Проанализировав ситуацию, необходимо ее описать. В этой главе мы увидим, как составить организационную процедуру. Для этого мы разберем конкретный случай, шаг за шагом проследив разработку описания.
Затем мы резюмируем в параграфах 6.4, 6.5 и.6.6 соответственно основные правила, обеспечивающие эффективную разработку, используемый графический словарь и необходимый синтаксис.
Описываемая для примера процедура касается обработки заказов клиентов.
Эта обработка совершается следующим образом:
Для каждого заказа клиента секретарь, принимающая документы, регистрирует у себя в компьютере в программе коммерческого управления основные пункты заказа, касающиеся: имени клиента, номера заказа, даты обращения и предмета заказа. Затем она распечатывает карточку, содержащую эту информацию, и передает ее в коммерческий отдел.
Коммерческий отдел анализирует заказ и определяет, может ли он быть удовлетворен товаром по каталогу, или необходимо
провести специальное изучение. В первом случае он непосредственно составляет ответ, который передает секретарю. Если нет, он заносит в карточку заказа соответствующую информацию и передает ее начальнику коммерческого отдела.
|
|
Начальник коммерческого отдела определяет дальнейший ход дела и передает свой ответ, положительный или отрицательный, коммерческому отделу, где составляется окончательный ответ клиенту в отношении его заказа.
Секретарь, напечатав ответ коммерческого отдела (предложение цены для товара по каталогу, расценки для особых случаев, или невозможность удовлетворения заказа), посылает его почтой клиенту.
Если клиент согласен на предложение, он встречается с представителем коммерческого отдела, чтобы обговорить все детали и подписать заказ. Эта встреча позволяет выполнить анализ кон-тракта. Исходя из этого, коммерческий отдел передает элементы заказа в Магазин, который обеспечивает доставку, если речь идет о заказе товара по каталогу, или в Отдел по изучению рынка, который осуществит изучение рынка для особого товара.