Индексация документов

В процессе регистрации производится индексация документа и внесение исходных сведений о документе в регистрационную учетную форму.

Обязательный элемент индекса - порядковый регистрационный номер в пределах регистрируемого массива, как правило, за год.

Наличие в индексе порядкового номера обеспечивает не только поиск, но и сохранность документов. В связи с этим, необходимо соответствие выбранных учетных классификационных групп разделам справочной картотеки. Это позволит размещать карточки в картотеке по порядковым номерам. Порядковый номер необходим также для наблюдения за сохранностью записей на машинном носителе. Валовая нумерация всего потока поступающих документов применяться не должна.

Индексы (номера) необходимы как для традиционных, так и для автоматизированных способов учета, поиска и систематизации документов. В учреждении должна быть единообразная и стабильная система индексации, имеющая постоянное расположение составных частей индекса (номера) и использующая в качестве условных обозначений только арабские цифры.

В основе индексации документов лежит номенклатура дел учреждения. Простейший базовый индекс состоит из порядкового номера документа и индекса дела по номенклатуре. Составные части индекса отделяются друг от друга косой чертой.

Например: индекс 127/05-12, где 127 - порядковый номер документа в деле,05-12 - индекс дела по номенклатуре (05 - индекс структурного подразделения, в которое направляется документ, или направления деятельности организации, а 12 - номер дела).

Для большей информативности, а значит, и облегчения поиска, дополнительно к порядковому номеру в индексе указывают другие необходимые классификационные обозначения:

· код места исполнения и хранения документа,

· корреспондента,

· принадлежность к определенному вопросу, территории, периоду,

· вида документа,

· структурного подразделения, в котором зарегистрирован документ (при децентрализованной регистрации) и т.д.

Например: индекс 127/29/05-12, где 127 - порядковый номер документа в классификационной группе корреспондента, 29 - классификационная группа корреспондентов, 05-12 - индекс дела по номенклатуре.

Индексом документов, формируемых в дела по названиям и авторам (бухгалтерские балансы, протоколы, наряды и др.), служит только порядковый номер в пределах регистрируемого массива.

Внутренние документы при регистрации делятся на группы по видам документов, каждая из которых регистрируется отдельно, например: приказы по основной деятельности, приказы по личному составу, акты ревизий и т.д. Порядковые регистрационные номера (индексы) присваиваются документам в пределах каждой регистрируемой группы. Для внутренних документов обычно применяется простая порядковая нумерация, например: приказ № 22, протокол № 5, акт № 13.

Поступившим ответным документам новый индекс не присваивается. Факт их поступления фиксируется в зоне «Отметка об исполнении» регистрационной формы инициативного документа. Однако в целях учета этим документам дается очередной порядковый номер в классификационной группе, который дописывается к индексу инициативного документа.

Входящие, исходящие и внутренние документы регистрируются отдельно. Регистрационный индекс входящих и исходящих документов включает:

· порядковый номер в пределах регистрируемого массива документов;

· индекс по номенклатуре дел.

Например: 218/01-15, где 218 - порядковый регистрационный номер; 01-15 номер дела в которое будет подшит документ или его копия (для исходящих документов).

При необходимости выделения части документов из единого регистрационного массива возможно использование дополнительного смыслового буквенного индекса. Например:

· при регистрации приложений, заявлений и жалоб граждан порядковый регистрационный номер дополняется начальной буквой фамилии заявителя, например И-221, К-212, А-213 и т.д.;

· при регистрации приказов по вопросам управления кадрами порядковый номер дополняется буквой К, например 18-К, 107-К и т.д.;

· при регистрации приказов по личному составу - л/с;

· при регистрации решений президиумов представительных органов порядковый номер можно дополнить буквой П, например 74-П;

· индекс документов, составленных несколькими организациями (договоров, совместных постановлений), образуется из порядковых регистрационных номеров, присвоенных документу в каждой организации-авторе, а их последовательность определяется последовательностью указания авторов в заголовочной части документа, например: 189/11-64.