Образец номенклатуры дел

ООО «ДИН» НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ ______________ № _____ Москва На _________год

УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор ООО «ДИН» ________________ И.О.Фамилия ___ ___________ 200____г.

Индекс дела	Заголовок дела	Кол-во дел	Срок хранения	Примечание

Секретариат
С-01	Приказы руководства по основной деятельности		Постоянно
С-02	Протоколы общих собраний сотрудников фирмы		Постоянно
С-03	Внутренняя документация		3 года
С-04	Письма входящие 2008 г.		3 года
С-05	Письма исходящие 2008г.		3 года
С-06	Журнал регистрации исходящих документов		3 года
С-07	Журнал регистрации входящих документов		3 года
С-08	Журнал регистрации внутренних документов		3 года
С-09	Журнал регистрации приказов руководства по основным видам деятельности		3 года
Юридическая служба
ЮС-01	Арбитражно-процессуальные дела		10 лет
ЮС-02	Договоры находящиеся на согласовании		10 лет
ЮС-03	Инвестиционные договоры		10 лет
ЮС-04	Субподрядные договоры		10 лет
ЮС-05	Подрядные договоры		10 лет
ЮС-06	Договоры займа		10 лет
ЮС-07	Договоры аренды помещений		10 лет
ЮС-08	Договоры на оказание услуг		10 лет
ЮС-09	Исполненные договоры		10 лет
ЮС-10	Журнал регистрации исходящей документации		10 лет
ЮС-11	Журнал регистрации входящей документации		10 лет
ЮС-12	Журнал регистрации исходящих претензий		10 лет
ЮС-13	Журнал регистрации входящих претензий		10 лет
ЮС-14	Журнал регистрации исходящих исковых заявлений		10 лет
ЮС-15	Журнал регистрации входящих исковых заявлений		10 лет
ЮС-16	Журнал регистрации арбитражно-судебных дел		10 лет
ЮС-17	Журнал регистрации договоров		10 лет
Административно-хозяйственный отдел
АХО-01	Переписка с ООО «Комус»		1 год
АХО -02	Заявки на канцелярские товары		1 год
АХО -03	Документы, подтверждающие получение материальных ценностей (копии)		1 год
АХО -04	Договоры на поставку канцелярских товаров и мебели (копии)		1 год
Отдел материально-технического обеспечения
ОМТС-01	Письма входящие/исходящие. Копии.		До минования надобности
ОМТС-02	Организационно-распорядительная документация (протоколы, приказы, распоряжения. Копии.)
ОМТС-03	Заявки строительных участков на материалы		До завершения строительства
ОМТС-04	Заявки строительных участков на бетон		До завершения строительства
ОМТС-05	Ведомости комплектации объектов		До завершения строительства
ОМТС-06	Внутренние накладные со склада		До завершения строительства
Главная бухгалтерия
БУХ-01	Письма входящие/исходящие.		1 год
БУХ-02	Договоры по машинам и механизмам		Постоянно
БУХ-03	Квартальные статистические отчеты по основным видам деятельности		6 лет
БУХ-04	Годовые и квартальные бухгалтерские отчеты и балансы		Постоянно
БУХ-05	Банковские документы, фиксирующие хозяйственные операции. Годовой и квартальный кассовые планы		6 лет
БУХ-06	Кассовые документы, фиксирующие хозяйственные операции.		6 лет
БУХ-07	Акты о приеме, сдаче и списании имущества и материалов		6 лет
БУХ-08	Счета-фактуры и накладные по учету товарно-материальных ценностей		6 лет
БУХ-09	Авансовые отчеты		6 лет
БУХ-10	Кассовая книга		6 лет
БУХ-11	Договоры материально ответственных лиц и образцы подписей материально ответственных лиц		6 лет
БУХ-12	Месячные ведомости по заработной плате		75 лет
БУХ-13	Книга покупок		6 лет
БУХ-14	Накладные и акты от поставщиков		6 лет
БУХ-17	Договоры поставки		Постоянно
БУХ-18	Материальные отчеты		6 лет
БУХ-21	Акты выполненных работ, формы № КС-3 по объектам		6 лет
БУХ-22	Акты выполненных работ по услугам		6 лет
БУХ-23	Договоры аренды помещений		Постоянно
БУХ-24	Договоры на оказание услуг		Постоянно
Отдел развития бизнеса
ОРБ-01	Акты приема – сдачи выполненных работ (форма 2, справки формы 3-КС)		3 года
ОРБ-02	Договоры подряда. Копии		3 года
ОРБ-03	Договоры поставки продукции. Копии		3 года
ОРБ-04	Договоры по машинам и механизмам. Копии		3 года
ОРБ-05	Годовой финансовый план. Копии		Постоянно ст.96
ОРБ-06	Квартальный финансовый план. Копии		3 года ст.206в
ОРБ-07	Отчеты по исполнению бюджета. Копии		3 года
Отдел кадров
ОК-01	Личные дела сотрудников		75 лет - «В» ст.498в
ОК-02	Личные дела сотрудников-совместителей (или работающих по трудовым соглашениям, договорам ГП)		5 лет
ОК-03	Личные дела уволенных сотрудников		75 лет - «В» ст.498в
ОК-04	Личные карточки работников (Т – 2)		75 лет ЭПК ст. 189
ОК-05	Подлинные личные документы рабочих и служащих (трудовые книжки, дипломы, аттестаты и др.)		До востребования	Не востре-бован- ные – не менее 50 лет
ОК-06	Приказы по личному составу (о приеме на работу, переводе, увольнении, длительных командировках)		75 лет ст.19б
ОК-07	Документы, являющиеся основанием к приказам по кадрам (заявления, справки, докладные записки др.)		3 года ст.429
ОК-08	Трудовые договоры		3 года
ОК-09	Трудовые соглашения		3 года
ОК- 10	Договоры гражданско-правового характера		3 года
ОК-11	Документы табельного учета		3 года
ОК-12	Должностные инструкции работников предприятия		3 года после замены новыми
ОК-13	Положения о службах и отделах организации		3 года после замены новыми
ОК-14	Переписка с организациями о подготовке, переподготовке и повышении квалификации кадров		5 лет ЭПК ст.2С
ОК-15	Бланки документов по оформлению приема и увольнения сотрудников		До минования надобности
ОК-16	Служебные записки		1 год
ОК-17	Штатное расписание и структура организации		Постоянно ст. 52 а
ОК- 18	Книга учета приема, перемещения, увольнения работников		75 лет ст.508
ОК- 19	Книга учета выдачи и движения трудовых книжек и вкладышей к ним		50 лет ст.526а
ОК-20	Журнал регистрации приказов по кадрам		5 лет
ОК-21	Журнал регистрации приказов по личному составу		75 лет
ОК-22	Журнал регистрации распоряжений о предоставлении отпуска без сохранения заработной платы		5 лет
ОК-23	Журнал регистрации листков нетрудоспособности		3 года