности управленческой деятельности;
ускорение движения документов в организации;
уменьшение трудоемкости обработки документов.
