Международная организация по стандартизации (ИСО) представляет собой всемирную организацию национальных органов стандартизации.
Разрабатывают международные нормы и стандарты обычно технические комитеты ИСО.
Международный стандарт ИСО 5127-2001 «Информация и документация – словарь» содержит основные термины и определения, применяемые в сфере работы с информацией и документацией. Стандарт используют при разработке прикладных стандартов по информационным наукам, в том числе библиотечному делу, управлению документацией и архивному делу.
Стандартами ИСО определены общие правила подготовки и оформления документов, в том числе установлены: форматы бумаги для документов (ИСО 216:1975); межстрочные интервалы и шаг письма (ИСО 4882:1979); формуляр – образец и конструкционная сетка для создания бланков и форм документов (ИСО 3535:1977); основные требования к бланкам документов (ИСО 8439:1990); принципы компоновки торговых документов (ИСО 6422:1985).
Проставляют даты и время в документах в соответствии с ИСО 8601:1988, оформляют конверты для корреспонденции – с ИСО 269:1985. Адрес на конвертах и письмах пишут, соблюдая положения ИСО 11180:1993.
|
|
Стандартизацией в области информационной деятельности, издательского дела, деятельности по индексированию и реферированию, практической деятельности библиотек, документационных и информационных центров, а также архивов занимается технический комитет ТС 46 «Информация и документация». Комитет ТС 46 и меет в своей структуре 4 подкомитета: подкомитет SC 4 «Техническое взаимодействие»; подкомитет SC 8 «Качество-Статистика и оценка технических характеристик»; подкомитет SC 9 «Идентификация и описание»; подкомитет SC 11 «Управление архивами/документами».
В целях стандартизации в сфере делопроизводства и архивного дела подкомитетом SC 11 разработаны 3 международных стандарта: 2 части ИСО 15489 – 2001 «Информация и документация – Управление документами» и первая часть стандарта ИСО 23081 «Информация и документация – Процессы управления документами – Метаданные документов».
ИСО 15489 определяет, что управление документами в организации включает в себя:
· Разработку политики (регламентов) и стандартов;
· Распределение ответственности и полномочий;
· Разработку и распространение процедур и руководящих указаний;
· Предоставление услуг, связанных с управлением документами и их использованием;
· Разработку, внедрение и администрирование специализированных систем для управления документами;
· Интеграцию управления документами в деловые системы и процессы.
Организации должны определить и документально оформить политику в области управления документами.