Выписка

Выписка — оформленное в соответствии с установленным порядком и правилами точное воспроизведение фрагмента содержания документа на твёрдой (как правило, бумажной) основе.

В практике работы с документами выписки готовятся в тех случаях, когда изготовление копии документа по тем или иным причинам невозможно (документ содержит конфиденциальную информацию) или нецелесообразно (документ имеет большой объем и полностью он не нужен).

Для большинства видов документов не установлены жесткие требования к оформлению выписки из них. И их, как правило, оформляют следующим образом:

Во-первых, при оформлении выписок принято полностью воспроизводить реквизиты бланка, за исключением реквизита «наименование вида документа». В состав данного реквизита следует добавлять фразу «ВЫПИСКА ИЗ...». Например, вместо слова «ПРИКАЗ» нужно будет написать «ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА».

Кроме того, на выписке указывается регистрационной номер и дата регистрации оригинала документа, а не дата изготовления выписки и ее номер.

Подтекстом выписки указывают должность лица, подписавшего документ, его инициалы фамилию. Личная подпись должностного лица в составе реквизита «подпись» в выписке не ставится.

Во-вторых, в делопроизводстве выписки принято считать разновидностью копии документа. Поэтому для того, чтобы выписка приобрела юридическую силу, ее необходимо заверить. Для этого используется реквизит «отметка о заверении копии документа», требования к оформлению которого были рассмотрены выше.

Так же как и для копий документов, потребность заверения печатью выписок, предназначенных для использования внутри организации, обычно закрепляется во внутреннем нормативном документе. А при направлении выписки в стороннюю организацию ее заверяют печатью.

ОБЩЕСТВО С ОГРАНИЧЕННОЙ ОТВЕТСТВЕННОСТЬЮ

«ЭТАЛОН»

ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА

20.01.2011 №11

Москва

О проведении: обучения

системе автоматизации делопроизводства

и: электронного документооборота

В связи с вводом в эксплуатацию дополнительных 60 рабочих мест системы автоматизации делопроизводства, и электронного документооборота.

ПРИКАЗЫВАЮ:

6. Руководителям структурных подразделений обеспечить явку сотрудников

на обучение в соответствии с программой обучения: (прилагается).

Генеральный директор О.Н..Николаев

Образец выписки из приказа, предназначенный для использования внутри организации